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5 Tipps für die Buchhaltung: zeitsparend arbeiten ohne Nachtschichten

Tipps für die Buchhaltung

Die Buchhaltung ist das Herzstück eines jeden Unternehmens. Trotzdem gehört sie zu den unbeliebtesten Unternehmensaufgaben. Das liegt einerseits an der enormen Komplexität steuerrechtlicher Vorschriften. Andererseits schreckt der hohe Zeitaufwand Unternehmer ab. Du möchtest bei der Buchhaltung Zeit sparen und endlich keine Last-Minute Nachtschichten mehr einlegen? Meine Tipps für die Buchhaltung helfen dir dabei, Zeit zu sparen und deine Nerven zu schonen.

Diese 5 Tipps für die Buchhaltung sorgen für mehr Effizienz

Der Gesetzgeber schreibt vor, dass Unternehmen über ihre Einnahmen und Ausgaben Buch führen müssen. Die Buchhaltungspflicht soll Geschäftsvorfälle und finanzielle Transaktionen transparent, nachvollziehbar und steuerbar machen. Kleinunternehmer nach §19 UStG sowie Kleingewerbetreibende dürfen sich zwar über eine vereinfachte Buchhaltung freuen, doch komplett können sie die Pflicht nicht umgehen. Mehr über die buchhalterischen Erleichterungen erfährst du in diesem Artikel: Buchhaltung im Kleingewerbe.

Im unternehmerischen Alltag kosten die damit verbundenen Aufgaben jedoch viel Zeit. So sorgen sie für Frust und rauben dir wertvolle Zeit, die du lieber in dein Kerngeschäft oder in deine Freizeit investieren würdest. Heute verrate ich dir, wie du die Buchhaltung vereinfachen kannst, so dass dir das „notwendige Übel“ möglichst schnell von der Hand geht.

1. Die 2-Minuten-Regel als Tipp für die Buchhaltung

Menschen tendieren dazu, lästige Aufgaben aufzuschieben. In manchen Fällen kann das sinnvoll sein. Zum Beispiel, wenn man ähnliche Aufgaben sammelt, um sie dann in einem Aufwasch zu erledigen. Häufig sorgt die altbekannte Aufschieberitis jedoch eher dafür, dass Aufgaben liegen bleiben und die To-Do-Liste immer länger wird.

  • Die 2-Minuten-Regel besagt, dass man alles, was man innerhalb von zwei Minuten erledigen kann, sofort erledigen sollte.

Stell dir vor, dein Steuerberater bittet dich um einen Beleg, den du bereits abgelegt hast. Du suchst ihn heraus, kopierst oder scannst ihn, um ihn dann an deinen Steuerberater zu versenden. Dann legst du den besagten Beleg auf deinen Schreibtisch, um ihn „später“ wieder abzuheften. Die Tage vergehen. Der Stapel, in dem auch dein Beleg schlummert, wächst. Immer mehr Belege, Anschreiben und Broschüren wandern auf deinen Schreibtisch. Irgendwann ist der Stapel so hoch, dass du einen ganzen Nachmittag damit verbringen könntest, alle Unterlagen korrekt abzulegen.

Hättest du in diesem Beispiel die 2-Minuten-Regel angewendet, wäre der besagte Beleg direkt wieder in seinen Ordner gewandert. So wie auch jedes andere Dokument an seinen Bestimmungsort gewandert wäre, ohne vorher unnötig Zeit auf deinem Schreibtisch zu verbringen.

Auf diese Weise hättest du nicht erst jedes Dokument sichten und erneut einem Ablageort zuordnen müssen. Du hättest dir einen Nachmittag nerviger Ablagearbeit sparen können, indem du für jedes Dokument direkt ein, zwei Minuten investiert hättest – nebenbei, ohne deine Abläufe spürbar zu stören.

2. Klare Ablagestruktur

Deine Fotos speicherst du bevorzugt auf dem Smartphone, in einer Cloud oder auf einer externen Festplatte? Doch deine Belege archivierst du in Aktenschränken?

Als Expertin für Buchhaltung rate ich meinen Kunden dazu, ihre Belege digital abzulegen. Eine smarte digitale Ordnerstruktur sorgt nicht nur für Effizienz, sondern steigert auch Wiederauffindbarkeit und Transparenz. Möchtest du deine Buchhaltung digitalisieren, ist eine elektronische Ablage der erste Schritt in die richtige Richtung. Mit ihr bringst du dein gesamte Office Management auf Vordermann.

Dir fehlt die zündende Idee, wie du diese digitale Ordnerstruktur sinnvoll aufbauen und verwenden sollst? Dann solltest du unbedingt auf den Button klicken, um dir meine kostenlose Vorlage für eine sinnvolle Ordnerstruktur zu sichern!

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3. Fehlerquellen eliminieren

Möglicherweise fragst du dich jetzt, wie es solch eine banale Aussage unter meine Tipps für die Buchhaltung geschafft hat. Dass du Fehler in der Buchhaltung vermeiden solltest, war dir sicherlich bewusst. Lies bitte trotzdem weiter, ja? Ich möchte dir nämlich erklären, WIE du Fehlerquellen eliminieren kannst.

Die Buchhaltung kann extrem komplex sein. Steuerrechtliche Vorgaben sorgen dafür, dass manche Aufgaben sehr zeitaufwendig sind. Die manuelle Erledigung kostet aber nicht nur Zeit, sondern unter Umständen auch Präzision. Fehler sind absolut menschlich, doch in der Buchhaltung können sie ernstzunehmende Konsequenzen nach sich ziehen.

Mein Tipp, um Fehler in der Buchhaltung vermeiden zu können:

Erschaffe Routinen. Plane feste Zeiten für dich Buchhaltung ein, um sie „häppchenweise“ zu erledigen. So bleibst du konzentriert bei der Sache. Eine feste Struktur hilft dir dabei, auch komplexe Buchungen korrekt durchführen zu können. So klappt es:

  • Mach dir Notizen, wenn Unklarheiten aufkommen, und notiere dir auch recherchierte Lösungsansätze.
  • Frage im Zweifel bei deinem Steuerberater nach.
  • Erledige besonders anspruchsvolle (oder langweilige) Aufgaben morgens, wenn du noch motiviert und ausgeruht bist.
  • Achte darauf, deine Buchhaltungs-Sessions möglichst kurz zu halten (z.B. 45 Minuten pro Woche oder 2x wöchentlich 25 Minuten).
  • Kurze, aber regelmäßige Sessions helfen dir dabei, eine fachliche Routine zu entwickeln.
  • Verwende praktische Tools, um Aufgaben in der Buchhaltung digitalisieren und automatisieren zu können.

Gelingt der Aufbau einer Buchhaltungs-Routine kannst du diese wichtige Unternehmensaufgabe zeitsparend und ohne Angst erledigen. Besonders gut geht das, wenn du auf lexoffice setzt. In einem anderen Artikel erkläre ich dir, wie du feststellen kannst, ob du auch ohne einen Dienstleister für lexoffice auskommen kannst.

4. Software für die Buchhaltung

Wenn du auf der Suche nach Tipps für die Buchhaltung bist, ist Digitalisierung im Backoffice die Antwort auf deine Fragen. Mit den richtigen Tools ist es sogar möglich, Abläufe zu automatisieren. So kannst du deine Prozesse optimieren und dich endlich wieder auf gewinnbringende Aufgaben konzentrieren. 

Mit diesem Tool kannst du deine vorbereitende Buchhaltung automatisieren:

lexoffice

Die Buchhaltungssoftware lexoffice bietet dir zahlreiche praktische Funktionen rund um Belegerfassung, Banking und mehr. Dabei überzeugt sie durch Übersichtlichkeit und einfache Bedienbarkeit. Bringst du solide Grundkenntnisse in der Buchführung mit, kannst du dadurch richtig Zeit sparen. Großer Pluspunkt: Eine breite Auswahl an lexoffice-Schnittstellen ermöglicht dir die Integration weiterer praktischer Backoffice-Software.

Diese Aufgaben kannst du mit den richtigen Tools automatisieren und mit deiner lexoffice-Buchhaltung koppeln:

  • Reisekostenabrechnung
  • Controlling und Reporting 
  • Mahnwesen
  • Belegmanagement
  • Zahlungsabgleich
  • Multichannel-Vertrieb
  • Shopify Verkäufe

Möchtest du mehr darüber erfahren, wie du diese Aufgaben automatisieren und von smarten Tools profitieren kannst. Auf meiner Website habe ich die wichtigsten Informationen dazu für dich zusammengefasst. Klicke einfach auf den Link, um dich über die besten Tools fürs Büro zu informieren:

Sinnvolle Software für Unternehmer

Mir ist klar, dass die Einrichtung von Software zeitraubend und mitunter auch schwer sein kann. Trotzdem möchte ich dir ans Herz legen, dabei sorgfältig und strukturiert vorzugehen. Nur so wird es dir gelingen, alles so einzustellen, dass du wirklich profitieren kannst. Dazu liefere ich dir gerne die passende Hilfestellung.

  • Im Checklisten Bundle für lexoffice erfährst du, welche Einstellungen du unbedingt vornehmen musst, um deine Buchhaltung automatisieren zu können.
  • Der Minikurs Buchhaltung in 7 Tagen führt dich eine Woche lang durch die wichtigsten Schritte bei der Umstellung auf die digitale Buchführung in lexoffice.

5. Buchhaltung auslagern

Weißt du, was Großkonzerne tun, wenn sie sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und Zeitfresser eliminieren möchten? Sie setzen auf Outsourcing. Du führst keinen Großkonzern? Trotzdem kannst du Unternehmensaufgaben auslagern – zum Beispiel die vorbereitende Buchhaltung.

Auf diese Weise streichst du nervige Buchhaltungsaufgaben komplett von der To-Do-Liste, ohne dir Sorgen um eine saubere Abwicklung machen zu müssen. In meinem Buchhaltungsservice in Fürstenfeldbruck betreue ich Unternehmen vor Ort und remote. Gerade die digitale Zusammenarbeit steigert die Implementierung praktischer Tools. So kommen meine Kunden in den Genuss einer echten Vorzeige-Buchhaltung.

Möchtest du mehr darüber erfahren, ob und wie ich dir in der vorbereitenden Buchführung den Rücken freihalten kann? Dann sollten wir uns auf jeden Fall besser kennenlernen – kostenlos und unverbindlich.

Deine kostenlose Erstberatung.

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deine Sabine 🙋🏼‍♀️

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