Mit der Anstellung von Mitarbeitern geht für viele Unternehmer ein Traum in Erfüllung: Der Bedarf an zusätzlichen Ressourcen durch neue Team-Mitglieder ist ein Zeichen von Erfolg und Wachstum. Doch mit dem Angestelltenverhältnis geht auch eine große Verantwortung einher. Neben vielen anderen Herausforderungen ist es deine Aufgabe, für eine pünktliche und korrekte Auszahlung der Löhne und Gehälter zu sorgen. Dass die Lohnabrechnung eine der komplexesten und zeitaufwendigsten Aufgaben im Backoffice ist, macht die Last dieser Verantwortung nicht gerade leichter. Verständlich, dass immer mehr Unternehmer die Lohnabrechnung auslagern. Doch lohnt sich das wirklich?
Die Herausforderungen der Lohnabrechnung
Eine deiner Pflichten als Arbeitgeber ist es, Monat für Monat Löhne und Gehälter zu zahlen. Dazu gehört es, die korrekte Entgelthöhe sowie Steuern und Sozialversicherungsbeiträge zu ermitteln. Außerdem musst du diverse gesetzliche Vorgaben und Fristen einhalten.
Diese Aufgabe ist aber nur die Spitze des Eisbergs, denn die eigentliche Arbeit beginnt schon bei der Verwaltung von Mitarbeiterstammdaten und der fortlaufenden Arbeitszeiterfassung. Die Lohnbuchhaltung reicht weit über die Erstellung von Entgeltabrechnungen hinaus, gipfelt aber in ihr. Denn an dieser Stelle werden Fehler sichtbar.
➡️ Du bist dir unsicher, worin genau der Unterschied zwischen Lohnbuchhaltung und Lohnabrechnung besteht? Das erläutere ich dir im Artikel Lohnbuchhaltung und Lohnabrechnung: Was du wissen musst.
Warum Unternehmen die Lohnabrechnung auslagern
In aller Regel gehört die Erstellung der Lohnabrechnungen in Unternehmen zu den besonders verhassten Aufgaben, und zwar aus diesen Gründen:
- hohe Komplexität
- Zeitintensität
- Fehleranfälligkeit
- regelmäßige Änderungen gesetzlicher Vorgaben
Die Lohnabrechnung erfordert deshalb:
- größte Sorgfalt
- ausreichend viel Zeit
- individuelle Abwicklung pro Mitarbeiter
- Expertise in der Lohnbuchhaltung und in gesetzlichen Vorgaben
- regelmäßige Weiterbildung
- fristgerechte Erstellung
Wie vielen anderen Unternehmern bereiten dir diese Herausforderungen Kopfzerbrechen? Du bist auf der Suche nach Alternativen, ohne gleich eine eigene Abteilung für Lohnbuchhaltung im Unternehmen etablieren zu müssen? Keine Sorge, denn es gibt einen schnellen und komfortablen Ausweg aus diesem Dilemma.
Lohnabrechnung auslagern – ist das die Lösung?
Die Komplexität der Lohnabrechnung nimmt proportional zu der Anzahl deiner Angestellten zu. Routine ist dabei eher die Ausnahme, denn die Entgeltabrechnung ist ein individueller Prozess. Nur selten gleichen sich die Parameter zweier Mitarbeiter. Doch aus den vielen Variablen ergeben sich Abweichungen, sobald sich auch nur die kleinsten Fehler einschleichen.
Fehler in der Lohnabrechnung musst du wiederum durch zeitaufwendige und komplizierte Korrekturen ausbügeln. Im besten Fall kannst du Ärger mit dem Finanzamt und schlechte Stimmung in deinem Team verhindern. Im Worst Case kommen dich Fehler jedoch teuer zu stehen.
Die gute Nachricht: Du musst dir diese Aufgabe nicht aufbürden. Die Entgeltabrechnung gehört zu den Aufgaben, bei denen Outsourcing besonders gängig ist. Kein Wunder, denn nur wenige Unternehmen ohne eigene Lohnbuchhaltung trauen sich an dieses Mammutprojekt heran.
Lass uns tiefer in das Thema eintauchen und die wichtigsten Fragen klären:
❓Solltest du die Lohnabrechnung auslagern?
❓Welche Vorteile des Outsourcings darfst du dabei erwarten?
❓Und wie genau gehst du das Auslagern der Gehaltsabrechnung am besten an?
Lohnbuchhaltung auslagern – die Vorteile
Outsourcing ist eine beliebte Möglichkeit, um Unternehmen „schlank“ zu halten. Das Prinzip der Verschlankung soll dafür sorgen, dass Unternehmer ihren vollen Fokus auf das Kerngeschäft richten können, indem sie notwendige Begleitaufgaben ausgliedern. Im Falle der Lohnabrechnung kommen die Vorteile des Outsourcings besonders gut zum Tragen:
- Zeitersparnis
- Entlastung interner Ressourcen
- Kosteneinsparung
- höchste Expertise
- geringere Investitionslast (keine neuen Mitarbeiter, Abteilungen oder Tools)
- Reduzierung des Fehlerrisikos
- fristgerechte Abwicklung
- Einhaltung von Datenschutz und Datensicherheit
- Flexibilität dank der Zuarbeit durch ein externes Lohnbüro
- Weniger Mental Load
Externes Lohnbüro finden: Tipps
Wenn du dich für das Outsourcing der Lohnabrechnung entscheidest, solltest du einen zuverlässigen Dienstleister wählen, dem du vertraust. Um einen passenden Dienstleister zu finden, gilt es, folgende Punkte abklären:
1. Leistungsumfang
Stell dir die Frage, welche Aufgaben du abgeben möchtest. Willst du nur die Lohnabrechnung auslagern oder auch andere Bereiche der Lohnbuchhaltung, vielleicht sogar die komplette vorbereitende Buchführung oder das Backoffice? Prüfe dann, ob das externe Lohnbüro all deine Wünsche abdecken kann.
Mein Tipp: Um maximal von Outsourcing profitieren zu können, solltest du einen Dienstleister suchen, der dir ein Komplettpaket anbieten kann. Auf diese Weise kannst du bei Bedarf weitere Aufgaben ausgliedern und die Zuarbeit stets deinem Unternehmenswachstum entsprechend anpassen. Flexibilität ist der Schlüssel zum Erfolg.
2. Expertise und Erfahrung
Möchtest du die Lohnabrechnung auslagern, sollte Fachwissen Priorität bei der Wahl des Dienstleisters haben. Es ist ein gutes Zeichen, wenn der Dienstleister auch weitere Bereiche der Buchhaltung anbietet. Ein breites Spektrum zeugt in diesem Fall von einem tiefen Verständnis für buchhalterische Vorgänge. Außerdem deutet der mögliche Rundum-Service darauf hin, dass das Buchhaltungsbüro mehrere Mitarbeiter mit individueller Expertise und Kenntnissen im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht beschäftigt. So weißt du deine Lohnabrechnung in besten Händen.
Tipp: Auch deine Unternehmensgröße ist ein wichtiger Faktor. Kläre ab, ob das Buchhaltungsbüro Erfahrung in deiner Branche und Unternehmensgröße mitbringt.
3. Transparente Kostenstruktur
Einer der größten Vorteile von Outsourcing ist die gute Planbarkeit. Durch eine klare Kostenstruktur bleibt der Auslagerung transparent und skalierbar, denn bei Bedarf kannst du das Leistungsvolumen flexibel anpassen. Dadurch erleichtert dir das Auslagern der Lohnabrechnung die Liquiditätsplanung. Das ist jedoch nur möglich, wenn dein externes Lohnbüro Preise transparent kommuniziert. Achte darauf, dass das Angebot zu deinem Budget passt. Dabei solltest du aber im Hinterkopf behalten, dass es sich hierbei um eine Investition handelt, die sich in vielerlei Hinsicht lohnt.
4. Lohnabrechnung und Datenschutz
In der Lohnabrechnung kommt es zur Verarbeitung sensibler persönlicher Daten. Deshalb musst du zwingend sicherstellen, dass der Anbieter deiner Wahl DSGVO-konform arbeitet. In diesem Rahmen solltest du dich auch informieren, welche Sicherheitsmaßnahmen für den Datenaustausch gelten.
5. Onboarding-Prozess und Kommunikation
Wenn du die Lohnabrechnung auslagern willst, ist das ein großer Schritt. Du solltest dem Buchhaltungsservice also gut vertrauen können. Der Aufbau dieses Vertrauens beginnt bereits beim Erstkontakt, zieht sich durch das Onboarding und festigt sich in der fortlaufenden Kommunikation. Achte also darauf, dass dein Dienstleister von Anfang an transparent mit dir kommuniziert und auf deine Fragen oder Wünsche eingeht.
Tipp: Es ist ein gutes Zeichen, wenn ein Büro für Lohnabrechnung dir eine kostenlose Erstberatung anbietet. Dabei kannst du die wichtigsten Punkte abklären und feststellen, ob die Chemie stimmt.
Wann sich das Auslagern der Lohnbuchhaltung nicht lohnt
Ich habe dir bereits sehr viele Vorteile des Outsourcings genannt. Trotzdem kann es Fälle geben, in denen Unternehmer die Lohnabrechnung selber erstellen sollten. Wann sich Outsourcing nicht lohnt? In diesen Fällen:
- Interne Fachkompetenz:
Arbeiten in deinem Unternehmen Personen mit Fachwissen im Lohn- und Sozialversicherungsrecht, kannst du die Lohnabrechnung an diese übertragen. In diesem Fall kann es rentabler sein, regelmäßig in Mitarbeiterschulungen statt in ein externes Lohnbüro zu investieren.
- Sehr kleine Unternehmen mit einfacher Lohnstruktur:
Löhne und Gehälter sind ein komplexes Thema. In wenigen Fällen kann der Aufwand aber dennoch sehr gering sein. Beschäftigst du nur sehr wenige Mitarbeiter mit Festgehalt und ohne weitere Besonderheiten, lohnen sich die Kosten für externe Dienstleister eventuell nicht.
- Äußerst komplexe Lohn- und Gehaltsstrukturen:
Andersherum kann es natürlich auch passieren, dass die Entgeltstrukturen in einem Unternehmen derartig individuell und komplex sind, dass ein externer Dienstleister die Anforderungen gar nicht abdecken kann. Zum Beispiel bei Provisionen, ins Ausland entsandten Mitarbeitern, hohem Pfändungsaufkommen, massiver Fluktuation, Saisonarbeit und vielem mehr. Dann gilt es zu prüfen, ob die Investition in eine gut aufgestellte Lohnbuchhaltung rentabler ist.
Lohnabrechnung auslagern – warum es sich in den allermeisten Fällen lohnt
Ausnahmen bestätigen die Regel. Man kann festhalten, dass sich das Outsourcing der Lohnabrechnung für sehr viele Unternehmen lohnt. Besonders vorteilhaft ist es, wenn ein Unternehmen auch weitere Bereiche der vorbereitenden Buchhaltung auslagern möchte. Arbeitet man in solch einem Fall mit einem breit aufgestellten Buchführungsservice zusammen, kann man maximal von der Zusammenarbeit profitieren.
Das Outsourcing der Lohnabrechnung kann eine sinnvolle Entscheidung sein, um Zeit, Kosten und Risiken zu reduzieren. Wenn du einen zuverlässigen Dienstleister wählst, investierst du in eine korrekte und termingerechte Lohnabrechnung.
Möchtest du regelmäßig praktische Tipps rund um die effiziente Backoffice-Gestaltung erhalten? Dann trage dich jetzt in unseren Newsletter ein und bleibe immer auf dem neuesten Stand.
Digitale Grüße,
deine Sabine 🙋🏼♀️
