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Optimale Planung von Rücklagen und Steuern – mehr Liquidität gibt dir den Freiraum, kreativ zu sein

Planung von Rücklagen

Dein Business läuft gut, wächst und gedeiht? Perfekt! Auch wenn die Umsätze gerade nur so sprudeln, solltest du jetzt mittel- und langfristig denken. Denn: Mehr Umsatz führt zu einer höheren steuerlichen Zahllast, und Wachstum kann Investitionen erforderlich machen. Bereitest du dich nicht auf diese Ausgaben vor, können sie ein großes Loch in deinen unternehmerischen Geldbeutel reißen. Um das zu vermeiden, solltest du dich mit der Planung von Rücklagen und Steuern auseinandersetzen. Fließen zukünftige Aufwendungen in deine Liquiditätsplanung mit ein, gibt dir das den nötigen Freiraum, noch weiter zu wachsen.

In diesem Artikel möchte ich dir erklären, was du bei der Planung von Rücklagen beachten musst und wie du dir die Liquiditätsplanung besonders leicht machen kannst.

Planung von Rücklagen: Allgemeines zur Liquiditätsplanung

Die Liquiditätsplanung, häufig auch nur Liquiplanung genannt, ist ein wichtiges Werkzeug in der Finanzbuchhaltung. Im Rahmen von Controlling dient die Liquiditätsplanung als wegweisend für die finanzielle Zukunft. Du fragst dich, was der Unterschied zwischen Liquiditätsplanung und Kontostand ist?

Die Liquiditätsplanung umfasst alle liquiden Mittel, also kurzfristig, mittelfristig und langfristig verfügbares Geld. Damit ermöglicht sie einen Blick in die Zukunft. Planst du Einnahmen und Ausgaben sorgfältig, kannst du besser einschätzen, wie liquide du zu Zeitpunkt X sein wirst. So entwickelst du ein Gefühl für Zeitpunkte, an denen Investitionen möglich sind.

Kleiner Disclaimer: Es gibt natürlich Umstände, auf die du trotz bester Planung keinen Einfluss hast – das Risiko für Zahlungsausfälle, Preissteigerungen und ähnliches solltest du deshalb immer im Hinterkopf behalten.

Ich fasse es gerne so zusammen:

Die Liquiditätsplanung ist ein dynamischer Prozess, der sich immer wieder aktuellen Gegebenheiten anpasst und der niemals in Stein gemeißelt ist. Aber wozu Liquiditätsplanung, wenn sie ohnehin nie ganz korrekt sein kann?

Darum ist die Planung von Rücklagen wichtig

Trotz möglicher Abweichungen oder zeitlicher Verschiebungen dient dir die Finanzplanung als Grundstein für unternehmerische Entscheidungen in der Zukunft. Deshalb ist es wichtig, Einnahmen und Ausgaben, die wie ein Damoklesschwert über dir schweben, konsequent mit einzubeziehen. Und dabei solltest du die Planung von Rücklagen und Steuern auf keinen Fall vergessen!

Der Unterschied zwischen Rücklagen und Rückstellungen

Im allgemeinen Sprachgebrauch unterscheiden Unternehmer oft nicht zwischen den Begriffen Rückstellungen und Rücklagen. Aus steuerrechtlicher Sicht gibt es jedoch einen großen Unterschied.

Rücklagen bilden sich aus dem Gewinn eines Unternehmens und sind Teil des Eigenkapitals. Für einige Rechtsformen schreibt der Gesetzgeber sogar verpflichtende Rücklagen vor. Sinn ist es, Anteilseigner vor finanziellen Verlusten zu bewahren.

Rückstellungen sind im Grunde nichts anderes als Reserven. Es handelt sich also um Geld, das man bewusst „zur Seite packt“, um darauf zugreifen zu können, wenn der jeweilige Verwendungszweck eintritt. So als würdest du zu Hause das Geld für den Wocheneinkauf bereits am Monatsanfang in einen dafür vorgesehenen Umschlag stecken.

Bei Rückstellungen ist es meist so, dass konkrete Höhe und Fälligkeit unbekannt sind. Ebenso kann es sein, dass noch nicht einmal sicher feststeht, ob sie überhaupt anfallen. Sie sollen die Liquidität zum Zeitpunkt X sicherstellen und gehören deshalb aus buchhalterischer Sicht ins Fremdkapital.

In diesem Artikel geht es überwiegend um Rückstellungen. Die Bezeichnung Rücklagen habe ich dennoch bewusst gewählt: Sie ist zwar steuerrechtlich nicht korrekt, berücksichtig jedoch, dass viele Unternehmer von Rücklagen sprechen, wenn sie eigentlich Rückstellungen (oder beides) meinen.

Diese Aufwendungen sollten in die Planung von Rücklagen und Steuern einfließen

Als Kleingewerbetreibender solltest du bei der Planung von Rücklagen und Steuern folgende Aufwendungen auf dem Schirm haben:

  • Umsatzsteuer (vor allem bei Soll-Versteuerung)
  • Einkommensteuer (Nachzahlungen für das Vorjahr sowie laufende Vorauszahlungen)
  • Gewerbesteuer (orientiert sich an der Einkommensteuer und dem Gewerbesteuerhebesatz deiner Gemeinde, kann aus Nachzahlungen und Vorauszahlungen bestehen)
  • Kosten wie Beiträge, Versicherungen, Abschlagszahlungen oder ähnliches, die sich deinem Unternehmenserfolg nachträglich anpassen
  • Pensionen
  • Mittel für ausstehende Gerichtsentscheide
  • Garantie- und Gewährleistungsrückstellungen und einige weitere

So klappt die Planung von Rücklagen und Steuern: 25% gelten als realistisch

Du fragst dich: „Wie viel Rücklagen sollte ein Selbstständiger bilden?“ Eine goldene Regel besagt, dass Unternehmer mindestens 25% ihrer Einnahmen zurückstellen sollten. Dieser grobe Richtwert soll Ausgaben in unbekannter Höhe und zu unbekanntem Zeitpunkt abdecken und so die Liquidität sichern.

Besonders als Inhaber eines jungen Unternehmens solltest du sorgfältig und großzügig planen. War dein Unternehmen in der Anfangszeit steuerlich niedrig bewertet, hat dann aber gutes Wachstum gezeigt, kann es zu hohen Nachzahlungen kommen. Häufig fallen diese Nachzahlungen dann mit laufenden Vorauszahlungen zusammen – eine doppelte Belastung also!

Darüber solltest du dir bewusst sein, um böse Überraschungen nach Abschluss des Geschäftsjahres vermeiden zu können.

Controlling sorgt für besseren Überblick

Gehen wir davon aus, dass du einen realistischen Wert für finanzielle Rücklagen und Steuern ermittelt hast oder mit dem Richtwert von 25% kalkulierst. Wie gelingt es nun, die Planung der Rücklagen und Steuern aktiv in deine Liquiditätsplanung einzubeziehen?

Als Expertin für Buchhaltung und Digitalisierung empfehle ich meinen Kunden, Controlling zu betreiben – und zwar unabhängig davon, wie groß ihr Unternehmen ist! Und das hat verschiedene Gründe:

  1. Reporting und Controlling verschaffen dir einen optimalen Überblick über die finanzielle Situation deines Unternehmens.
  • Analysen aus dem Controlling machen dein Business skalierbar, zeigen dir Stärken, Schwächen und Optimierungspotenziale auf.
  • Controlling und Liquiditätsplanung sind die Basis für sinnvolle Geschäftsentscheidungen.
  • Gutes Controlling mit smarter Software mindert dein Mental Load im unternehmerischen Alltag.

Digitale Buchhaltung & Controlling-Tool Adam für die Planung von Rücklagen und Steuern

Die Buchführung ist das Herzstück deines Unternehmens. Spare Zeit, indem du die Buchhaltung digital und automatisierst erledigt. Das geht besonders gut mit der Buchhaltungssoftware lexoffice. Das Tool bietet nicht nur zahlreiche sinnvolle Funktionen, sondern auch eine Reihe praktischer Schnittstellen. Über diese Schnittstellen kannst du weitere Tools an deine vorbereitende Buchhaltung anbinden.

Möchtest du mehr darüber erfahren, was eine digitale Buchhaltung ausmacht? Das erkläre ich dir in diesem Artikel: Normale Buchhaltung vs. digitale Buchhaltung: was ist der Unterschied?

Eine dieser lexoffice-Schnittstellen kannst du verwenden, um die Controlling Software Adam an deine Buchhaltung anzubinden. Auf diese Weise kannst du deine Liquiditätsplanung automatisieren. Deine Vorteile?

Du sparst Zeit und berücksichtigst automatisch alle eingeplanten Zahlungen sowie Rücklagen und Rückstellungen. Dabei bietet dir das Tool nicht nur Analysen, sondern auch konkrete Handlungsempfehlung. Diese helfen dir dabei, gute Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Planung von Rücklagen und Steuern: Rücklagen verbuchen

In lexoffice kannst du deine vorbereitende Buchhaltung selbst erledigen, wenn du Ahnung von der Materie hast. Beachte beim Buchen von Rückstellungen und Rücklagen auf eine klare Unterscheidung, damit die Buchungen den richtigen Konten zugewiesen werden. So kannst du Probleme wie Ärger mit dem Finanzamt oder aufwendige Korrekturbuchungen vermeiden. 

Unsicher, ob du das alles selbst hinbekommst?

Die Umstellung auf die digitale Buchhaltung, die Inbetriebnahme praktischer Tools für Backoffice und die laufende Buchführung können sehr anspruchsvoll sein. Gerne unterstützen mein Team und ich dich. So können wir Software für dich einrichten, alle relevanten Einstellungen vornehmen oder dir sogar die komplette Buchhaltung abnehmen – vom Beleg bis zur Übergabe an den Steuerberater.

Wenn du darüber mehr erfahren oder mir Fragen rund um deine vorbereitende Buchhaltung stellen möchtest, kannst du das ganz zwanglos tun. Blocke dir einfach deinen Wunschtermin in meinem Kalender, um dir eine kostenlose Erstberatung zu sichern:

Zu meinem Terminkalender.

Mehr kreativer Freiraum durch solide Planung von Rücklagen und Steuern

Es ist nicht sinnvoll, ins Blaue hinein zu wirtschaften. Denn einer Sache kannst du dir sicher sein: irgendwann kommen dabei Kosten auf dich zu, die du nicht auf dem Schirm hattest. Unerwartete Steuernachzahlungen oder andere „überraschende“ Ausgaben können dich in finanzielle Bredouille bringen.

Wäre es nicht schön, diesen Fallstrick durch gute Planung eliminieren zu können? Durch smarte Liquiditätsplanung weißt du immer, was auf dich zukommt. So kannst du dich entspannt auf dein Kerngeschäft konzentrieren, neue Investitionen tätigen und dein Business weiter voranbringen. War dir bewusst, wie wichtig die Planung von Rücklagen und Steuern ist?

Digitale Grüße,

deine Sabine 🙋🏼‍♀️

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