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Welche Buchhaltung benötigst du für ein Kleingewerbe?

Kleingewerbe Buchhaltung

Wenn du ein Unternehmen gründest, das nicht ins Handelsregister eingetragen werden muss, kannst du als Kleingewerbetreibender tätig sein. Das Kleingewerbe unterscheidet sich vom Gewerbebegriff des Handelsgesetzbuches (HGB). Einer der größten Unterschiede: die Buchhaltung – Kleingewerbe dürfen Gewinne durch die EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) ermitteln.

Dadurch ist die Buchhaltung im Kleingewerbe weniger komplex. So bietet sich dieses Modell vor allem für diejenigen an, die langsam in die Selbstständigkeit einsteigen oder als Soloselbstständige arbeiten wollen. Du möchtest wissen, was die Kleingewerbe Buchhaltung beinhaltet und worin ihre Vorteile liegen? Das erkläre ich dir in diesem Artikel.

Kleingewerbe: Definition und Erklärung

Zunächst ist es wichtig, zu verstehen, weshalb der Gesetzgeber für Kleingewerbetreibende weniger Pflichten vorgibt. Das HGB regelt klar, wer als Kaufmann gilt: Unternehmen, die „nach Art und Umfang einen kaufmännisch eingerichteten Betrieb erfordern“. Das sind in der Regel Unternehmen, die im Handelsregister eintragen wurden und als juristische Person im kaufmännischen Sinne gelten.

Wenn du dich selbstständig machst und keine Rechtsform anstrebst, die ins Handelsregister eingetragen werden musst, bist du kein Kaufmann. Aus diesem Grund treffen die Regelungen des HGB nicht auf dich zu. Doch das Kleingewerbe unterliegt Grenzen. Überschreitest du diese Umsatz- und Gewinngrenzen, fordert dich das Finanzamt zur doppelten Buchhaltung auf. Diese Beträge gelten als Schwellenwerte:

  • 60.000 Euro Gewinn 
  • und/oder 600.000 Euro Umsatz 
  • In Einzelfällen zieht das Finanzamt aber auch andere Kriterien zur gewerblichen Einordnung heran, zum Beispiel Mitarbeiterzahl, Fremdkapitalquote oder Betriebsvermögen.

Kleingewerbe Buchhaltung: Das solltest du wissen

Du hast dich selbstständig gemacht und ein Kleingewerbe angemeldet? Dann darfst du dich über einige Erleichterungen freuen. Dazu zählen vor allem folgende Punkte:

  • Für dich besteht keine Pflicht zur doppelten Buchführung: Du musst also auch keine GuV-Rechnung oder Bilanz vorlegen.
  • Deine Gewinne kannst du mit Hilfe der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln.
  • Außerdem versteuerst du deine Gewinne über deine persönliche Einkommensteuererklärung.
  • Liegen deine Gewinne unter den geltenden Freibeträgen kannst du die IHK-Beiträge und die Gewerbesteuer umgehen.

Besonders attraktiv für die Existenzgründung: Liegen deine Einnahmen unterhalb des Grenzwertes für Kleinunternehmer, kannst du dein Kleingewerbe nach §19 UStG Kleinunternehmerregelung führen und musst keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Beachte aber, dass es sich bei Kleingewerbe und Kleinunternehmen nicht automatisch und dasselbe handelt.

Du möchtest gerne noch mehr über die Vorteile des Kleingewerbes erfahren? Außerdem willst du wissen, was du bei einem Kleingewerbe beachten musst? Dann solltest du dir diesen Artikel ansehen.

Kleingewerbe: Buchhaltung per EÜR

Für dein Kleingewerbe reicht die einfache Buchführung aus. Das heißt, du kannst mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung arbeiten und dir dadurch viel Zeit und Aufwand sparen. Doch auch wenn die EÜR nicht so komplex ist wie die doppelte Buchführung, gibt es einiges zu beachten. Hier findest du alles, was du über die EÜR im Kleingewerbe wissen musst.

Buchführungspflicht im Kleingewerbe

Selbstverständlich musst du auch im Kleingewerbe sauber Buch über deine Einnahmen und Ausgaben führen. Diese Daten sind wichtig für die Gewinnermittlung. Diese wiederum sollte korrekt sein, wenn man sich Ärger mit dem Finanzamt ersparen möchte. Doch die Buchführungspflicht im Kleingewerbe ist wesentlich weniger komplex als die im eingetragenen Kaufmannsbetrieb.

Wenn du alle Regelungen der EÜR kennst, brauchst du keine Angst vor der Buchführung haben. Im Prinzip kannst du die Buchhaltung selber machen. In den folgenden Abschnitten habe ich alles Wichtige über die EÜR für dich zusammengefasst.

So funktioniert die EÜR

§4 Abs. 3 Einkommensteuergesetz legt fest, dass die EÜR für die Ermittlung des „Überschuss der Betriebseinnahmen über die -ausgaben“ ausreichend ist, sofern es sich um ein Kleingewerbe handelt.

In der EÜR werden also all deine Einnahmen und Betriebsausgaben gegenübergestellt. Der Betrag, der nach Abzug der Ausgaben übrigbleibt, stellt deinen Gewinn dar. Diesen musst du dann über die Einkommensteuer an das Finanzamt abführen. Aber wie sieht so eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung aus?

Gewinnermittlung per EÜR

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung an sich ist kein Hexenwerk. Viele Selbstständige haben aber dennoch Angst davor, weil sie sich übers Jahr hinweg nicht ausreichend darauf vorbereiten. Es ist wichtig, dass du alle Belege sammelst und so ablegst, dass du sie wiederfindest. Nur so hat deine Steuererklärung Hand und Fuß.

Die vorbereitende Buchhaltung macht dir Probleme, weil du weder Zeit dafür noch Lust darauf hast? Das ist kein Problem, denn du kannst deine Buchhaltung auslagern. Wie das funktioniert und wie du davon profitierst, kannst du hier nachlesen.

Du hast im letzten Jahr mehr ausgegeben als du eingenommen hast? In dem Fall hast du Verlust geschrieben. Auch diesen kannst du ganz einfach durch die EÜR ermitteln.

Es ist soweit: Die Einkommensteuererklärung steht an, aber du weißt nicht, wie genau du dem Finanzamt Einnahmen und Ausgaben aufschlüsseln kannst? Erledigst du deine Buchhaltung selbst, kannst du dafür das einheitliche Formular des BMF verwenden. Außerdem bietet dir jede gute Steuer-Software intuitive Berechnungsgrundlagen für deine EÜR. Verwendest du eine hochwertige Steuersoftware für Unternehme, zum Beispiel Lexoffice, läuft das Ganze fast automatisch.

Du möchtest die vorbereitende Buchhaltung auslagern, um dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren zu können? Dann wirf am besten gleich einen Blick auf mein Angebot.

Diese Angaben müssen in die EÜR

Damit die EÜR vom Finanzamt anerkannt wird, müssen Pflichtangaben korrekt und vollständig erbracht werden.

  • Trenne umsatzsteuerfreie und umsatzsteuerpflichte Einnahmen und Ausgaben.
  • Schlüssle umsatzsteuerpflichte Ausgaben und Einnahmen nach ihrem Steuersatz auf.
  • Möchtest du Abschreibungen geltend machen, musst du eine Abschreibungsübersicht beilegen. Diese muss Angaben zum Anschaffungsdatum, zum Kaufpreis und zur Abschreibungsdauer beinhalten.
  • Beim Angeben der Betriebsausgaben musst du zwischen abziehbaren und nicht abziehbaren Ausgaben unterscheiden.
  • Stelle sicher, dass dir für alle Angaben ein entsprechender Beleg vorliegt. Möchte das Finanzamt einen Beleg prüfen, der fehlt, bringt dir das nur unnötigen Ärger ein.

Etwas einfacher ist es, wenn du nicht nur Kleingewerbetreibender bist, sondern auch Kleinunternehmer nach §19 UStG. In diesem Fall sind deine Einnahmen nicht umsatzsteuerpflichtig, so dass du diese in der Regel nicht weiter untergliedern musst.

Was du sonst noch wissen solltest

Die Steuer ist ein heikles Thema. Auch für Gewerbetreibende, die ihren Gewinn per EÜR ermitteln dürfen, gibt es einige Stolpersteine. Kennst du diese, kannst du gelassener an deine Einkommensteuererklärung herangehen.

  • Es reicht nicht aus, eine formlose EÜR einzureichen. Du musst für die EÜR einen standardisierten Datensatz verwenden und diesen an das Finanzamt übermitteln.
  • Liegt kein Härtefall vor, musst du deine EÜR per ELSTER an das Finanzamt übertragen. Und wo wir schon dabei sind: Hast du deinen ELSTER-Zugang schon beantragt? Der Prozess bis zur Freischaltung kann einige Wochen in Anspruch nehmen.

Kleingewerbe-Buchhaltung ist zu komplex?

Auch wenn die Buchhaltung im Kleingewerbe im Vergleich zur doppelten Buchhaltung sehr abgespeckt ist, ist sie umfangreich. Denn Buchführung beginnt nicht erst beim Verbuchen von Belegen, sondern schon viel früher. Zum Beispiel in dem Moment, in dem du eine Rechnung erstellst oder ein Lieferant dir eine Rechnung zuschickt. 

Macht dir das Thema Angst, ist das also absolut verständlich. Als Betriebswirtschafterin gebe ich dir deshalb folgenden Rat: 

Fehlt dir das notwendige Grundwissen für buchhalterische Vorgänge wie die EÜR, solltest du die Buchführung auslagern! Das möchtest du derzeit nicht? Dann solltest du dich unbedingt im Rechnungswesen weiterbilden!

Mein Tipp: Haufe Rechnungswesen Software

Mit dem Haufe Office Finance Paket kannst du das nebenbei und direkt am Schreibtisch erledigen. Warum Haufe? Die Haufe Group ist nicht nur Experte für unternehmerische Themen, sondern auch Meister der Digitalisierung im Arbeitsumfeld. Im Office Finance Paket erhältst du alle Informationen, die du für dein Finanz- und Rechnungswesen brauchst, und zwar:

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Fazit zur Kleingewerbe Buchhaltung per EÜR

Du weißt jetzt, dass du als Kleingewerbetreibender von einigen Vorteilen profitierst. Das ist gut so, denn die doppelte Buchhaltung mit Bilanzpflicht und GuV-Rechnung ist komplex. Nicht umsonst findet sich in größeren Betrieben eine eigene Buchhaltungsabteilung mit Fachkräften, zum Beispiel Bilanzbuchhaltern.

Doch auch im Kleingewerbe fällt bei der Buchhaltung ganz schön viel Arbeit an. Diese solltest du nicht unterschätzen. Eine gute Struktur im Büro sowie ein sinnvolles Ablagesystem können dir die vorbereitende Buchhaltung erleichtern. So hältst du den Aufwand bei der Steuererklärung gering – auch, wenn ein Steuerbüro diesen letzten Schritt für dich übernimmt. Um beim Rechnungswesen nichts dem Zufall zu überlassen, ist ein gewisses Maß an Fachwissen unerlässlich.

Überfordert dich die Suche nach einem passenden System für die Buchhaltung, solltest du dir Gedanken darüber machen, ob du die Buchführung auslagern möchtest. Dann musst du dir um die Kleingewerbe Buchhaltung keine Sorgen mehr machen und weißt alles in trockenen Tüchern. Das lohnt sich vor allem dann, wenn du eigentlich gar keine Zeit für den „lästigen Papierkram“ hast.

Digitale Grüße,

deine Sabine 💁🏼‍♀️

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