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Die 3 größten Fehler bei der Verwendung von lexoffice

Glühbirne zwischen zerknitterten Blättern

Die Buchhaltungssoftware lexoffice hat sich vor allem durch ihre einfache Handhabung einen Namen gemacht. Doch auch wenn das Tool weitgehend selbsterklären ist und viele Dinge sogar automatisiert erledigt, kommt es immer wieder zu Anwendungsfehlern. Gerade die möchte aber kein Unternehmer in seiner Buchhaltung haben… Durch diesen Beitrag möchte ich dir dabei helfen, die 3 größten Fehler bei der Verwendung von lexoffice vermeiden zu können. 

Was du über die Verwendung von lexoffice wissen solltest

Bei lexoffice handelt es sich um ein Buchhaltungsprogramm für Unternehmen verschiedenster Branchen und Größen. Die Software ist so vielseitig anwendbar, weil sie zahlreiche praktische Funktionen bietet und in unterschiedlichen Paketgrößen verfügbar ist.

Als Buchhaltungsexpertin arbeite ich sehr gerne mit lexoffice, denn die Software bietet viel Spielraum für Automatisierung. So spare ich bei der Buchhaltung Zeit – egal, ob ich meine eigene oder die meiner Kunden bearbeite. Wenn du gerne mehr über die lexoffice-Funktionen erfahren möchtest – zum Beispiel um herauszufinden, ob das Programm zu dir passt – findest du in diesem Blogpost wertvolle Informationen.

Warum es zu Fehlern bei der Verwendung von lexoffice kommen kann

Die Vielzahl an Einstellungen und Funktionen kann auch Schattenseiten haben: Obwohl vieles selbsterklärend ist, sind Fehler bei der Verwendung von lexoffice nicht auszuschließen. Immer wieder übernehme ich die vorbereitende Buchhaltung für Neukunden, die bereits mit lexoffice arbeiten, aber nicht mit der Software zurechtkommen.

Der Grund dafür liegt meist in einem der typischen Fehler bei der Verwendung von lexoffice. Diese führen dazu, dass die Buchhaltung trotz Software richtig viel Zeit in Anspruch nimmt oder dass es zu Unstimmigkeiten mit dem Finanzamt kommt. Ist das der Fall, ist das Buchhaltungsprogramm keine Erleichterung…

Beheben kann man dies, indem man Einstellungen und hinterlegte Daten prüft. Das Problem: Viele lexoffice-Nutzer wissen nicht, was sie falsch machen und können das Problem deshalb nicht lösen.

Dir geht es auch so und du benötigst schnelle Hilfe? Gerne unterstütze ich dich im lexoffice 1. Hilfe Call. Dabei kannst du mir deine Probleme und Fragen schildern. Als zertifizierter lexoffice Premium Coach ermittle ich, wo das Problem liegt und gebe dir einen Fahrplan zu Behebung mit auf den Weg.

Fast immer kann man Probleme der Buchhaltungssoftware auf diese 3 typischen Fehler bei der Verwendung von lexoffice zurückführen:

Die 3 größten Anwendungsfehler bei lexoffice

Die Betreiber von lexoffice werben damit, dass Unternehmer die Software ohne spezielle Schulung verwenden können. Grundsätzlich ist das richtig, denn das Programm ist übersichtlich aufgebaut und in vielen Punkten selbsterklärend. Der Vollständigkeit halber möchte ich aber darauf hinweisen, dass du auf jeden Fall Grundwissen in der Buchhaltung mitbringen solltest, wenn du dich selbst darum kümmern möchtest. Du bringst das nötige Knowhow mit? Dann solltest du trotzdem diese 3 typischen Fehler in der Verwendung von lexoffice kennen.

1. Fehlende Anbindung von Bankkonten in lexoffice

Eine der praktischsten Funktionen des Programms ist lexoffice Banking. Damit kannst du all deine Bankkonten an lexoffice anbinden. Das ist sehr praktisch, denn auf diese Weise hast du den vollen Überblick über deine Finanzen. Du siehst nämlich all deine Geldbewegungen auf einen Blick – ohne dich auf verschiedenen Online Banking Portalen einloggen zu müssen. Außerdem kannst du Zahlungen bequem über lexoffice anweisen und Geldbewegungen automatisiert verbuchen.

All das funktioniert aber nur dann reibungslos, wenn du alle relevanten Bankkonten an lexoffice anbindest. Immer wieder stoße ich auf Kunden, die genau das nicht getan haben. Diese Probleme können sich daraus ergeben.

Blindes Buchen bei der Verwendung von lexoffice

Das hohe Maß an Transparenz und Nachvollziehbarkeit ist einer der größten Vorteile von lexoffice. Versäumst du es jedoch, alle deine Business Konten anzubinden, verzichtest du genau darauf. Durch den fehlenden Überblick über alle Geldbewegungen buchst du Zahlungen und Geldeingänge blind. Im besten Fall führt das nur zu zusätzlichem Zeitaufwand. Im schlimmsten Fall nimmst du fehlerhafte Buchungen vor, die sich dann durch deine gesamte Buchhaltung ziehen.

Schwierigkeiten beim Buchen durchlaufender Posten

Immer wieder kommt es in Unternehmen zu durchlaufenden Posten oder Geldtransit. Zum Beispiel, wenn du Geld auf ein Rücklagenkonto verschiebst. Ist dieses Rücklagenkonto nicht an lexoffice angebunden, musst du den Betrag manuell aus- und einbuchen. Anders verhält es sich bei einer Privatentnahme, die du lediglich ausbuchen musst. Sofern es sich aber um betriebsinternes Geld handelt, das sich auch auf den Gewinn auswirkt, musst du dieses am Ende auch wieder einbuchen.

Diese manuellen Vorgänge führen zu einem Zeitverlust, der einfach unnötig ist. Verbindest du all deine betriebsrelevanten Konten mit lexoffice, musst du dir darüber keine Gedanken mehr machen: Alles ist sauber erfasst und ordentlich verbucht.

2. Einstellungen in lexoffice falsch hinterlegt

Vor der Verwendung von lexoffice ist es wichtig, individuelle Grundeinstellungen vorzunehmen. Diese sind für eine ordnungsgemäße Buchhaltung unerlässlich. Während Stammdaten meist sehr gewissenhaft hinterlegt werden, kommt es vor allem bei zwei lexoffice-Einstellungen häufig zu Fehlern.

Soll- / Ist-Besteuerung

Fällt dein Business nicht unter die Kleinunternehmerregelung gemäß §19 UStG, musst du Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Das Erstellen der Umsatzsteuervoranmeldung kann lexoffice für dich übernehmen. Dabei ist es allerdings wichtig, dass du die richtige Einstellung hinterlegst.

Man unterscheidet bei der Umsatzsteuer zwischen Soll- und Ist-Besteuerung. Je nachdem, welche Vereinbarung du mit dem Finanzamt getroffen hast, musst du die passende Einstellung hinterlegen: Bei der Soll-Besteuerung zählt das Rechnungsdatum – du musst also für alle ausgestellten Rechnungen Umsatzsteuer abführen. Egal, ob deine Kunden bereits bezahlt haben oder nicht.  Bei der Ist-Besteuerung kommt es dagegen auf das Geldeingangsdatum an – hierbei führst du also nur für bereits beglichene Ausgangsrechnungen Umsatzsteuer ab.

Da du die Zahlung der Umsatzsteuer mit lexoffice automatisieren kannst, ist es wichtig, die richtige Einstellung zu hinterlegen. Ist das nicht der Fall, finden Zahlungen zum falschen Datum statt. Derartige Fehler hinterher zu korrigieren, ist allerdings sehr zeitintensiv und nervenaufreibend.

Brutto oder Netto?

Eine meiner liebsten lexoffice-Funktionen ist die automatische Rechnungserstellung. Diese spart meinen Kunden und mir richtig viel Zeit – vor allem, weil man auch einen automatischen Rechnungsversand nutzen kann. Damit die automatisierte Rechnungsstellung ordnungsgemäß erfolgen kann, müssen aber die Grundeinstellungen stimmen.

Du bist dafür verantwortlich, ordnungsgemäßge Rechnungen auszustellen. Achte also darauf, dass die Preise korrekt darauf vermerkt sind: Bei Geschäftskunden müssen der Netto- und der Bruttopreis klar ersichtlich sein, während du bei Privatkunden direkt mit Bruttopreisen abrechnen musst. Auch wenn lexoffice ein wirklich smartes Programm ist, verfügt es immer nur über das Wissen, mit dem wir es füttern. Achte also darauf, bei den Einstellungen mit Sorgfalt vorzugehen.

3. Falsche Konten bei der Verwendung von lexoffice

In der Buchhaltung muss man sehr genau arbeiten. Das zeigt sich unter anderem bei der Auswahl der richtigen Konten. Viele davon klingen sehr ähnlich, müssen aber klar unterschieden werden. Kommt es zu fehlerhaften Buchungen, kann das die Steuerlast künstlich erhöhen, unberechtigt senken und zu aufwendigen Korrekturen führen. Schon kleinste Falschbuchungen ziehen also einen Rattenschwanz an Arbeit nach sich. Welche betriebswirtschaftlichen Konten werden oft verwechselt? Zum Beispiel diese:

  • Unterschied zwischen Porto und Kosten der Warenabgabe:

Beim Porto handelt es sich um Kosten, die direkt durch den Versandtransport von Dokumenten entstehen. Kosten für die Warenabgabe beinhalten dagegen Aufwendungen für Versand von verkauften Waren, Verpackungsmaterial, Transportversicherungen oder ähnliches.

  • Unterschied zwischen Fremdleistungen und Freelancer:

Typische Fremdleistungen sind beispielsweise Lohnarbeiten oder Subunternehmerleistungen – also Bereiche eines Auftrags, die du an ein weiteres Unternehmen oder einen Freelancer vergibst. Beauftragst du Freelancer jedoch mit „eigenen“ Aufträgen, so sind die Aufwendungen dafür auf das Konto Freelancer zu buchen.

  • Unterschied zwischen Wareneinkauf und Materialeinkauf:

Während man im Wareneinkauf Bezugskosten für Waren verbucht, handelt es sich beim Konto Materialeinkauf um zur Produktion oder Aufrechterhaltung des Betriebs notwendiges Verbrauchsmaterial (beispielsweise Betriebsstoffe, Verpackungsmaterial oder auch Energiekosten).

Passt die Verwendung von lexoffice zu dir?

Als lexoffice Premium Coach und Gründerin eines Buchhaltungsservice kenne ich natürlich vor allem Unternehmer, die ihre lexoffice-Buchhaltung nicht selbst abwickeln können oder möchten. Ich kann dir aber versichern, dass es trotzdem ganz, ganz viele Business-Inhaber gibt, die selbstständig mit der Software arbeiten. Mit dem richtigen Grundwissen und einem gewissen Maß an Struktur ist das kein Hexenwerk.

Mir ist klar, dass ein Artikel wie dieser möglicherweise verunsichernd wirkt… Wenn das Fehlerrisiko so hoch ist, solltest du dich dann wirklich selbst an die Verwendung von lexoffice heranwagen?

Mein Tipp: Traust du es dir zu, versuch es einfach! Damit dir der Einstieg so leicht wie möglich fällt, habe ich mein geballtes Wissen als lexoffice Premium Coach für dich gebündelt:

Du hast noch mehr Fragen zur digitalen Buchhaltung oder zur Verwendung von lexoffice?

Wenn du deine digitale Buchhaltung auslagern möchtest, weil dir einfach die Zeit dazu fehlt, ist das ein großer Schritt. Dieser will gut überlegt sein. Gerne können wir gemeinsam über Fragen oder Anliegen sprechen, die dir in diesem Zusammenhang unter den Nägeln brennen – natürlich vollkommen kostenlos und unverbindlich.

Hol dir jetzt deinen Termin für ein kostenloses Kennenlernen.

Digitale Grüße,

deine Sabine 🙋🏼‍♀️

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