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Normale Buchhaltung vs. digitale Buchhaltung: was ist der Unterschied?

digitale Buchhaltung

Du hast davon gehört, wie zeitsparend und übersichtlich die digitale Buchhaltung sein soll? Eigentlich weißt du aber gar nicht genau, worum es sich dabei genau handelt? Dann hast du den richtigen Blogartikel geöffnet. Hier fasse ich nämlich zusammen, was die digitale Buchhaltung ausmacht und welche Vorteile sie hat. Außerdem werde ich dir den Unterschied zwischen normaler und digitaler Buchhaltung erklären.

Was ist die normale Buchhaltung?

Es gibt sie nicht, die normale oder klassische Buchhaltung.

Das Gesetz §238 HGB Buchführungspflicht stammt aus dem frühen 19. Jahrhundert. Seither hat sich die Buchhaltung ständig weiterentwickelt. Mangels moderner Technik wurde früher alles feinsäuberlich handschriftlich notiert. Dabei war es zum Beispiel wichtig, einen Kugelschreiber zu verwenden und sogenannte „Buchhalternasen“ zu setzen, um die Bücher vor nachträglicher Manipulation schützen zu können.

Im Laufe der Jahrzehnte hat sich die Buchführung immer weiterentwickelt. Die Schreibmaschine kam ins Spiel. Dann kamen PC, Drucker und Fax hinzu. Letztlich das Internet und die E-Mails. Was wir heute unter normaler Buchhaltung verstehen, ist eine Mischung verschiedener analoger und digitaler Medien, die in der Buchführung zum Einsatz kommt:

Manche Rechnungen kommen per E-Mail, andere auf dem Postweg. Wieder andere befinden sich in einem Serviceportal, von wo aus man sie herunterladen kann. Belege stapeln sich – meist in Papierform – auf Schreibtischen, in Briefablagen, Ordnern und dunklen Archiven. Bringt die Digitalisierung dabei Vorteile? Kaum. Unternehmer profitieren in der Buchführung nämlich erst dann wirklich von der Digitalisierung, wenn sie diese konsequent umsetzen.

Was ist die digitale Buchhaltung?

Digitalisierung kann für Unternehmen ein wahrer Segen sein. Dennoch nutzen die meisten Businessinhaber sie nicht optimal aus. Sie setzen auf ein buntes Potpourri aus manuell-analoger und digitaler Vorgehensweise. Papierlos wird das Büro auf diese Weise nicht. Das paperless office ist jedoch eines der größten Ziele der digitalen Buchführung.

So könnte deine Buchführung aussehen, wenn du auf dabei auf Digitalisierung setzt:

  • Du digitalisierst Papierbelege und Quittungen, um alles zentral digital verwalten zu können.
  • Statt auf Schubläden und Ordner setzt du auf virtuellen Speicherplatz, zum Beispiel in einer Cloud.
  • Du bündelst alle digitalen Eingangsrechnungen automatisch, um Zeit und Papier zu sparen.
  • Deine Belege verbuchst du in einer smarten Buchhaltungssoftware wie lexoffice oder Agenda.
  • Du nutzt praktische Tools für das Backoffice, um die ideale Basis für die Automatisierung deiner Buchhaltung zu schaffen.
  • Deine Belege übermittelst du über eine digitale Datenschnittstelle an deinen Steuerberater.

Setzt du schon auf die digitale Buchhaltung?

Ich bin mir sicher, dass du ein paar dieser Punkte bereits umsetzt. Vielleicht sendest du deine Belege per E-Mail an deinen Steuerberater? Dazu musst du deine Belege digitalisieren. Aber mal ehrlich: Druckst du im Gegenzug digitale Belege aus, um alles zusammen in einem Ordner abzuheften, bringt dir das keinen Vorteil – oder?

Unterschied zwischen digitaler Buchhaltung und normaler Buchhaltung

Je nachdem, wie du dein Unternehmen führst und wie du bei der Buchführung vorgehst, setzt du in Teilbereichen bereits auf Digitalisierung. Das wichtigste Merkmal für die digitale Buchhaltung ist jedoch, dass sie ohne Papier auskommt. So spart sie Ressourcen ein – nicht nur in Form von Papier, sondern auch in Form von Arbeitskraft, Zeit und Geld. Das bringt dir wiederum viele Vorteile:

  • Sinnvolle Digitalisierung und smarte Tools sorgen für maximale Transparenz und Nachvollziehbarkeit – wichtigste gesetzlichen Anforderungen an die Buchführung.
  • Durch eine klar strukturierte digitale Ablage kannst du die Wiederauffindbarkeit deiner Belege steigern – zum Beispiel durch Filter- und Suchfunktionen.
  • Eine Buchhaltungssoftware wie lexoffice bietet viel Potenzial für Automatisierung in der Buchhaltung.
  • Intuitive Tools mit Automatisierungsoptionen senken das Fehlerrisiko in der Buchhaltung.
  • Dein Mental Load sinkt, weil du keine Belege mehr von hier und dort sammeln oder diese fünfmal in die Hand nehmen musst.
  • Buchhaltungsprogramme wie lexoffice bieten eine DATEV-Schnittstelle, über die dein Steuerbüro auf deine Belege zugreifen kann – mach´s gut Pendelordner!
  • Da du alles digital ablegen und cloudbasiert archivieren kannst, sparst du ganz nebenbei auch noch Platz.
  • Ein leerer Schreibtisch wirkt sich positiv auf Leistungsfähigkeit und Kreativität aus – das tut deinem Kerngeschäft gut.
  • Diese und viele weitere Vorteile sparen dir im unternehmerischen Alltag Zeit und Geld.

Auf die digitale Buchhaltung umstellen

Die Liste an Vorteilen der digitalen Buchhaltung ist lang. Ich habe eben bewusst nur die wichtigsten Punkte aufgeführt. Doch ich weiß, dass all diesen Vorteilen ein Nachteil gegenübersteht:

Die Umstellung auf die digitale Buchhaltung ist komplex und zeitraubend. Sie macht vielen Unternehmern Angst.

Doch ist das wirklich ein Nachteil? Nur, wenn dir dabei die Struktur fehlt. Weißt du genau, was du Schritt für Schritt tun musst, kannst du diese Punkte abarbeiten.

Ohne dich in Details zu verlieren, ohne dich zu verrennen und ohne Fehler zu machen.

Als Office Managerin und Expertin für Buchhaltung stelle ich regelmäßig Buchhaltungsprozesse bei Kunden um, bevor ich die fortlaufende Buchhaltung für sie übernehme. Dabei lege ich die Basis für Digitalisierung und Automatisierung im Backoffice. Regelmäßigkeiten sorgen für Routine.

Und genau von dieser Routine kannst du profitieren, wenn du die digitale Buchhaltung einführen möchtest:

  • Mein neues Workbook für den Start in die digitale Buchführung ist ein verständlicher Fahrplan, der dich deinem Traum vom paperless office Schritt für Schritt näherbringt.

Darin erkläre ich dir genau, wie du bei der Umstellung vorgehen musst, was du nicht vergessen darfst und wie du alle Abläufe maximal optimieren kannst.

Du möchtest die Umstellung auf digitale Buchhaltung angehen? Klicke direkt auf den Button, um mehr über das Workbook zur digitalen Buchführung zu erfahren:

Zum Workbook

Digitale Buchhaltung: Basis für Automatisierung und unternehmerisches Wachstum

Bist du immer noch unsicher, ob die digitale Buchführung etwas für dich ist? Schließlich läuft der Laden ja jetzt auch irgendwie – oder?

Diese Punkte helfen dir dabei, abzuwägen, ob du deine Buchhaltung automatisieren solltest:

  • Du brauchst für wiederkehrende Aufgaben jedes Mal mehr als nur ein paar Sekunden.
  • Die Buchhaltung schiebst du gerne so lange vor dir her, bis du nicht mehr anders kannst.
  • Auf deinem Schreibtisch und in deinem E-Mail-Postfach türmen sich die Belege nur so.
  • Immer wieder muss dein Steuerberater Unterlagen nachfordern.
  • Diese Unterlagen findest du in der Regel erst nach langer Suche (oder gar nicht…).
  • Du hast immer wieder Post vom Finanzamt oder vom Bundeszentralamt für Steuern im Briefkasten.
  • Deine steuerliche Zahllast ist jedes Mal wieder eine Überraschung für dich.
  • Dir fehlt der Überblick über deine Liquidität, weshalb Budgetplanung und Investitionen Pi mal Daumen erfolgen.

Wenn auch nur einer dieser Punkte auf dich zutrifft, hast du durch die digitale Buchhaltung schon viel gewonnen: eine (große) Sorge weniger! Suchst du noch mehr Tipps für mehr Effizienz im Unternehmen? Dann erfährst du in diesem Artikel, wie du Unternehmensabläufe optimieren kannst.

Viel Erfolg bei der Umstellung

Wenn die vorbereitende Buchhaltung sich (fast) von alleine macht, kannst du dich auf dein Kerngeschäft und auf deine Kunden konzentrieren. So legst du die Basis für ein gesundes Unternehmenswachstum.

Das Beste daran: Geht dein Business durch die Decke, ist deine Buchführung schon bestens darauf vorbereitet!

Mit meinem Workbook zur digitalen Buchhaltung musst du keine Angst mehr vor der Umstellung haben. Und sollten doch Fragen auftauchen, bist du jederzeit herzlich eingeladen, Kontakt mit mir aufzunehmen und mir deine Fragen zu stellen. Vielleicht finden wir gemeinsam eine passende Lösung für deine digitale Buchhaltung. Ich freue mich drauf!

Jetzt Kontakt aufnehmen

Digitale Grüße,

deine Sabine 🙋🏼‍♀️

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