Wenn du jetzt an deine Buchhaltung denkst, was siehst du? Eine volle Ablage? Papierchaos bestehend aus Belegen der letzten paar Monate, die nur darauf warten, endlich von dir bearbeitet zu werden? Einen Stapel Rechnungen, die du noch überweisen musst, jedoch ohne Überblick, wann welche Zahlungsfrist abläuft? Dann wird es höchste Zeit, etwas zu ändern! Buchhaltung outsourcen hilft dir und deinem Business wieder Struktur zu bekommen. Durch Unterstützung von einem Experten hast du von nun an einen Punkt weniger auf deiner ToDo-Liste Du wirst sehen, wie gut sich Buchhaltung anfühlen kann!
Was bedeutet eigentlich outsourcen?
Der Begriff „Outsourcing“ kommt aus dem Englischen und wird mit auslagern übersetzt. Im betriebswirtschaftlichen Bereich wird damit die Abgabe von einzelnen Aufgaben oder gesamten Bereichen eines Unternehmens an einen externen Dienstleister bezeichnet. Der Dienstleister ist Experte in seiner angebotenen Tätigkeit. Er schafft daher dieselben Aufgaben in kürzerer Zeit und mit besserem Ergebnis. Doch warum solltest du als Unternehmer überhaupt anfangen, Bereiche aus deinem Business auszulagern?
Mehr Kundenaufträge gleich weniger Zeit
Ziel eines jeden Unternehmens sollte es sein, möglichst hohe Umsätze zu generieren. Durch ein hohes Auftragsvolumen und qualitativ hochwertige Leistungen beziehungsweis Produkte, die du zu hohen Preisen anbieten kannst, erhöhst du deine Einnahmen. Doch genau hier wirst du sehr schnell ein Problem bekommen. Desto mehr du für deine Kunden arbeitest, desto weniger Zeit hast du für die administrativen Aufgaben deines Business, wie zum Beispiel der Buchhaltung.
Und genau an diesem Punkt solltest du dir Unterstützung durch Auslagerung einzelner Aufgaben oder gesamter Bereiche deines Unternehmens suchen. Fange am besten mit dem Punkt Buchhaltung outsourcen an.
Buchhaltung outsourcen: diese Vorteile solltest du bedenken
Die Buchhaltung ist ein elementarer Bestandteil deines Unternehmens. Du solltest sie auf keinen Fall vernachlässigen. Lagerst du sie aus, musst du keine Zeit mehr in diese Aufgabe investieren und profitierst zusätzlich noch von einer Menge Vorteile.
Du kannst dich wieder auf dein Kerngeschäft konzentrieren und sparst dabei sogar noch Geld
Wie wäre es, wenn du den Kopf wieder frei hättest für dein eigentliches Kerngeschäft? In diesem Bereich bist du gut – nicht umsonst sind deine Kunden bereit, für deine Dienstleistung beziehungsweise dein Produkt Geld zu bezahlen. Sie wären jedoch niemals bereit, dich für deine Tätigkeiten im Bereich Buchhaltung zu bezahlen (außer natürlich, das ist genau die Dienstleistung, die du anbietest). Daher ist es für dich kostengünstiger, deine Buchhaltung auszulagern. Du kannst deine Zeit in deine angebotene Dienstleistung beziehungsweise in deine angebotenen Produkte investieren und somit deine Einnahmen erhöhen.
Experten erzielen bessere Ergebnisse mit weniger Zeitaufwand
Ein weiterer Vorteil beim Thema Buchhaltung outsourcen ist das Expertenwissen. Der externe Dienstleister ist Experte auf seinem Gebiet. Dadurch erzielt er ein besseres Ergebnis mit weniger Zeitaufwand, als du investieren müsstest. Dies ist vor allem dann wichtig, wenn gewisse Fristen und Termine eingehalten werden müssen.
Im Bereich der Buchhaltung geht es vor allem um deine Einnahmen und Ausgaben. Hast du beispielsweise nicht das nötige Wissen, welche Ausgaben du als Betriebsausgaben ansetzen darfst, verlierst du am Ende sogar bares Geld. Durch niedrigere Ausgaben ist dein Gewinn höher und damit auch der Betrag, den du versteuern musst. Mit einem Experten an deiner Seite kannst du dich immer sicher sein, dass deine Zahlen optimiert werden und dein Unternehmen so wirtschaftlich wie nur möglich wird.
Würdest du es zeitlich schaffen, dich immer rechtzeitig über Neuerungen zu informieren?
Stell dir mal vor, du hast es trotz Zeitmangel geschafft, dich in die Buchhaltung einzuarbeiten und nun alles so gut wie es dir möglich ist erledigt. Damit hört das Thema aber leider nicht auf! Gesetze ändern sich und meist treten mit jedem neuen Jahr Änderungen und Anpassungen in Kraft, die berücksichtigt werden müssen. Auf diese musst du immer wieder aufs Neue reagieren.
Zusätzlich beginnt spätestens im nächsten Monat das Ganze wieder von vorne. Deine Belege aus dem aktuellen Kalendermonat müssen wieder bearbeitet werden. Bist du sicher, dass du das zeitlich schaffen kannst? Beziehungsweise stell dir eher mal die Frage: Willst du überhaupt ständig mit dem Thema konfrontiert werden?
In welchem Umfang möchtest du deine Buchhaltung outsourcen?
Wenn du nun zu dem Entschluss gekommen bist, dass du deine Buchhaltung outsourcen willst, stellt sich nur noch die Frage, in welchem Umfang du auslagern möchtest. Du kannst entweder deine komplette Buchhaltung auslagern oder nur einzelne Teilbereiche.
Im Folgenden möchte ich dir drei Ebenen der Auslagerung vorstellen. Natürlich gibt es noch viele weitere Aufgaben, die ausgelagert werden können. Was für dich und dein Unternehmen infrage kommt, solltest du individuell mit dem Dienstleister deiner Wahl besprechen.
Das Buchen deiner Belege auslagern
Einen Teilbereich der Buchhaltung, den du auf alle Fälle auslagern solltest, ist das Buchen deiner Belege. Im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung bieten viele Büroservices oder auch Office Managements diese Dienstleistung an. Hier gibst du deine Belege, egal ob Eingangsbeleg oder Ausgangsbeleg, an den externen Dienstleister ab und dieser verbucht sie in einem Buchhaltungsprogramm für dich. Du musst dich also um nichts weiter kümmern, also die Belege rechtzeitig und vollständig abzugeben! Wenn du mit dem Begriff Office Management aktuell noch nichts anfangen kannst, dann lies dir gerne diesen Blogbeitrag zum Thema Aufgaben eines Office Managements durch.
Die Rechnungserstellung auslagern
Ein weiterer Teilbereich der Buchhaltung ist die Erstellung deiner Ausgangsrechnungen. Auch diesen Bereich lässt sich gut auslagern. In diesem Fall erstellt der externe Dienstleister die Rechnungen für dich und schickt sie auf Wunsch auch direkt an deine Kunden. Du hast somit keine lästige Arbeit am Computer und kannst dich bereits deinem nächsten Auftrag widmen.
Gerade bei den Rechnungen kann man viel falsch machen. Auf jeder ordnungsgemäßen Rechnung müssen bestimmte Informationen enthalten sein. Fehlen diese, kann es im Falle einer Betriebsprüfung zu negativen Konsequenzen führen. Auch die altbekannte Methode, Rechnungen in Word zu schreiben und dann als PDF zu verschicken, ist genau genommen unzulässig. Daher ist es ratsam, gerade in diesem Bereich einen Experten um die Erstellung einer Rechnungsvorlage in einem Buchhaltungsprogramm zu bitten.
Kontrolle der Zahlungsbewegungen sowie Mahnwesen auslagern
Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die Kontrolle der Zahlungsbewegungen, also sowohl Zahlungseingänge als auch -ausgänge auf deinen Geschäftskonten, durch einen Dienstleister kontrollieren zu lassen. Dadurch stellst du sicher, dass alle Rechnungen von dir pünktlich beglichen werden und keine Mahngebühren fällig werden. Ebenso hast du so stets den Überblick, ob alle deine Kunden die Rechnungen, die du ihnen gestellt hast, beglichen haben oder du noch offene Zahlungseingänge hast.
Sollte ein Kunde die Rechnung nicht rechtzeitig begleichen, beginnt der Mahnprozess. Auch diese Aufgaben kannst du von deinem externen Dienstleister erledigen lassen.
Tipp: lasse deine Belege direkt digitalisieren
Ich persönlich würde dir raten, bei der Wahl des Dienstleisters darauf zu achten, dass deine Belege bei der im Buchungsprozess direkt digitalisiert werden. Gerade in der heutigen Zeit ist es nicht mehr notwendig, alles nur in Papierform aufzubewahren.
Ganz im Gegenteil! Wusstest du, dass wenn du einen Beleg digital, also beispielsweise per E-Mail, bekommst, du rein rechtlich gesehen die E-Mail aufbewahren musst? Sprich druckst du den Beleg aus und löschst dann die E-Mail, in der der Beleg als Anhang dir zugeschickt wurde, machst du es eigentlich schon falsch. Daher rate ich dir, solche E-Mails in einem Unterordner abzuspeichern und dort aufzubewahren.
Fazit zum Thema Buchhaltung outsourcen
Wie du siehst, ist das Thema Buchhaltung ein sehr umfangreicher Bereich. Es gibt viel, worauf man achten muss und es ist eine Menge Fachwissen notwendig. Ich rate dir daher dringend dazu, diesen Bereich so schnell wie möglich an einen Experten auszulagern. Auch wenn dadurch im ersten Schritt Mehrkosten für dich entstehen. Es gibt keinen Bereich, in dem du eine Investition so schnell positiv merken wirst!
Hast du Fragen zum Thema Buchhaltung outsourcen? Oder suchst du einen Experten, der sich um deine vorbereitende Buchhaltung kümmert? Dann wirf gerne einen Blick auf meine angebotenen Dienstleistungen wie beispielsweise dem Backoffice oder schreib mir direkt eine Nachricht über das Kontaktformular.
Ich freue mich, von dir zu hören und wünsche dir alles Gute für dich und dein Business!
Digitale Grüße,
deine Sabine 🙋🏼♀️
