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Umsatzsteuervoranmeldung in lexoffice – wie geht das?

Buchhaltungsprogramm lexoffice

Wenn du ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen führst, musst du deine erhobene Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Die Höhe deiner Zahllast teilst du dem Fiskus in der sogenannten Umsatzsteuervoranmeldung mit. Kümmert sich ein Steuerbüro oder ein externer Dienstleister um deine Buchhaltung, so übernimmt dieser normalerweise die Übermittlung. Erledigst du deine Buchhaltung jedoch selbst – zum Beispiel in lexoffice, musst du diese Aufgabe übernehmen. Doch wie genau erstellt man die Umsatzsteuervoranmeldung in lexoffice? Und was ist mit der Zusammenfassenden Meldung? Genau das möchte ich dir in diesem Artikel erklären.

Deine Umsatzsteuervoranmeldung in lexoffice – was du wissen musst

lexoffice ist eine vielseitige Software, mit der du deine Buchhaltung digital erledigen kannst. Dabei ist es möglich, zahlreiche Arbeitsabläufe zu automatisieren und dadurch Zeit zu sparen. Gleichzeitig profitierst du von einer ordnungsgemäßen Buchhaltung und kannst Meldungen problemlos per Datenschnittstelle an deinen Steuerberater, an das Finanzamt oder an das Bundeszentralamt für Steuern übermitteln.

Das Buchhaltungsprogramm lexoffice verfügt über zahlreiche praktische Funktionen für Unternehmer. Wenn du mehr über die Funktionen von lexoffice erfahren möchtest, lege ich dir diesen Artikel ans Herz. Darin habe ich die wichtigsten lexoffice-Funktionen zusammengefasst. In diesem Beitrag möchte ich mich auf Erstellung und Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung konzentrieren. Vorab: Du kannst deine Umsatzsteuervoranmeldung in lexoffice erstellen an das Finanzamt übertragen – und zwar völlig problemlos. In den nächsten Abschnitten erkläre ich dir, wie du dabei vorgehen musst.

Das A und O: Einnahmen und Ausgaben in lexoffice erfassen

Für die digitale Buchhaltung kannst du deine Belege in lexoffice erfassen. Dabei weist du deine Einnahmen und Ausgaben betriebswirtschaftlichen Konten zu. Jedes dieser Konten ist mit einem Steuerschlüssel versehen – 19%, 7% oder 0%. Mein Tipp: Überprüfe, ob du deine Dienstleistungen und Produkte in lexoffice mit dem richtigen Steuerschlüssel hinterlegt hast.

Ein Beispiel aus dem Handwerk: 

Ein Metallbauer kauft Gewindestangen ein. Der Verkäufer stellt ihm dafür 19% Umsatzsteuer in Rechnung. Also ordnet der Metallbauer die Ausgabe seinem Konto Wareneinkauf mit Steuerschlüssel 19% zu. 

Eine Agentur erstellt ihm Werbetexte für seine neue Website, wofür sie 7% Umsatzsteuer berechnen muss. Unser Metallbauer muss die Ausgaben für die Texte also auf ein entsprechendes Konto für Aufwendungen mit 7% buchen.

Kommen wir auf die Frage zurück, wie die Daten für die Umsatzsteuervoranmeldung in lexoffice gelangen: Du musst die Software damit füttern. Die gute Nachricht: Dank lexoffice können Unternehmer viele Buchungen automatisieren. Sie müssen also nicht alle Buchungen manuell durchführen. Außerdem ist es möglich, praktische Tools an die Software anzubinden, um noch mehr Automatisierung beim Import und Buchen von Belegen zu erreichen. In diesem Blogartikel stelle ich dir meine liebsten Backoffice-Tools vor.

lexoffice – smartes Programm für eine Maximum an Automatisierung

Während du deine Belege in lexoffice erfasst, nimmt dir das Programm viele Arbeitsschritte ab. Einer davon: Das Ermitteln deiner Umsatzsteuerlast. 

Sobald du einen Beleg seinem Konto zuordnest, weiß das Programm: 

  • Diese Einnahme beinhaltet Umsatzsteuer in Höhe von x€.
  • Diese Aufwendung beinhaltet Vorsteuer in Höhe von xx€

Im Hintergrund finden also fortlaufende Berechnungen deiner Umsatzsteuerlast statt. Das ist wirklich praktisch, wenn du deine Umsatzsteuervoranmeldung in lexoffice erstellen möchtest – ohne Steuerberater.

Umsatzsteuervoranmeldung in lexoffice erstellen – Schritt für Schritt

Die korrekte Erfassung deiner Einnahmen und Ausgaben ist der wichtigste Schritt, wenn du deine Umsatzsteuervoranmeldung in lexoffice erstellen möchtest. 

Denk daran:

Die vollständige Erfassung deiner Belege bewahrt dich nicht nur vor Ärger mit dem Finanzamt, sondern spart dir am Ende auch bares Geld. Warum? Viele Unternehmer verbuchen zwar all ihre Ausgangsrechnungen, „schlampen“ jedoch in Hinblick auf Eingangsrechnungen – „Hosentasche frisst Beleg“. Dadurch wird die Buchführung unvollständig. Außerdem wird die Zahllast unnötig hoch: Man kann die Vorsteuer für betriebliche Aufwendungen nur in Abzug bringen, wenn man die entsprechenden Belege erfasst. 

So gehst du vor, wenn du deine Umsatzsteuervoranmeldung erstellen und an das Finanzamt übermitteln möchtest:

1. Alle relevanten Belege erfassen

Importiere alle für deine Buchhaltung relevanten Belege in lexoffice, um die fortlaufende Berechnung der Umsatzsteuer zu ermöglichen.

2. Umsatzsteuervoranmeldung in lexoffice erstellen

Du kannst deine Umsatzsteuervoranmeldung ganz bequem aus lexoffice heraus erstellen. Dabei gehst du so vor:

  • Öffne im lexoffice Dashboard den Menüpunkt „Buchhaltung“
  • Klicke im Scrolldown-Menü auf „ELSTER“
  • Wähle in der Maske für die Umsatzsteuervoranmeldung rechts oben den gewünschten Zeitraum aus – monatlich und quartalsweise möglich
  • lexoffice zeigt dir dann deine Zahllast an, indem es sowohl die fällige Umsatzsteuer als auch die abziehbare Vorsteuer ausweist
  • Klicke auf den Pfeil neben den Worten Umsatzsteuer oder Vorsteuer, um Details zu den Buchungen sehen zu können

3. Umsatzsteuervoranmeldung in lexoffice übermitteln

lexoffice bietet dir verschiedene praktische Schnittstellen. Eine davon ist für die Umsatzsteuervoranmeldung besonders interessant. Durch sie kannst du deine Umsatzsteuervoranmeldung direkt an dein zuständiges Finanzamt übermitteln – ohne ELSTER Zertifikat. 

  • Klicke dazu rechts unten in der Maske auf „übermitteln“
  • Ergänze, falls nötig, fehlende Informationen (hierzu fordert lexoffice dich automatisch auf)
  • Schließe den Vorgang ab, indem du die Umsatzsteuervoranmeldung übermittelst
  • Du erhältst nun eine Bestätigung
  • Bei Bedarf kannst du erfolgte Umsatzsteuervoranmeldungen über den Punkt „Protokolle“ links im Menü einsehen

4. Umsatzsteuerlast beim Finanzamt begleichen

Wenn du die notwendigen Einstellungen vornimmst, kann lexoffice deine Überweisungen an das Finanzamt automatisch abwickeln. Natürlich kannst du deinem Finanzamt auch ein Lastschriftmandat erteilen. Möchtest du mehr Kontrolle über deine Zahlungen behalten, ist die Automatisierung der Umsatzsteuer-Zahlungen aber vielleicht sinnvoller für dich.

Achtung: lexoffice-Fehler vermeiden!

Als lexoffice Premium Coach kenne ich die typischen Anwenderfehler in lexoffice. Auch in Zusammenhang mit der Umsatzsteuer kann dir solch ein typischer Fehler Probleme bereiten:

Falsche Einstellungen der Besteuerungsmethode können dazu führen, dass dein Umsatzsteuerlast falsch berechnet und ausgewiesen wird. Dadurch kann es zu Falschzahlungen und weiteren Konsequenzen kommen. 

Stelle also sicher, welche Art der Besteuerung du mit deinem Finanzamt vereinbart hast – Soll- oder Ist-Besteuerung. Prüfe dann, ob du die richtige Einstellung in lexoffice hinterlegt hast.

Bei der Soll-Besteuerung musst du für den jeweiligen Abrechnungszeitraum die Umsatzsteuer abführen, die du in Ausgangsbelegen berechnet hast.

Bei der Ist-Besteuerung zahlst du die Umsatzsteuer auf Ausgangsrechnungen erst, wenn die entsprechenden Zahlungseingänge erfolgt sind. 

Darüber möchtest du mehr erfahren? Dann möchte ich dir meinen Artikel über die 3 größten Fehler in lexoffice empfehlen.

Zusammenfassende Meldung in lexoffice erstellen

Du verkaufst deine Produkte oder Dienstleistungen auch ins EU-Ausland? Für diese Leistungen musst du aufgrund des Reverse Charge Verfahrens keine Umsatzsteuer in deinen Rechnungen ausweisen. Es reicht aus, den Nettobetrag auszuweisen und einen Hinweis auf die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung in die Rechnungen aufzunehmen.

In diesem Fall bist du aber verpflichtet, eine sogenannte Zusammenfassende Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern zu übermitteln. Auch das kannst du in lexoffice problemlos umsetzen.

  • Wähle im Menü erst „Buchhaltung“, dann „ELSTER“ aus
  • Links im Menü hast du nun die Option, die Maske für die Zusammenfassende Meldung zu öffnen
  • Prüfe die Angaben und übermittle das Formular automatisch – so, wie du es auch bei der Umsatzsteuervoranmeldung in lexoffice getan hast

Wichtig: Damit alle Angaben korrekt sind, solltest du sicherstellen, dass du innergemeinschaftliche Lieferungen richtig verbuchen kannst! Andernfalls kommt es zu Fehlern, die sich dann wie ein Rattenschwanz durch deine Buchhaltung ziehen.

Korrektur der Umsatzsteuervoranmeldung in lexoffice

Auch das beste Buchhaltungsprogramm ist nur so gut wie sein Anwender. Fehlen dir Grundkenntnisse in der Buchführung und/oder ein smartes Ablagesystem, werden Fehler nicht ausbleiben. 

Glücklicherweise zeigt sich das Finanzamt in Sachen Umsatzsteuerkorrektur seit dem Jahr 2014 einigermaßen kulant: Korrekturen gelten innerhalb eines gesetzlich festgeschriebenen Zeitraums nicht mehr als Steuerhinterziehung, sondern als strafbefreiende Selbstanzeige. 

Grundsätzlich ist es also möglich, eine falsche Umsatzsteuervoranmeldung zu korrigieren. Doch du kannst dir sicherlich vorstellen, wie komplex diese Korrektur ist… Und es kommt noch ein weiterer Nachteil hinzu: der Zeitverlust.

Eine Erstattung von Überzahlungen kann erst nach Ablauf des Korrekturzeitraumes erfolgen. Fehler in der Umsatzsteuervoranmeldung stellen also eine direkte Gefährdung für deinen Cashflow war. Ich rate dir deshalb dringend dazu, bei deiner Buchhaltung nichts dem Zufall zu überlassen.

Bei der Buchhaltung auf Experten setzen

Es gibt Dienstleister, die deine vorbereitende Buchhaltung in lexoffice professionell abwickeln und die dadurch Zeit sowie Kosten sparen. Besonders empfehlenswert ist das, wenn du…:

  • wirklich große Angst hast, etwas falsch zu machen.
  • bereits Unstimmigkeiten mit dem Finanzamt, dem Bundeszentralamt für Steuern oder deinem Steuerberater hattest.
  • keine Ahnung von betriebswirtschaftlichen Konten hast.
  • nicht über ein solides Ablagesystem verfügst.
  • besondere Geschäftsvorfälle verbuchen musst, z.B. Einkäufe aus dem Ausland, Abschlagszahlungen, Finanzierungen oder ähnliches.

Du hast Fragen zu deiner Umsatzsteuervoranmeldung in lexoffice?

Wenn du mehr über die Umsatzsteuervoranmeldung in lexoffice wissen möchtest oder allgemeine Fragen zum Thema Buchhaltung hast, helfe ich dir gerne weiter. In einem kostenlosen Kennenlerngespräch biete ich dir Impulse an, die dir helfen, klare Entscheidungen zu treffen – damit du bald das Beste aus deiner Buchhaltung herausholen kannst!

Dein Termin für ein kostenloses Gespräch.

Digitale Grüße,

deine Sabine 🙋🏼‍♀️

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