Du führst ein eigenes Business, fühlst dich von den Aufgaben im Backoffice aber erschlagen? Glaub mir, du bist nicht der einzige Unternehmer, dem es so geht. Denn die Schreibtischarbeit besteht aus Zeitfressern: die Buchhaltung, das Erstellen auftragsbezogener Dokumente, deine Reisekostenabrechnung und vieles mehr stehlen dir Zeit, die du eigentlich auf dein Kerngeschäft verwenden solltest – zumindest, wenn du ohne sinnvolle Tools für Unternehmer arbeitest.
Welche Tools für Unternehmer braucht man denn?
Gefühlt ist das Internet voll mit vermeintlich praktischen Tools und komplexer Software. Aus diesem Wust an Angeboten sollst du nun auswählen? Recherchearbeit – noch so ein Zeitfresser… Als Office Managerin und Expertin in der Digitalisierung beschäftige ich mich tagtäglich mit zeitsparenden Tools fürs Backoffice. Gerne teile ich meine Tipps und Erfahrungen hier mit dir.
Ein wenig musst du aber mithelfen. Deshalb solltest du dir jetzt diese Fragen stellen, um entscheiden zu können, welche Tools dir besonders viel Mehrwert bietet:
- Welche Aufgaben fallen bei dir im Backoffice überhaupt an?
- Gibt es darunter welche, die dir besonders schwerfallen oder die einfach extrem zeitintensiv sind?
Meine Kriterien für gute Software
Bei jedem Tool für Unternehmer, das ich dir in diesem Artikel vorstelle, erkläre ich natürlich ganz genau folgende Dinge:
- Welchen Zweck erfüllt die Software?
- Ist sie einfach und übersichtlich aufgebaut?
- Funktioniert alles so, wie es soll?
- Kommen auch Laien mit ihr zurecht?
- Ist sie kompatibel mit anderen häufig genutzten Programmen?
- Kann man damit wirklich Zeit sparen?
- Für wen lohnt es sich, beziehungsweise ab wann?
Die besten Tools für Unternehmer
Los geht´s. Ein Tool ist nur dann wirklich sinnvoll, wenn es dir wirklich Erleichterung verschafft. Diese Erleichterung ist dir sicher, wenn du eines der folgenden Tools nutzt:
lexoffice für die Buchhaltung
lexoffice ist ein Buchhaltungsprogramm, das seine Funktionen den Bedürfnissen von Kleingewerbetreibenden angepasst hat. Das bedeutet, du kannst es problemlos verwenden, wenn du ein KMU führst, Einzelunternehmer bist, eine GbR leitest oder als Freiberufler arbeitest. Selbst Kleinunternehmer können lexoffice nutzen.
Lohnt sich lexoffice? Ja. Sobald du monatlich Geschäftsvorfälle verbuchen musst, denn das Programm erleichtert dir die vorbereitende Buchhaltung enorm. Bist du damit fertig, kannst du alle Unterlagen bequem auf digitalem Weg an das Steuerbüro übermitteln. Du hast also alles beisammen und musst keinen Pendelordner mehr führen.
Ich arbeite schon ewig mit lexoffice, bin sogar ausgebildeter lexoffice Premium Coach und biete einen 1. Hilfe Call für lexoffice an! All das, weil ich auf das Programm vertraue und mir durch die Nutzung und die elektronische Ablage monatlich einige Stunden spare!
Vielleicht fragst du dich, ob man für die Nutzung von lexoffice Profi sein muss? Natürlich nicht. Jeder kann lexoffice bedienen, denn das Programm ist intuitiv und übersichtlich. Weil die Buchhaltung jedoch ein sehr komplexes Thema ist, solltest du über gute Grundkenntnisse verfügen.
Diese fehlen dir? Kein Grund, auf lexoffice zu verzichten, denn du kannst die vorbereitende Buchhaltung auslagern! Gerne unterstütze ich dich bei der technischen Einrichtung und bespiele das Buchhaltungsprogramm in Zukunft für dich. Dein Vorteil: Auch Dinge wie Rechnungsstellung und das Mahnwesen nehme ich dir gerne ab.
Du hast Fragen rund um die vorbereitende Buchhaltung oder das Buchhaltungsprogramm lexoffice? Gerne her damit!
AutoMahntion für dein Mahnwesen
Dein Business läuft gut, doch es kommt immer wieder zu Zahlungsausfällen? Sicherlich ärgert dich das sehr, denn offene Forderungen beeinträchtigen deine Liquidität. Ein gesunder Cashflow ist wichtig – ein gut funktionierendes Mahnwesen ist der Grundstein dafür.
Das Tool AutoMahntion führt dein Unternehmen ins Zeitalter der Automatisierung: Hinterlege einfach alle relevanten Daten und konzentriere dich wieder auf dein Kerngeschäft. Ist ein Zahlungsziel überschritten, sendet die Software fürs Backoffice automatisch Zahlungserinnerungen und Mahnungen.
Natürlich hast du auch die Möglichkeit, Verzugszinsen zu berechnen. Wie das funktioniert, erkläre ich dir in diesem Artikel.
Durch die Nutzung dieses Tools spare ich monatlich viel Zeit. Jetzt muss ich mich nicht mehr regelmäßig hinsetzen, offene Posten und deren Mahnstufe zusammensuchen, händisch Mahnungen erstellen und diese versenden. All das übernimmt AutoMahntion für mich. Und ich freue mich über die neugewonnene Freizeit!
Du möchtest dein Mahnwesen automatisieren, indem du auf AutoMahntion setzt, traust dich aber selbst nicht ran oder hast Fragen? Ich helfe dir gerne dabei:
Einfach Reisekosten für die Reisekostenabrechnung
Wenn du regelmäßig geschäftlich unterwegs mit, um Termine mit Kunden und Lieferanten wahrzunehmen, bist du gewiss auch schon einmal an der Abrechnung deiner Reisekosten verzweifelt. Ich selbst habe mich immer extrem darüber geärgert, wie viel Zeit ich monatlich auf die Reisekostenabrechnung verschwende.
Und das, obwohl ich ein Buchhaltungs-Ass bin, das gar nicht so oft geschäftlich unterwegs ist! Das Tool Einfach Reisekosten zu entdecken, war deshalb ein echter Segen für mich. Bei durchschnittlich vier bis fünf geschäftlichen Auswärtsterminen spare ich monatlich gut 30 Minuten. Stell dir nur mal vor, wie groß deine Zeitersparnis sein könnte, wenn du regelmäßig unterwegs bist?
Das Tool für die Reisekostenabrechnung ist weitgehend intuitiv und bietet viele spannende Funktionen. Es kann die Reisekosten in Kategorien aufteilen, mehrtägige Reisen ebenso problemlos erfassen wie Tagesreisen, alle gängigen Pauschalen verwenden, Exportdateien mit deinem Logo erstellen und vieles mehr.
Brauchst du eine Software für die Reisekostenabrechnung? Ja, Einfach Reisekosten ist ein unverzichtbares Muss, denn es lohnt sich schon bei einer überschaubaren Reisetätigkeit! Auch du möchtest bei der Abrechnung der Reisekosten zukünftig Zeit sparen? Nichts wie los.
Bei Fragen rund um die Reisekostenabrechnung und deine vorbereitende Buchhaltung darfst du dich jederzeit an mich wenden. Mein Tipp: Lagere die Buchführung samt Reisekostenabrechnung einfach aus, um monatlich noch mehr Zeit zu gewinnen! Gerne erkläre ich dir, wie unsere Zusammenarbeit aussehen könnte.
GetMyInvoice für automatisiertes Belegmanagement
Endlich hast du den Grundstein für eine saubere Buchhaltung gelegt, doch noch immer brauchst du viel Zeit dafür? Es kann sehr zeitintensiv sein, Belege zusammenzutragen, einzelne Belege zu digitalisieren und sie letztlich in die Buchhaltungssoftware zu importieren.
Diesen Aufwand kannst du jetzt reduzieren, und zwar mit dem Belegmanagement-Tool GetMyInvoice. Das Tool ist in unterschiedlichen Paketen erhältlich, die sich deinem Aufkommen an Geschäftsvorfällen und Rechnungsquellen flexibel anpassen.
Doch wie funktioniert GetMyInvoice überhaupt? Nachdem du deine Rechnungsportale und E-Mail-Adressen damit verknüpft hast, ist es selbstständig in der Lage, Belege herauszufiltern und automatisiert zu importieren – direkt in dein lexoffice. So gehen nie wieder Belege unter, und du darfst dich über eine stimmige Buchhaltung freuen – automatisiert und stressfrei.
Adam für automatisiertes Reporting
Finanz-Reporting und Controlling sind wichtige Themen in Unternehmen, denn sie ermöglichen es dir, den vollen Überblick über deine Finanzen zu haben. Dieser Überblick ist essenziell für eine solide Liquiditätsplanung sowie auch für die Budgeterstellung.
Wie sollst du das bewerkstelligen? Immerhin haben die meisten Profis im Controlling ein Master-Studium auf diesem Gebiet absolviert – meist on top auf einen Bachelor in BWL. Ein erster Schritt wäre, das Tool Adam für Controlling und Reporting zu installieren.
Adam bietet dir nicht nur bloße Auswertungen, sondern erleichtert dir die Finanzplanung durch Visualisierung. Sinnvolle Tools für Unternehmen sollen dir die Arbeit erleichtern. Das macht Adam, indem es zu einer einfachen Budgetplanung beiträgt, nachvollziehbare Prognosen trifft und dir sogar Maßnahmen für die Zukunft vorschlägt.
Gerade bei deinen Finanzen solltest du nichts dem Zufall überlassen. Du weißt, dass du eigentlich nicht (mehr) auf aussagekräftiges Reporting verzichten kannst, traust dich an dieses zahlenlastige Thema aber nicht heran? Dann solltest du es einem Experten überlassen. Gerne kümmere ich mich im Rahmen deiner vorbereitenden Buchhaltung auch um deine Finanzanalyse.
Lust auf mehr sinnvolle Tools für Unternehmer?
Du siehst: Es gibt Tools, die auch für Kleingewerbetreibende richtig sinnvoll sind. Sie sparen dir Zeit und erleichtert dir die Abläufe im Backoffice. Dadurch kannst du dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren und dein Mental Load reduzieren – du hast das verdient.
Als großer Fan der Digitalisierung und Automatisierung bin ich stets auf der Suche nach weiteren sinnvollen Tools für Unternehmen. Bin ich mit Programmen zufrieden, teile ich gerne meine Erfahrungen mit dir. Wenn du also Lust auf noch mehr Informationen zu Backoffice und Digitalisierung hast, melde dich am besten für meinen Newsletter an. So verpasst du keine Neuigkeiten mehr!
Digitale Grüße,
deine Sabine 🙋🏼♀️
