Onlineshops können sehr lukrativ sein. Doch obwohl diese Art des Vertriebs auf der Digitalisierung beruht, stellt die E-Commerce-Buchhaltung oft eine Herausforderung dar. Sie ist besonders komplex und erfordert in einigen Teilbereichen noch manuelle Abläufe. Zum Beispiel beim Zahlungsabgleich. Doch muss das sein? Nein. Mit der richtigen Software für Onlineshops kannst du auch das „Drumherum“ gekonnt digitalisierenund automatisieren. In diesem Artikel stelle ich dir die praktischsten Tools für Onlineshops vor.
Diese Tools für die E-Commerce-Buchhaltung musst du kennen
In der Digitalisierung geht es darum, Abläufe vom Schreibtisch in den PC oder sogar ins World Wide Web zu verlagern. Dabei bietet die Digitalisierung ein hohes Maß an Automatisierung. Das bedeutet, du kannst Prozesse rationalisieren und dadurch viel Zeit sparen.
Bleiben wir beim Beispiel des Zahlungsabgleichs: Deine Kunden nutzen gerne Zahlungsdienstleister wie PayPal? Kein Wunder, denn das Käuferschutz-Konzept ist attraktiv für sie. Du wiederum profitierst von einem gesicherten Geldeingang. Sobald dieses Geld aber auf deinem Konto landet, musst du mühselig Beleg und Geldeingang zusammensuchen. Dafür brauchst du höchstens 5 Minuten? Dann stell dir bitte vor, wie das wird, wenn dein Onlineshop weiterwächst und du täglich 20, 30 Zahlungen über PayPal erhältst.
Warum eine Stunde Zeit pro Woche in etwas investieren, das du mit dem richtigen Tool ohne Zeitaufwand erledigen kann? Dieses Prinzip gilt in vielen Bereichen. Damit du zukünftig Zeit und Geld sparen kannst, erfährst du jetzt mehr darüber, wie du dir die Buchhaltung im Onlineshop leichter machen kannst:
1. Buchführungssoftware für die E-Commerce-Buchhaltung
Es ist sinnvoll, Struktur in die Buchführung zu bringen. Dafür bietet sich die digitale Buchhaltung mit einer cloudbasierten Software an. Auf diese Weise kannst du Belege zeitsparend erfassen, weitgehend automatisiert verbuchen und sicher archivieren. In meinem Buchhaltungsservice in Fürstenfeldbruck setze ich dabei auf die Buchhaltungssoftware lexoffice.
Sie bietet zahlreiche Vorteile, von denen auch Onlineshop-Betreiber profitieren können. Zum Beispiel diese.
- verschiedene Paketgrößen
- zahlreiche Anbindungen für weitere praktische Onlineshop-Software und Backoffice-Tools
- einfache Belegerfassung durch Importe über Schnittstellen und Scan-App
- Erstellen der Umsatzsteuervoranmeldung
- Lohnbuchhaltung inklusive relevanter Meldungen möglich
- lexoffice-Produktverwaltung für optimalen Überblick über das Sortiment
- DATEV-Schnittstelle zur unkomplizierten Datenübertragung an den Steuerberater
- automatisierte Rechnungserstellung und automatischer Rechnungsversand
- optimaler Überblick durch lexoffice-Banking für Geschäftskonten und PayPal Business Accounts
Durch die Verwendung von lexoffice kannst du in der laufenden Buchhaltung richtig viel Zeit gewinnen. Dadurch sparst du bares Geld und behältst vollen Überblick über deine Finanzen. Ganz nebenbei schonst du so auch deine Nerven. Endlich wieder Zeit, dich auf das Wachstum deines Online-Business zu konzentrieren!
2. Tool für den automatisierten Zahlungsabgleich
Weiter oben bin ich bereits kurz auf die Thematik Zahlungsabgleich im Onlineshop eingegangen. Tatsächlich stellt der Abgleich einen der größten vermeidbaren Zeitfresser in der E-Commerce-Buchhaltung dar. Bietest du die Zahlungsmethode PayPal an, ist das in Sachen Nutzerfreundlichkeit im Onlineshop ein wahrer Erfolg. Spätestens beim Abgleich von Geldeingängen und Belegen fragen sich Betreiber größerer Shops regelmäßig, ob es das denn wert ist.
Das Zusammensuchen ist nicht nur mühselig, sondern auch eine Fehlerquelle, die einen langen Rattenschwanz an Korrekturen in der Buchhaltung nach sich ziehen kann. Mit dem Tool PayJoe kannst du Zahlungen automatisch erfassen. Durch die Anbindung an deine digitale Buchhaltung in lexoffice kannst du Geldeingänge automatisch zuordnen und auf Knopfdruck verbuchen. Viel einfach kann Buchführung nicht mehr werden!
3. Software für Multichannel-E-Commerce
Als Onlineshop-Betreiber, der auf Multichannel-Vertrieb setzt, sicherst du dir optimale Verkaufschancen. Doch Multichanneling hat auch Schattenseiten: Je mehr Plattformen du einbeziehst, desto schwerer wird es, den Überblick zu behalten, Abläufe zu standardisieren und keine Fehler zu machen. Das Multichanneling-Tool Billbee sorgt dafür, dass sich das ändert.
Mit Billbee kannst du alle Kontaktaufnahmen und Bestellungen in nur einem System bündeln. Das bedeutet, alle Geschäftsvorfälle, die sich in sämtlichen Shops ereignen, fließen in nur einer Software zusammen. So erleichtert dir Billbee die Auftragsabwicklung und die Artikelverwaltung, während es für maximale Automatisierung sorgt.
Weitere Clous sind das zentrale Kundenportal, das integrierte Mahnwesen, die In-Tool-Rechnungserstellung sowie die geschmeidige Abwicklung von Stornos und Retouren. Außerdem bietet Billbee eine praktische Versandfunktion und Features für den Zahlungsabgleich. Natürlich kannst du Billbee mit lexoffice koppeln, um noch mehr Zeit zu sparen.
4. E-Commerce-Software für Einsteiger
Du bist bereits als Onlineshop-Betreiber erfolgreich? Dann kennst du Shopify sicherlich schon. Wenn du gerade erst in der Planung für deinen eigenen Onlineshop oder Dropshipping bist, solltest du jetzt aber besonders aufmerksam weiterlesen.
Mit dem E-Commerce-Tool Shopify kannst du deinen Onlineshop aufbauen und die Logistik auslagern. Das bedeutet, du musst du dich fast nur noch um die E-Commerce-Buchhaltung kümmern. Alles andere übernehmen die Logistik-Experten von Shopify für dich. Durch die Shopify-Infrastruktur sparst du dir die Programmierung einer eigenen Shop-Website, findest alle wichtigen Funktionen in übersichtlicher Form vor und kannst Zahlungen über gängige Zahlungsmethoden abwickeln.
Dennoch hast du die Möglichkeit, deinen eigenen Onlineshop durch individualisierbare Templates so zu gestalten, dass er zu deinem Business passt – auch ohne Programmierkenntnisse. Du fragst dich, welche Buchhaltungssoftware für Shopify geeignet ist? Weil Shopify für viele Shop-Betreiber die erste Wahl ist, verfügt das Buchhaltungsprogramm lexoffice über eine entsprechende Schnittstelle.
Über diese kannst du alle Verkäufe automatisch importieren und im System verbuchen. So bleibt dir Zeit für den weiteren Ausbau deiner Geschäftsidee.
5. Automatisiertes Belegmanagement für den Einkauf
Als Onlineshop-Betreiber verfolgst du ein großes Ziel: verkaufen, verkaufen, verkaufen. Dennoch gibt es in deinem Business auch die andere Seite: den Einkauf. Auch du hast Rechnungen, die du begleichen musst. Zum Beispiel für Materialien, die du weiterverarbeitest, für fertige Produkte, externe Veredelung, Verpackungsmaterial, deinen Internetzugang, das Smartphone und vieles mehr.
In deinem Onlineshop setzt du auf Digitalisierung, doch deine Lieferanten scheinbar noch nicht allesamt? Deshalb trudeln manche Rechnungen gefühlt noch mit der Brieftaube ins Büro, während andere im E-Mail-Postfach landen? Wieder andere musst du aus Kundenportalen herunterladen, was du vielleicht sogar manchmal vergisst?
Auch ich kenne dieses Problem. Das Zusammensuchen von Eingangsrechnungen kostet unnötig viel Zeit und Nerven. Dann musst du alles noch buchhalterisch erfassen, verbuchen und archivieren. Spar dir diese Zeit, indem du auf das Belegmanagement-Tool GetMyInvoices setzt. GetMyInvoices bündelt all deine Eingangsrechnungen. Über die entsprechende Schnittstelle kannst du all diese Rechnungen dann auf Knopfdruck in deine digitale Buchhaltung überführen und – zack – schnell verbuchen.
Mehr über die Vorteile der genannten Tools für die E-Commerce-Buchhaltung findest du auf der Seite Sinnvolle Software fürs E-Commerce.
Digitale E-Commerce-Buchhaltung: deine Chance auf mehr Unternehmenserfolg
Mal ehrlich: Natürlich kann man auch ohne smarte Software vor sich hinarbeiten. Wenn du deinen Onlineshop erfolgreich machen oder weiter ausbauen möchtest, kannst du es dir aber nicht leisten, Stunden mit der Büroarbeit zu verbringen. Also brauchst du entweder Mitarbeiter, die dir den Rücken freihalten, oder Tools, die Abläufe automatisch für dich erledigen.
Als Expertin für digitale Buchhaltung im E-Commerce betreue ich zahlreiche Onlineshop-Betreiber. Deshalb empfehle ich dir nur Software, die ich selbst regelmäßig nutze und für gut befinde. Mit lexoffice, PayJoe, Billbee, Shopify und GetMyInvoices hast du ein unschlagbares Team, das dein Business voranbringt.
Du möchtest künftig auf lexoffice und kompatible Tools für Onlineshop-Betreiber setzen, traust dich aber alleine nicht ran? Gerne helfe ich dir dabei, herauszufinden, welche Tools für dich wirklich unverzichtbar sind. Auch bei der Einrichtung der Software sowie bei der laufenden E-Commerce-Buchhaltung unterstütze ich dich gerne. Lass uns gerne kostenlos und unverbindlich über deine Vorstellungen sprechen. Ich freue mich auf dich!
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Digitale Grüße,
deine Sabine 🙋🏼♀️
