Als Unternehmer ist Effizienz für dich das A und O, denn: Je effizienter du und deine Mitarbeiter Aufgaben erledigen, desto wirtschaftlicher arbeitet das Unternehmen. Um mit einem Minimum an Input maximales Output zu generieren, braucht es straffe Abläufe in allen Bereichen – auch in der Buchführung. Wie du eine effiziente und ordnungsgemäße Buchhaltung durch sinnvolle Verfahrensdokumentation erreichst, erkläre ich dir in diesem Artikel.
Was ist Verfahrensdokumentation?
Klare Strukturen und Routinen sparen Zeit. Dadurch werden Ressourcen wie Zeit und Geld für andere Dinge frei. Doch gerade komplexe Aufgaben stellen Unternehmer immer wieder vor Herausforderungen. Ihre Strukturierung erfordert Knowhow und eine klare Linie.
Aufwendige Prozesse erfordern eine eindeutige Definition und Planung. So werden sie übersichtlich und berechenbar. Es gilt, Theorie und Praxis in klaren Leitfäden zu vereinbaren, und zwar im Rahmen der sogenannten Verfahrensdokumentation. Vereinfacht ausgedrückt handelt es sich dabei um eine schriftliche Anleitung für die Abhandlung von Prozessschritten. Die Verfahrensdokumentation…
- dröselt den jeweiligen Prozess in seine Teilschritte auf,
- erklärt die Teilschritte,
- zeigt die Schnittstellen zu anderen Prozessen auf und leitet an, wie du eine potenzielle Schnittstellenproblematik vermeiden kannst.
Kurzum: Wenn du Verfahren dokumentieren möchtest und dabei strategisch vorgehst, kannst du ein gelingsicheres Rezept für jeden Prozess erstellen. Wie ein gutes Kochrezept spart dies Zeit, Geld und Nerven.
➡️ Mehr praktische Tipps für eine zeitsparende Buchhaltung findest du in diesem Blogbeitrag.
Warum braucht es Verfahrensdokumentation in der Buchhaltung?
Die Buchhaltung ist ein komplexes Thema. Sie ist nicht dein Kerngeschäft, wirft keinen Gewinn ab und orientiert sich an steuerrechtlichen Vorgaben statt an deinem Knowhow als Unternehmer. Fehler in der Buchhaltung können zu einer unnötig hohen Steuerlast führen und dir im schlimmsten Fall Ärger mit dem Finanzamt einhandeln. Du solltest bei diesem Thema also nichts dem Zufall überlassen.
Darum ist Verfahrensdokumentation in der Buchhaltung so wichtig
Zunächst ist die Einführung klarer Leitfäden für die Buchführung natürlich mit Aufwand verbunden. Immerhin musst du dafür wiederkehrende Abläufe sammeln, definieren und in ihre Teilschritte zerlegen. Doch der Aufwand lohnt sich. Das sind die größten Vorteile von Verfahrensdokumentation in der Buchhaltung:
1. Rechtssicherheit
Gute Verfahrensdokumentation erleichtert dir und deinem Team die Arbeit in der vorbereitenden Buchhaltung. So sorgt sie für eine bessere Nachvollziehbarkeit, für Vollständigkeit und für korrekte Angaben. Gleichzeitig kann sie aber auch als Nachweis für das Finanzamt dienen, indem sie belegt, dass deine Buchhaltung GoBD-konform ist. Auch bei der Betriebsprüfung stellt sie eine wichtige Erleichterung dar.
2. Effizienz:
Eine gut strukturierte Verfahrensdokumentation hilft dir und deinen Mitarbeitern dabei, die Buchhaltung effizienter gestalten zu können. So reduziert sie den zeitlichen Aufwand und die Fehleranfälligkeit. Als klarer Leitfaden verwandelt sie ein komplexes Thema in eine berechenbare Routineaufgabe.
3. Transparenz
Durch die Dokumentation wird dein Buchhaltungsprozess übersichtlich und transparent. Das sorgt nicht nur im Unternehmen für mehr Effizienz, sondern auch in der Zusammenarbeit mit einem Buchhaltungsservice und/oder deinem Steuerberater.
4. Digitalisierung:
Wenn du bereits auf digitale Buchhaltung setzt, ist die Verfahrensdokumentation wichtig, um Nachvollziehbarkeit und Integrität elektronischer Daten gewährleisten zu können. Mit ihr wird deine digitale Buchführung maximal rechtssicher.
Wer braucht eine Verfahrensdokumentation?
Grundsätzlich braucht jedes Unternehmen in Deutschland eine Verfahrensdokumentation, wenn es steuerlich relevante elektronische Dokumente verarbeitet und archiviert. Unternehmensgröße, Rechtsform oder die Art der Buchhaltungspflicht spielen dabei keine Rolle.
Die GoBD – kurz für Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – erfordert Nachvollziehbarkeit.
Diese Nachvollziehbarkeit können Gewerbetreibende und Freiberufler durch die Verfahrensdokumentation am besten sicherstellen. Um den Anforderungen des Finanzamts zu genügen und eine gute Prüfbarkeit gewährleisten zu können, sollte man diesem Thema viel Aufmerksamkeit widmen. Dabei gilt: Je komplexer die Buchhaltung, desto klarer solltest du Abläufe definieren und erläutern. In der digitalen Buchhaltung kommst du damit nicht nur deiner Pflicht nach, sondern setzt sie auch zu deinem eigenen Vorteil ein.
Wie sieht eine gute Verfahrensdokumentation aus?
Wie genau die Verfahrensdokumentation aussehen muss, ist nicht genau definiert. Es gibt allerdings einige Punkte, die sie unbedingt beinhalten sollte:
- Allgemeine Informationen: Unternehmensbeschreibung, Nennung der Buchhaltungssysteme und der Verantwortlichkeiten
- Prozessbeschreibungen: Detaillierte Darstellung der relevanten Buchhaltungsprozesse vom Belegeingang bis zur Archivierung
- Technische Dokumentation: Informationen über die zur Verarbeitung genutzte Hard- und Software, zur Datensicherung und IT-Sicherheit
- Organisatorische Maßnahmen: Beschreibung der Maßnahmen, die Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit der Buchhaltung gewährleisten
Wie erstellt man eine Verfahrensdokumentation?
Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation kann aufwendig sein, denn zunächst musst du Tabula rasa machen und deine Buchhaltung neu (und strukturiert) denken. Wenn du bereits auf digitale Buchhaltung setzt, verschafft dir das einen Vorteil. Musst du deine Buchhaltung digitalisieren, ist es sinnvoll, parallel mit der Erstellung der Verfahrensdokumentation zu beginnen.
Diese Hilfsmittel kannst du nutzen, um die Verfahrensdokumentation strategisch, strukturiert und zeitsparend aufzusetzen:
Musterdokumentationen
Im Internet gibt es zahlreiche Musterdokumentationen, die du als Vorlage verwenden kannst. Beachte aber, dass du sie auf dein Unternehmen und auf dessen individuelle Bedürfnisse anpassen musst. Muster für Verfahrensdokumentation können sehr hilfreich sein, weil sie dir einen klaren Überblick darüber bieten, welche Punkte Erwähnung finden sollten.
Softwarelösungen
Digitale Buchhaltung geht weit über den Einsatz einer praktischen Software wie Lexware Office (ehemals lexoffice) hinaus. Mit smarten Tools kannst du nicht nur Belegerfassung und Buchungen automatisieren, sondern auch Erstellung und Pflege der Verfahrensdokumentation vereinfachen. Der Vorteil von Software für Verfahrensdokumentation liegt darin, dass sie die GoBD-Konformität berücksichtigt.
Outsourcing
Wenn du dich voll und ganz auf dein Kerngeschäft konzentrieren möchtest, kann die Verfahrensdokumentation zum Sisyphos-Projekt werden. In diesem Fall ist Outsourcing eine gute Alternative. Sowohl dein Steuerberater als auch dein Buchhaltungsservice können die Erstellung und sogar die fortlaufende Dokumentationspflege für dich übernehmen. Auf diese Weise stellst du Effizienz und Einhaltung der GoBD-Grundsätze sicher.
Die besten Tipps rund um Buchhaltung und Digitalisierung
Wusstest du, dass du nicht jedes Mal im Netz stöbern musst, wenn du auf der Suche nach Tipps für mehr Effizienz im Unternehmen bist? Als Office Managerin und Expertin für Buchhaltung unterstütze ich gemeinsam mit meinem Team nicht nur unsere Kunden, sondern teile Best Practices auch gerne mit dir. Trage dich direkt in meine E-Mail-Liste ein, um regelmäßig mit umsetzbaren Tipps und wertvollen Infos versorgt zu werden.
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Weitere Tipps für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation
Die Dokumentation macht dein Business effizienter. Das ist allerdings nur der Fall, wenn sie mit Bedacht erstellt wird. Das solltest du beachten:
- Gründlichkeit: Beschreibe alle relevanten Prozesse detailliert und verständlich.
- Updates: Halte deine Verfahrensdokumentation immer auf dem aktuellen Stand, zum Beispiel, wenn sich Prozesse ändern oder neue Software ins Spiel kommt.
- Vorlagen: Musterdokumentationen oder Vorlagen sparen dir Zeit und vereinfachen die Erstellung.
- Unterstützung: Es ist nicht sinnvoll, bei diesem Thema im Trüben zu Fischen, denn die Dokumentation muss Hand und Fuß haben. Können du und dein Team diese komplexe Aufgabe nicht alleine bewältigen, solltest du deinen Steuerberater um Unterstützung bitten. Möchtest du den Rücken dauerhaft frei haben, kannst du auch die komplette vorbereitende Buchhaltung auslagern – samt Dokumentation.
Dokumentation in der Buchhaltung – deine Chance
Als Unternehmer ärgert man sich schon manchmal ordentlich über die deutsche Bürokratie. Auch die Pflicht zur Verfahrensdokumentation in der Buchhaltung sorgt gerne mal für Frust. Was dabei viele übersehen: Durch eine strukturierte Dokumentation erfüllst du nicht nur gesetzliche Anforderungen, sondern kannst dein Unternehmen erfolgreicher machen.
Auch im internen Prozessmanagement spielt die Dokumentation eine wichtige Rolle. Sie legt den Grundstein für mehr Effizienz und damit für Zeit- sowie Kostenersparnis. Gleichzeitig macht sie deine Abläufe skalierbar. Im Wachstum kannst du sie besser anpassen und neue Herausforderungen berechenbar machen. Dies qualifiziert die Verfahrensdokumentation in der Buchhaltung zu einer Investition, die sich langfristig auszahlt.
Digitale Grüße,
deine Sabine 🙋🏼♀️
