Professionelles Forderungsmanagement ist nur etwas für Konzerne – oder? Im Gegenteil, denn gerade kleinere Unternehmen können Zahlungsausfälle nur schwer verschmerzen. So können großer Verzug oder ein vollständiger Ausfall von Zahlungen zur echten Existenzbedrohung werden. Dennoch vernachlässigen viele Freelancer und Gewerbetreibenden ihr Forderungsmanagement. In diesem Artikel möchte ich dir erklären, warum ein professionelles Mahnwesen für kleine Unternehmen und KMUs so wichtig ist und wie du es einführen kann.
Was ist Forderungsmanagement? So funktioniert ein gutes Mahnwesen für kleine Unternehmen
Der Begriff Forderungsmanagement setzt sich aus zwei für Unternehmen wichtigen Wörtern zusammen – Forderung und Management. Er beschreibt die professionelle Organisation des Mahnwesens. Doch was gehört zum Forderungsmanagement?
- Offene Posten und Zahlungsziele im Blick behalten
- Regelmäßige Überprüfung von Zahlungseingängen
- Klares Vorgehen im außergerichtlichen Mahnverfahren
- Berechnung von Verzugszinsen
- Umfassendes Wissen über den Einstieg in das gerichtliche Mahnverfahren
- Gegebenenfalls Anpassung der Zahlungsbedingungen für weitere Aufträge durch Kunden mit schlechter Zahlungsmoral
- Verwendung von Daten aus dem Forderungsmanagement für das Controlling
Die Aufgaben im Forderungsmanagement sind umfangreich. Im Grunde fließen sie aber alle in einem guten Mahnwesen zusammen. Dieses setzt einen Überblick über offene Forderungen voraus und legt die Basis für einen planbaren Cashflow.
In den nächsten Abschnitten möchte ich dir erklären, warum man gerade das Mahnwesen für kleine Unternehmen und KMUs nicht unterschätzen sollten.
Mahnwesen für kleine Unternehmen – einfach unverzichtbar
Für viele Unternehmer ist das Forderungsmanagement vor allem eines – nervige Schreibtischarbeit, die Zeit raubt. Geht es dir auch so? Dann solltest du diese Vorteile von gutem Mahnwesen kennen:
1. Liquiditätssicherung
Ohne geschmiertes Mahnwesen gehört Zahlungsverzug leider oft zum Standard. Zahlungsfähige oder zahlungsunwillige Kunden sitzen die Rechnung einfach so lange wie möglich aus. Je nachdem, wie häufig es zum Zahlungsverzug oder -ausfall kommt, kann eine schlechte Zahlungsmoral zum großen Problem für dich werden. Am Ende wirst dadurch vielleicht sogar du zum Unternehmer mit schlechter Zahlungsmoral, weil dir die Liquidität fehlt.
Pünktliche Zahlungseingänge verschaffen dir einen gesunden Cashflow und eine planbare Liquidität. So sorgen sie für unternehmerische Handlungsfreiheit.
Während große Unternehmen häufig finanzielle Polster haben, auf die sie zurückgreifen können, können Zahlungsausfälle für kleine Unternehmen existenzbedrohend sein. Im schlimmsten Fall kann sogar die Insolvenz drohen.
Ein Beispiel: Du schreibst monatlich „nur“ 5 Rechnungen in ähnlicher Höhe? Zahlen nur zwei deiner Kunden nicht pünktlich, sorgt das für eine um 40% geringere Liquidität im jeweiligen Planungszeitraum. Auch als Freelancer oder Kleinunternehmer solltest du das Forderungsmanagement also sehr ernst nehmen.
2. Höhere Kreditwürdigkeit
Du planst Investitionen, für die du Kapital aufnehmen musst? Dafür wird die Bank deine Bonität prüfen. Da du als Inhaber eines kleinen oder mittelständischen Unternehmens wahrscheinlich kein großes Anlagevermögen besitzt, kannst du der Bank nur Sicherheiten in Form von Privateigentum bieten. Das ist kein optimales Szenario.
Mahnwesen für kleine Unternehmen ist sinnvoll, um der Bank einen gesunden Cashflow belegen zu können. Dieser führt zu einer besseren Einstufung der Kreditwürdigkeit und bietet dir mehr Spielraum für Investitionen. Warum? Weil die Bank sieht, dass du deinen Verbindlichkeiten nachkommen kannst.
3. Professionelles Geschäftsgebaren
Strenges Anmahnen offener Rechnungen ist kleinkariert? Sicherlich nicht. Als Unternehmer musst du auch wie ein solcher denken und deine wirtschaftlichen Ziele nicht aus den Augen verlieren. Deine Kunden sind nicht irgendwelche Freunde, denen du einen Gefallen tun musst. Sie sind deine Geschäftspartner. Hast du deine Leistung erbracht, müssen sie ihre Pflicht erfüllen und deine Rechnung begleichen. Tun sie dies nicht, sind Zahlungserinnerung und Mahnung der professionelle Weg.
Du wirst erstaunt sein: Deine Kunden werden dir dein neues Mahnwesen nicht übelnehmen. Stattdessen werden sie dich als professionellen Unternehmer mit starker Außenwahrnehmung anerkennen. Ein strenges Forderungsmanagement hilft also nicht nur kurzfristig, wenn ein Kunde im Verzug ist: Auch langfristig ist es ein Segen. Es zeigt deinen Kunden, dass du offene Posten sehr ernst nimmst. Um Mahnungen und Verzugszinsen zu vermeiden, werden diese dann zunehmend fristgerecht überweisen.
Herausforderungen des Mahnwesens für kleine Unternehmen und Freelancer
Warum aber behandeln gerade kleinere Unternehmen ihr Mahnwesen so stiefmütterlich? Das kann unterschiedliche Gründe haben. Oft kommen sogar mehrere dieser Gründe zusammen.
Mangel an Zeit und Ressourcen
Gutes Forderungsmanagement kann zeitintensiv sein. Beschäftigst du keine Angestellten im Backoffice, beziehungsweise in der Finanzbuchhaltung, ist es eine weitere Aufgabe, die du abdecken musst. Darum gehört das Mahnwesen oft zu den Bereichen, die man so lange aufschiebt, bis bereits Liquiditätsengpässe entstehen.
Mein Tipp: Mach dir den Zeitmangel zum Freund anstatt zum Gegner und setze auf Automatisierung im Mahnwesen. Mit dem richtigen Tool und einer Schnittstelle zu deiner lexoffice-Buchhaltung kannst du dein Mahnwesen zeitsparend gestalten. Folge dem hinterlegten Link, um noch mehr Tipps für die Buchhaltung zu bekommen.
Fehlendes Wissen im Mahnwesen für kleine Unternehmen
- Wann darf man mahnen?
- Muss man erst eine Zahlungserinnerung schreiben?
- Braucht es eine Mahngebühr und wie hoch darf die Mahngebühr sein?
- Wie funktionieren Verzugszinsen und wie kann ich Verzugszinsen berechnen?
- Wie schreibt man eine Mahnung richtig?
Als Expertin für Buchhaltung frage ich neue Kunden anfangs immer, warum sie einzelne Unternehmensaufgaben bislang nicht optimal erledigen konnten. Neben Grund Nummer 1 – Zeitmangel – nennen viele von ihnen auch diesen: fehlendes Knowhow.
Außergerichtliches Mahnwesen kann komplex sein. Darum ist es wichtig, ein solides Grundwissen zu haben. Wenn dir dieses noch fehlt, solltest du das Mahnwesen auslagern. Dazu bist du noch nicht bereit? Dann eigne dir auf jeden Fall fundiertes Wissen an. In meinem Artikel erkläre ich dir, wie du Verzugszinsen berechnen kannst.
Persönliche Hemmschwellen
Das Schreiben von Mahnungen oder gar die manchmal notwendige Einleitung des gerichtlichen Mahnwesens ist für viele Unternehmer mit emotionalen Hürden verbunden. Sie scheuen den Kontakt mit säumigen Schuldnern oder rücken sich selbst in die Rolle eines Bittstellers. Kennst du dieses Gefühl?
Ja? Auch wenn diese Ängste unnötig sind, ist es vollkommen nachvollziehbar, dass sie dich vom gezielten Forderungsmanagement abhalten. In dem Fall kannst du dich „hinter jemandem verstecken“. Dazu kannst du jemanden einstellen oder dein Mahnwesen mit der Buchhaltung auslagern.
Über diese Möglichkeit möchtest du mehr erfahren? Folge dem Button, um mehr über diese Form der Dienstleistung zu lesen.
Outsourcing vorbereitende Buchhaltung
Funktionierendes Mahnwesen für kleine Unternehmen und KMUs etablieren
Als Expertin für Buchhaltung weiß ich, wie wichtig gutes Forderungsmanagement ist. Weil ich es meinen Kunden und mir immer möglichst einfach machen möchte, habe ich die passenden Tipps für dich.
Wenn auch du dein Mahnwesen optimieren möchtest, empfehle ich dir folgende Schritte:
- Buchhaltung digitalisieren (mein Tool-Tipp: lexoffice)
- Rechnungserstellung und Rechnungsversand in lexoffice zeitsparend erledigen
- Mahnwesen automatisieren und an lexoffice anbinden (mein Tool-Tipp: autoMahntion)
Mahnen wie ein Big Player
Du hast Angst, meine Tipps nicht umsetzen zu können? Ich gebe zu, dass die Umstellung auf die digitale Buchhaltung und die Einrichtung praktischer Tools viel Zeit in Anspruch nehmen kann. Du musst also erst einmal ein wenig Zeit investieren, um dann Zeit sparen zu können.
Doch mit der Zeit ist es wie mit den Finanzen: Wo nichts ist, kann man nichts holen. Hast du kein Geld, kannst du nicht investieren. Hast du keine Zeit, kannst du keine zusätzlichen Aufgaben erledigen. Ein Teufelskreis? Nicht unbedingt, denn du kannst dir jederzeit Hilfe holen.
Und zwar Hilfe, die zu dir und deinen Bedürfnissen passt.
Du wünschst dir das Komplettpaket und möchtest am liebsten gar nichts mehr über offene Posten, Summen und Salden, Buchungen oder Steuern hören? Dann kannst du deine vorbereitende Buchhaltung auslagern. Wenn du nicht nur jemanden suchst, der alles nach Schema F erledigt, sondern in deinem Sinne mitdenkt und Prozesse straffen kann, bin ich die richtige Dienstleisterin für dich.
Eigentlich willst du lieber weiterhin alles selber machen, brauchst dazu aber unbedingt eine sinnvolle Struktur und die passende Software? Dann kann ich dir gerne auch beratend zur Seite stehen oder die gewünschte Software bequem für dich einrichten. So kannst du direkt loslegen – ohne Angst und ohne Unsicherheit.
Wenn du dein Mahnwesen für kleine Unternehmen wie ein Big Player gestalten möchtest, sollten wir beide unbedingt miteinander sprechen. Lass uns in einem unverbindlichen Gespräch herausfinden, wie wir dein Forderungsmanagement zum Cashflow-Garant machen können. Klicke jetzt auf den Button, um dir einen Termin in meinem Kalender zu blocken.
Zu deinem kostenlosen Erstgespräch.
Digitale Grüße,
deine Sabine 🙋🏼♀️
