Dein Business läuft so gut, dass du inzwischen jemanden anstellen musstest? Glückwunsch! Durch die Anstellung von Mitarbeitern kommt nun aber auch ein gewisser Verwaltungsaufwand auf dich zu. Du trägst die Verantwortung für dein Team, musst also auch eine korrekte Auszahlung der Löhne und Gehälter sicherstellen. Doch die Begrifflichkeiten und Vorgaben verwirren dich? In diesem Artikel erkläre ich dir alles, was du über Lohnbuchhaltung und Lohnabrechnung wissen musst.
Lohnbuchhaltung und Lohnabrechnung – das A und O im Angestelltenverhältnis
Als Gründer eines KMU stehst du vor zahlreichen Herausforderungen. Eine davon ist die korrekte Abwicklung von Lohnbuchhaltung und Lohnabrechnung. Doch was genau ist das eigentlich? Und wo liegt der Unterschied zwischen Lohnbuchhaltung und Lohnabrechnung?
In der Alltagssprache unterscheidet man oft nicht zwischen den beiden Begriffen. Das kann für Verwirrung sorgen, denn es handelt sich dabei um zwei verschiedene Aufgabenbereiche. Diese sind nicht austauschbar, sondern ergänzen sich.
Was ist der Unterschied zwischen Lohnbuchhaltung und Lohnabrechnung?
Ganz kurz kann man den Unterschied so zusammenfassen:
Die Lohnbuchhaltung ist ein übergeordneter Prozess, der als Grundlage für die Lohnabrechnung dient. Die Abrechnung selbst ist schließlich die Umsetzung der durch die Lohnbuchhaltung ermittelten Ergebnisse.
In den nächsten Abschnitten stelle ich dir beides genauer vor, so dass der Unterschied zwischen Lohnbuchhaltung und Entgeltabrechnung klarer wird. Mit diesem Wissen weißt du, worauf du bei der Abwicklung achten musst.
Die Lohnbuchhaltung
Hierbei handelt es sich um einen wichtigen, aber leider auch sehr komplexen Teil der Buchhaltung im Unternehmen. Die Abwicklung der Lohnbuchhaltung wird notwendig, sobald du eigene Mitarbeiter beschäftigen möchtest. Als übergeordneter Unternehmensprozess umfasst sie alle Aufgaben, die mit der Verwaltung und Abrechnung der Löhne und Gehälter in Zusammenhang steht. Ziel ist eine korrekte und pünktliche Bezahlung deines Teams. Außerdem gilt es, gesetzliche Vorgaben einzuhalten.
Aufgaben in der Lohnbuchhaltung
Die Buchhaltung für Löhne und Gehälter setzt sich aus zahlreichen Unteraufgaben zusammen. Dazu gehören:
- Personalstammdatenpflege
Erfassung aller relevanten Mitarbeiterinformationen, unter anderem Name, Adresse, Sozialversicherungsnummer, Steuerklasse und Bankverbindung. Diese Daten solltest du direkt bei der Einstellung erfassen.
- Arbeitszeiterfassung
Die Erfassung von Arbeitszeiten ist die Grundlage für Lohn- und Gehaltszahlungen, die besonders häufig zu Fehlern in der Auszahlung führt. Sie dient dazu, tatsächlich geleistete Arbeitsstunden zu ermitteln und alles korrekt verbuchen zu können. Hierbei sind neben der Arbeitszeit auch Überstunden, Fehlzeiten, Urlaub und Krankentage relevant.
- Lohn- und Gehaltsberechnung
Im Rahmen der Lohnbuchhaltung ermittelst du außerdem das Brutto eines jeden Mitarbeiters. Dieses basiert auf der geleisteten Arbeitszeit sowie auf individuellen Vereinbarungen. Man unterscheidet hierbei zwischen Bruttolohn für gewerbliche Angestellte und Bruttogehalt für kaufmännische Angestellte.
- Abzug von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen
Auszahlen wirst du deinen Angestellten einen Nettolohn oder ein Nettogehalt. Um den Auszahlungsbetrag ermitteln zu können, musst du in der Lohnbuchhaltung die gesetzlichen Abzüge erfassen. Dazu gehören Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag und Sozialversicherungsbeiträge. Liegen Gehaltspfändungen gegen Mitarbeiter vor, kann sich das Netto weiter reduzieren.
- Lohnkonten
Zur Erfassung aller Daten und Abrechnungen führt die Lohnbuchhaltung Entgeltkonten, die steuerrechtlich verpflichtend sind.
- Lohnlisten
Sie bieten buchhalterische Übersicht über alle Löhne und Gehälter im ausgewählten Abrechnungszeitraum. Dadurch werden sie zum wichtigen Bestandteil für Liquiditätsplanung, Controlling und Ermittlung der Steuerlast.
- Meldungen an Behörden und Sozialversicherungsträger
Im Rahmen der Lohnbuchhaltung musst du alle verpflichtenden Meldungen fristgerecht übermitteln. Dazu gehören Meldungen an das Finanzamt und an Sozialversicherungsträger. Die Übermittlung findet parallel zur Erstellung der Entgeltabrechnung statt.
- Erstellung von Lohnabrechnungen:
Du musst für jeden Mitarbeiter eine Lohnabrechnung erstellen. Diese muss alle relevanten Informationen zu Brutto- und Nettolohn sowie eine Aufschlüsselung der Abzüge oder Zuschläge enthalten.
- Archivierung von Unterlagen:
Du bist verpflichtet, alle mit Ermittlung und Auszahlung der Entgeltleistungen in Verbindung stehendenden Unterlagen gesetzlichen Vorgaben entsprechend zu archivieren.
Was du über die Lohnbuchhaltung wissen musst
Wie du siehst, besteht dieser Teil der Buchführung aus zahlreichen Unteraufgaben. Fehler können weitreichende Folgen haben. So können sie beispielsweise zu Ärger mit dem Finanzamt führen, aber auch direkte Auswirkungen auf deine Mitarbeiter und die Liquidität des Unternehmens haben.
Darum erfordert die Lohnbuchhaltung ein hohes Maß an Sorgfalt. Da gesetzliche Vorgaben komplex sind und sich ändern können, ist es wichtig, auf dem neuesten Stand zu bleiben. Nur so gelingt es dir, den Überblick zu behalten und das Fehlerrisiko zu minimieren.
Eine moderne Buchhaltungssoftware, die auch die Lohnbuchhaltung abdeckt, ist grundsätzlich empfehlenswert. Sie unterstützt dich bei der Erfassung, Berechnung und Archivierung der Entgelte. Bei einfachen Lohnabrechnungen – wie zum Beispiel einem Minijob – setzen wir dabei gerne auf Lexware Office (ehemals Lexoffice) und begleiten dich bei der Einrichtung und Abwicklung.
Worin die Vorteile liegen und was du bei Lexware Office für Löhne und Gehälter wissen musst, habe ich hier für dich zusammengefasst:
Lohnbuchhaltung in Lexware Office: Mitarbeiter einstellen
Wird die Lohnabrechnung jedoch umfangreicher, arbeiten wir mit einem spezialisierten Drittsystem. Die relevanten Daten übernehmen wir anschließend in deine Buchhaltung – so bleibt alles ordentlich dokumentiert und sauber strukturiert.
Die Lohnabrechnung
Weiter oben habe ich bereits beschrieben, dass Lohnbuchhaltung und Lohnabrechnung zwei verschiedene Dinge sind, die sich ergänzen, aber nicht ersetzen. Die Entgeltabrechnung gehört zu den Aufgaben der Lohnbuchhaltung. Für Arbeitnehmer ist sie jedoch der wohl wichtigste Bestandteil, denn sie gibt an, wie viel Netto letztlich auf dem Konto landet. Schließlich ist sie das Dokument, auf dessen Basis die Lohn- oder Gehaltszahlung erfolgt.
Damit ist sie das wohl bedeutendste Output deiner Lohnbuchhaltung und kann besonders schnell für Ärger sorgen.
Ist die Lohnabrechnung fehlerhaft, ist eine nachträgliche Korrektur möglich. Änderungen sind dabei jedoch nicht rückwirkend, haben also eine Korrekturabrechnung oder eine Verrechnung zum nächsten Aufzahlungszeitraum zur Folge. Das kann vor allem bei Überzahlungen problematisch werden. Gemäß §812 BGB hast du zwar Anspruch auf eine Rückforderung, die Abwicklung ist aber aufwendig, denn: Du kannst nur das überzahlte Netto vom Mitarbeiter einfordern. Was Steuern und weitere Abgaben betrifft, so musst du die Verrechnung mit den entsprechenden Behörden und Kassen abstimmen.
Im Interesse deiner Mitarbeiter, aber auch im Interesse deines Unternehmens, solltest du Fehler bei Löhnen und Gehältern also unbedingt vermeiden!
Deshalb sind Lohnbuchhaltung und Lohnabrechnung so eng miteinander verbunden
Die Lohn- oder Gehaltsabrechnung ist das wirkungsvollste Ergebnis der Lohnbuchhaltung. Weist sie Fehler auf, liegt der Hund jedoch an anderer Stelle begraben:
Zu Fehlern in der Abrechnung kommt es nämlich, wenn du bereits in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung Irrtümer unterlaufen sind.
Die häufigsten Fehler in Lohnbuchhaltung und Lohnabrechnung
- Falsche Erfassung von Mitarbeiterdaten (Steuerklasse nicht korrekt, fehlerhafte Angaben usw.)
- Fehler in der Arbeitszeiterfassung (z.B. vergessene Überstunden oder Fehlzeiten, falscher Urlaubsanspruch, fehlerhafte, vergessene Berechnung der Zuschläge für Nacht-, Sonntags-, und Feiertagsarbeit oder Sonderzahlungen wie Weihnachtsgeld)
- Falsche Berechnung von Brutto und/oder Netto (z.B. Stundensatz, tarifliche Vereinbarungen, Folgen falscher Steuerklasse oder fehlerhafter Abzüge)
- Technische Ursachen (Anwendungsfehler oder Programmausfälle)
So sorgst du für eine optimale Lohnbuchhaltung und Lohnabrechnung
Effizienz und Richtigkeit sind die wichtigsten Maßstäbe in der Buchhaltung. Diese Tipps helfen dir dabei, sie zu erfüllen:
- Klare Prozesse und Strukturen
Effizienz ergibt sich aus klaren Routinen. Durch die Definition von Prozessen, klare Verteilung von Verantwortlichkeiten und transparente Dokumentation schaffst du den richtigen Rahmen dafür.
- Mitarbeiter schulen
Expertise ist bei diesem komplexen Thema ein Muss. Setze in der Lohnbuchhaltung also auf einschlägige Qualifikation und Erfahrung. Im Zweifelsfall kannst du die Lohnbuchhaltung auslagern. Viele externe Dienstleister können auch die Lohnabrechnungen erstellen und dich umfassend entlasten.
- Nutze professionelle Software
Maximale Sorgfalt gepaart mit hoher Effizienz kannst du in unserem bürokratischen Zeitalter eigentlich nur noch durch Automatisierung sicherstellen. Eine gute Software für die Lohnbuchhaltung verhilft deinem Unternehmen durch sinnvolle Schnittstellen und Digitalisierung zu mehr Erfolg.
- Kontrollen und Aktualisierungen
Wenn der Input (Lohnbuchhaltung) stimmt, steigt die Chance auf einen korrekten Output (Lohnabrechnung). Setze also auf regelmäßige Kontrollen und gute Datenpflege. Passe Mitarbeiterstammdaten bei Änderungen zuverlässig an.
- Vorgaben und Fristen
Um Säumniszuschläge durch verspätete Abführung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen zu umgehen, solltest du Fristen immer Blick behalten. Informiere dich außerdem regelmäßig über Gesetzesänderungen oder neue Regelungen für die Lohnabrechnung und -buchhaltung.
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