Wenn deine Kunden ihre Rechnungen nicht fristgerecht bezahlen, stellt das eine Gefährdung deiner Liquidität dar. Zurecht möchtest du, dass Außenstände möglichst bald beglichen werden. Der Schlüssel dazu, Kunden zum Zahlen ihrer offenen Rechnungen zu motivieren, ist ein gut funktionierendes Mahnwesen. Außerdem kannst du Verzugszinsen berechnen. Wie hoch Verzugszinsen sein dürfen und ab wann Verzugszinsen zulässig sind, erkläre ich dir in diesem Beitrag.
Zahlungsverzug – Ab wann Verzugszinsen berechnen?
Verzugszinsen sind eine in §286 BGB geregelte Maßnahme, die du ergreifen kannst, wenn deine Kunden in Zahlungsverzug geraten. Dazu müssen deine Kunden aber wissen, dass sie in Verzug sind, weshalb eines dieser Kriterien erfüllt sein muss:
- Das in deiner Rechnung angegebene Zahlungsziel ist verstrichen, ohne dass der Betrag auf deinem Konto eingegangen ist.
- Du hast deinen Kunden durch eine Mahnung auf den Zahlungsverzug aufmerksam gemacht. Oder:
- Es war kein Zahlungsziel vereinbart, so dass automatisch die gesetzliche 30-Tage-Frist Anwendung fand und überschritten wurde.
Verzug tritt übrigens fairerweise nur dann ein, wenn du deine Vertragspflicht ordnungsgemäß erfüllt hast. Das heißt, die Ware muss geliefert oder die Dienstleistung erbracht sein. Außerdem kannst du keine Verzugszinsen berechnen, wenn Forderungen verjährt sind.
Praxistipps zum Einstieg ins Mahnwesen
In der Geschäftswelt kann es sinnvoll sein, nicht direkt mit Verzugszinsen zu arbeiten, sondern erst einmal mit einer Zahlungserinnerung zu beginnen. Diese kann freundlich per Telefon, aber auch schriftlich erfolgen. Möglicherweise ist deine Rechnung beim Kunden einfach nur im alltäglichen Chaos untergegangen oder er hatte Liquiditätsprobleme. Durch eine Zahlungserinnerung kannst du ihn noch einmal darauf aufmerksam machen, dass er die Zahlungsfrist nicht eingehalten hat, ohne gleich „schwere Geschütze“ aufzufahren.
Dieses Vorgehen empfehle ich dir besonders bei Kunden, mit denen du gerne zusammenarbeitest und bei denen Zahlungsverzug eher die Ausnahme als die Regel ist. Glänzen Kunden allgemein durch eine schlechte Zahlungsmoral oder sogar Zahlungsunwilligkeit, kannst du aber auch direkt mit dem außergerichtlichen Mahnverfahren beginnen.
Du willst mehr über außergerichtliches und gerichtliches Mahnwesen erfahren? Dann möchte ich dir gerne meinen Blogbeitrag zum Thema Zahlungsverzug ans Herz legen.
Kunden zahlen nicht – wozu Verzugszinsen
Gleich werde ich dir die Formeln für Verzugszinsen zeigen. Vorher möchte ich dir aber noch kurz erklären, wozu diese Zinsen überhaupt dienen. Verzugszinsen erfüllen zweierlei Zwecke, und zwar diese:
- Bei Verzugszinsen handelt es sich um Kosten, die dein Kunde zusätzlich zum Rechnungsbetrag begleichen muss. Und wer möchte zusätzliche Kosten nicht gerne vermeiden? Säumniszinsen dienen also dazu, Kunden zur Zahlung zu motivieren. Somit machen Verzugszinsen dein Mahnwesen wirkungsvoller.
- Auch, wenn du dich selbst darum kümmerst: Dein Mahnwesen ist teuer: Es kostet Zeit, die du auf gewinnbringende Aufgaben verwenden könntest. Und es kostet Geld, das du für Strom, Briefmarken oder ähnliches aufbringen musst. Verzugszinsen können deine Aufwände für Mahnungen ausgleichen.
Formel für Verzugszinsen: So kannst du Verzugszinsen berechnen
Der Großteil von uns hat das Berechnen von Verzugszinsen früher mal in der Schule gelernt. Doch wie bei so vielen anderen Dingen ist es dabei so: Was man nicht regelmäßig braucht, vergisst man. Aus Angst, gegen Gesetze zu verstoßen oder die Formel für Verzugszinsen falsch anzuwenden, verzichten viele Unternehmer darauf. Oder aber das Mahnwesen funktioniert nicht gut, und man ist froh, überhaupt irgendeine Form von Mahnung auf den Weg zu bringen…
Doch, was dir zusteht, solltest du dir auch holen – und zwar mit einer dieser Verzugszinsen-Formeln:
- B2B: Verzugszinsen = Rechnungsbetrag x (Basiszinssatz + 5%) / 100 x Verzugstage / 365
- B2C: Verzugszinsen = Rechnungsbetrag x (Basiszinssatz + 9%) / 100 x Verzugstage / 365
Erklärung der Formel für Verzugszinsen
Um die Höhe der Verzugszinsen zu berechnen, benötigst du drei Angaben:
- den Betrag der überfälligen Rechnung
- den gültigen Basiszinssatz (Stand März 2023: 1,62%)
- die Verzugs- oder Säumnistage, also die Kalendertage, die zwischen Fälligkeit und Mahndatum liegen
Die Rechnungshöhe kannst du ganz einfach deiner Ausgangsrechnung entnehmen. Auch die Säumnistage sind im Nu ermittelt. Probleme bereitet meist der aktuelle Basiszins. Aber keine Angst – viel steckt eigentlich nicht dahinter. Ich empfehle dir, den aktuellen Basiszinssatz direkt bei der Bundesbank zu recherchieren. Diese gibt den Zinssatz frei – immer am 01. Januar und am 01. Juli eines jeden Jahres.
Stand heute (März 2023) liegt der Basiszinssatz bei 1,62% (Quelle: https://www.bundesbank.de/de/presse/pressenotizen/basiszinssatz-902556#).
Wenn dein Kunde Privatverbraucher ist, rechnest du zum aktuellen Basiszins 9% dazu (gemäß aktueller Basiszinssatz 10,62%).
Ist dein Kunde Unternehmer, musst du die B2C-Formel für Verzugszinsen verwenden und zum Basiszins 5 Prozentpunkte addieren.
Alles Weitere ergibt sich aus der Formel. Du musst also nur noch einsetzen und rechnen.
Verzugszinsen berechnen: Ein Beispiel
Angenommen, du hast Waren an einen Endverbraucher (privat) geliefert. Zahlungsziel für die Rechnung in Höhe von 80€ war der 02. Februar. Dein Kunde befindet sich aber bereits 27 Tage im Verzug. So lautet die Rechnung:
Formel für Verzugszinsen (B2C):
Verzugszinsen
= Rechnungsbetrag x (Basiszinssatz + 9%) / 100 x Verzugstage / 365
= 80 € x 10,62% / 100 x 27 / 365
= 80 € x 0,1062 x 27 / 365
= 0,284712328767€
= 0,28 € (kaufmännisch gerundet)
Du darfst also 0,28 € Verzugszinsen berechnen. Der Gesamtbetrag, den dein Kunde nun begleichen muss, beträgt 80,28 €. Bleibt er weiterhin in Verzug, kannst du die Verzugszinsen natürlich anpassen. Als letzter Säumnistag gilt der Tag, an dem die Überweisung auf deinem Konto eingeht.
Verzugszinsen berechnen ist dir zu kompliziert?
Zugegeben, die Berechnung erinnert ein wenig an den Mathematikunterricht in der Schule. Um es dir leichter zu machen, kannst du dir die Formel hinterlegen – zum Beispiel in einem Tabellenkalkulationsprogramm. Dann kannst du einfach die jeweiligen Angaben einsetzen. Achte dabei stets darauf, dass der Basiszinssatz aktuell ist.
- Klingt noch immer zu kompliziert?
- Da verzichtest du lieber auf Geld, das dir zusteht?
- Überhaupt kannst du für das Mahnwesen eigentlich keine Zeit aufbringen?
Mahnwesen auslagern
Kunden zahlen nicht. Das kommt vor. Aber offene Forderung gefährden deine Liquidität. Je länger du Außenstände mit dir herumschleppst, desto ärgerlicher wird es. Der Worst Case: Deine Kunden bekommen Wind davon, dass du nicht (oder nur sporadisch) mahnst, und nutzen deine „Gutmütigkeit“ aus. Glaube mir, ein geschmiertes Mahnwesen ist wichtig, denn es schafft Struktur! Einmal etabliert, wird das Mahnen mit Verzugszinsen zur Routine!
Kannst du diese Routine selbst nicht erschaffend und dich auch nicht fortlaufend darum kümmern, solltest du diese Aufgabe auslagern. Gerne übernehme ich das für dich! Außerdem kannst du auch andere lästige Aufgaben aus dem Backoffice auslagern.
Erfahre mehr über mein Angebot!
Hast du noch Fragen rund um außergerichtliches oder gerichtliches Mahnwesen, Zahlungsverzug, Verzugszinsen oder andere Backoffice-Themen? Dann nimm gerne Kontakt zu mir auf. Sicherlich finden wir eine gute Lösung – für dich und dein Business!
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Verzugszinsen – nicht kleinlich, sondern fair
In der Vergangenheit ist mir aufgefallen, dass viele Unternehmer Sorge haben, als kleinlich abgestempelt zu werden, wenn sie Verzugszinsen berechnen. Deshalb – und aus Zeitnot – lassen sie es einfach sein. Bitte behalte im Hinterkopf, dass diesem Thema ein ganzer Paragraph gewidmet wurde – §286 BGB Verzugszinsen. Es steht dir zu, deinen zusätzlichen Aufwand durch das Berechnen von Säumniszinsen auszugleichen. Und du arbeitest doch nicht umsonst – oder?
Digitale Grüße,
deine Sabine 🙋🏼♀️
