Buchhaltung: Durch Automatisierung Zeit sparen

Wohin man auch sieht: Automatisierung ist überall. Im Supermarkt, wo du dir deine Brötchen aus dem Automaten holst. Im Kino, wo du deine Tickets online buchen kannst. Oder im Onlinebanking, wo du Daueraufträge automatisiert selbst einplanen kannst. Das hat einen guten Grund, denn smarte Automatisierung ist eine echte Erleichterung – nicht nur im Alltag, sondern auch im Business. In diesem Artikel erkläre ich dir, wie du durch sinnvolle Automatisierung Zeit sparen kannst.

Automatisierung in der Buchhaltung

Bevor ich nun darauf eingehe, welche Tools du nutzen kannst, um im Backoffice und in der Buchhaltung Zeit sparen zu können, möchte ich dir erst eine Geschichte erzählen:

Als Office Managerin und Digitalisierungs-Expertin unterstütze ich inzwischen zahlreiche Kunden. Dabei übernehme ich meist auch schon die Umstellung auf die digitale Buchhaltung für sie.

Nicht selten stoße ich dabei auf Chaos, denn mal ehrlich: Ohne Struktur und Ordnung bleibt dieses einfach nicht aus. Oft gelingt es Unternehmern aber einfach nicht, ein verlässliches System aufzubauen. Dazu fehlt die Zeit und – in vielen Fällen – auch das Knowhow.

Chaos bin ich also wirklich gewöhnt. Doch was mich bei diesem einen Kunden erwartet hat, hat wirklich alles getoppt! 

Chaos in der Buchhaltung – was tun?

Mein Kunde hatte monatlich sehr viele Geschäftsvorfälle zu verbuchen und deshalb eine Menge an Belegen. Manche im E-Mail-Ordner, manche in der Papierablage und viele einfach in der Hosentasche… oder auch nicht, denn manchmal hat er sich auch verloren oder verlegt. 

Meine Aufgabe war es, erstmal Ordnung in dieses Chaos an Belegen zu bringen, um dann ein System zu entwickeln, dass ihm Zeit spart. Mein Ansatz: Automatisierung!

Nachdem wir beide Stunden mit dem Sammeln, Ordnen, Nachreichen und Scannen von Belegen verbracht hatten, war es so weit. Endlich konnte ich mich an die Arbeitsschritte machen, die ich so sehr liebe: meinem Kunden durch Automatisierung Zeit sparen.

So kann man mit den richtigen Tools für Automatisierung Zeit sparen

Automatisierung ist nur dann sinnvoll, wenn sie ihren Zweck erfüllt. Ist das der Fall, bringt die Automatisierung Vorteile, zum Beispiel diese:

• Du kannst durch Automatisierung Zeit sparen – und das nicht zu knapp!

• Mit automatisierten Abläufen kannst du interne Prozesse optimieren.

• Weil du den Kopf frei hast, kannst du dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren.

• Hochwertige Tools für Automatisierung steigern die Transparenz in Backoffice – besonders in der Buchhaltung.

• Automatisierte Prozesse sind weniger fehleranfällig als manuelle Prozesse.

Damit du all diese Vorteile der Automatisierung im Backoffice nutzen kannst, ist es wichtig, die richtigen Tools auszuwählen. Am Beispiel meines „Chaos-Kunden“ (😉) zeige ich dir jetzt, wie du passende Software für Unternehmer finden und für dich nutzen kannst.

Die besten Tools, wenn du durch Automatisierung Zeit sparen willst

Möchtest du zukünftig auf Digitalisierung und Automatisierung setzen, solltest du anfangs auf jeden Fall eine Bestandsaufnahme durchführen:

• Wie viele Geschäftsvorfälle verbuchst du monatlich ungefähr?

• Auf welche Weise erstellst und versendest du Ausgangsrechnungen?

• Wie übermitteln deine Lieferanten ihre Rechnungen an dich?

• Auf welchem Weg zahlst du offene Eingangsrechnungen – und wie regelmäßig?

• Läuft dein Mahnwesen rund oder gibt es Verbesserungsbedarf?

• Wie gehst du derzeit vor, um einen Überblick über Kunden, Lieferanten, Aufträge und offene Posten zu behalten?

• Hast du ein vernünftiges Ablagesystem?

• Wie oft telefonierst oder schreibst du mit deinem Steuerberater? Mit dem Finanzamt?

Und? Hast du festgestellt, dass bei einigen dieser Punkte (oder sogar bei allen?) etwas im Argen liegt? Dann ist an der Zeit, dass du durch Automatisierung Zeit sparst. Außerdem weißt du jetzt, wo genau du dabei ansetzen musst:

Sinnvolle Tools für die Buchhaltung sollen dir dabei helfen, genau diese Dinge zu optimieren! Sie müssen also zu dir und zu deinem Business passen.

Nun erkläre ich dir, wie ich bei meinem Kunden vorgegangen bin und wie auch du vorgehen kannst:

Automatisierung durch Buchhaltungssoftware

Der Schlüssel zu einem automatisierten Backoffice liegt in der digitalen Buchhaltung mit einem Top-Tool. An dieser Stelle möchte ich dir lexoffice ans Herz legen, denn es passt sich deiner Unternehmensgröße und deinen Anforderungen flexibel an. Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist unschlagbar, und mit meinem Link kannst du sogar zusätzlich sparen.

Mit lexoffice kannst du…:

• … kunden- und auftragsspezifische Daten hinterlegen

• … Angebote, Auftragsbestätigungen und weitere Auftragsdokumente erstellen

• … Rechnungen automatisiert erstellen und auf Knopfdruck ohne Umwege versenden

• … offene Posten im Blick behalten

• … Belege verbuchen und sicher archivieren

• …die digitale Buchhaltung über eine DATEV-Schnittstelle an dein Steuerbüro übermitteln

• … Überblick über deine Bankkonten behalten und Zahlungen zentral abwickeln

• … Umsatzsteuervoranmeldungen erstellen

Tatsächlich bietet dir die Buchhaltungssoftware lexoffice noch viele weitere praktische Funktionen, mit denen du im Backoffice Zeit sparen kannst. In diesem Blogbeitrag bin ich detaillierter auf das Programm und seine Funktionen eingegangen.

Tipp: Rechnungen bündeln, um zu 100% von der digitalen Buchhaltung zu profitieren

Automatisierung ist klasse. Doch sie benötigt dein Input, um ihr Output liefern zu können! Du brauchst also ein System, dass es dir ermöglicht, Rechnungen gezielt zu bündeln und in lexoffice importieren zu können.

1.         Nimm dir regelmäßig Zeit, um Papierbelege einzuscannen.

2.         Bündle Rechnungen, die per Mail kommen, auf eine einzige Mail-Adresse.

3.         Arbeite mit einem sogenannten Invoice-Fetcher, zum Beispiel GetMyInvoice, um alle Rechnungen aus Onlineportalen und deiner Mail-Adresse automatisiert in die Buchhaltung übertragen zu können.

4.         Steige, wo möglich, auf Sammelrechnungen um – zum Beispiel bei Tankbelegen.

Leichter gesagt als getan? Als Profi fällt es mir natürlich leicht, dich mit Tipps zu füttern, die bei dir aber vielleicht einfach nur neue Fragen, Sorgen oder sogar Zweifel erwecken. Dessen bin ich mir bewusst. Deshalb habe ich einen Leitfaden für dich erstellt, der dich Schritt für Schritt durch die Umstellung auf die digitale Buchhaltung führt.

Erfahre mehr über mein Workbook zur digitalen Buchführung.

Durch Automatisierung Zeit sparen mit praktischen Anbindungen

Um dein Backoffice noch weiter zu automatisieren und Zeit einsparen zu können, kannst du Tools an lexoffice anbinden. Welche Tools du verwendest, hängt natürlich von deiner Branche ab. In diesem Beitrag schlage ich dir eine Handvoll Tools fürs Backoffice vor, die sich jeder Art von Business gut anpassen:

• Mahnwesen automatisieren mit AutoMahntion:

Unbezahlte Ausgangsrechnungen sind ärgerlich und mindern deine eigene Liquidität. Doch gutes Mahnwesen kostet Zeit – oder? Durch das Tool AutoMahntion kannst du dein Mahnwesen vollständig automatisieren und verlierst keine unnötige Zeit mehr. 

Erzähl mir mehr über AutoMahntion.

• Reisekostenabrechnung automatisieren mit Einfach Reisekosten:

Die Reisekostenabrechnung ist zeitintensiv und nervig. Vernachlässigst du sie, verlierst du aber bares Geld! Mach es dir leicht und verwende ein praktisches Tool dafür. So macht die Abrechnung Spaß!

Erzähl mir mehr über Einfach Reisekosten.

• Controlling automatisieren mit Adam:

Adam war der Mann an Evas Seite – jetzt kann Adam zu deinem Business Buddy für Reporting und Controlling werden. Freu dich über eine vereinfachte Finanz- und Budgetplanung, verständliche Analysen und volle Kontrolle über deinen Cashflow.

Erzähl mir mehr über Adam.

• Zahlungsabgleich im Onlineshop automatisieren mit PayJoe:

Dank praktischer Plugins für die Website muss dein Traum vom eigenen Onlineshop kein Luftschloss mehr bleiben. Doch so digitale E-Commerce auch sein mag: Der Zahlungsabgleich treibt Unternehmer regelmäßig an den Rand der Verzweiflung. PayJoe sorgt dafür, dass das anders wird!

Erzähl mir mehr über PayJoe.

Eine Branche, in der besonders viele manuelle Backoffice-Aufgaben anfallen, ist das E-Commerce. Doch auch das muss nicht sein. Es gibt inzwischen zahlreiche Tools, mit denen du interne Abläufe für deinen Onlineshop automatisieren kannst. Folge dem hinterlegten Link, um meine praktischen Software-Tipps für Onlineshops kennenzulernen.

Durch Automatisierung Zeit sparen oder doch nur eine neue Baustelle?

In Gesprächen mit Interessenten und Kunden habe ich immer wieder festgestellt, dass viele Unternehmer den Nutzen der Automatisierung erkennen, aber schlichtweg Angst vor der Umstellung haben.

Für mich als Digitalisierungs-Fan zunächst unverständlich! Mit der Zeit ist es mir aber immer besser gelungen, Sorgen und Ängste nachzuvollziehen. Außerdem konnte ich wiederkehrende Fragen und Probleme identifizieren. 

Deshalb habe ich mein Angebot angepasst. Noch immer übernehme ich sehr gerne die vorbereitende Buchhaltung für meine Kunden. Doch immer öfter berate ich Unternehmer, biete ihnen sozusagen „Hilfe zur Selbsthilfe“.

Viel Spaß beim Zeit Sparen durch Automatisierung in Backoffice & Buchhaltung

Kannst du dich noch an meinen „Chaos-Kunden“ erinnern? Heute muss er kaum noch Zeit in seine Buchhaltung investieren. Diese läuft inzwischen fast vollständig automatisiert. Die Buchungen übernehme ich für ihn – und weil ich nicht mehr ständig Belegen hinterherlaufen muss, spare ich ebenso Zeit ein! 

Auch du kannst die Vorteile der Digitalisierung für dich nutzen, indem du deine Buchhaltung automatisierst. 

Du bist dir unsicher, wie du vorgehen sollst, traust dich alleine nicht ran oder möchtest deine Wünsche einfach mal mit einem Profi besprechen?

Kein Problem, das geht: kostenlos & unverbindlich!

Zum kostenlosen Beratungsgespräch.

Ich freue mich auf deine Anfrage!

Digitale Grüße,

deine Sabine 🙋🏼‍♀️