Du hast einen eigenen Onlineshop oder möchtest ins E-Commerce einsteigen? Dabei möchtest du nicht nur ein kleines Taschengeld nebenher verdienen, sondern langfristig wachsen und erfolgreich werden? Dann solltest du eines wissen: Die E-Commerce-Buchhaltung ist besonders komplex. In manchen Bereichen sogar deutlich komplexer als die Buchführung anderer Branchen. Anfangs ist das vielleicht machbar, doch wenn deine Auftragszahlen steigen, kann schnell Chaos ausbrechen. Darum möchte ich dir in diesem Artikel erklären, wie du deine Online-Shop-Buchhaltung optimieren kannst, um auch in Zukunft auf Erfolgskurs zu bleiben.
Online-Shop-Buchhaltung optimieren, und zwar frühzeitig!
Der Gesetzgeber zwingt Unternehmer zu einer ordnungsgemäßen Buchführung. Kein Wunder, denn diese legt die Basis für deine steuerliche Zahllast. Natürlich liegt dem Gesetzgeber viel daran, dass deine Zahlen korrekt, vollständig und nachvollziehbar sind.
Größere Unternehmen haben in der Regel eine eigene Abteilung für die Finanzbuchhaltung. Diese kümmert sich um alle relevanten Dinge: das Verbuchen von Zahlungseingängen, das Mahnwesen, das Begleichen von Verbindlichkeiten und vieles mehr. Es ist sinnvoll, wenn Profis am Werk sind, denn ohne das nötige Grundwissen bietet die Buchführung einfach zu viele Fallstricke. Fehler können aber leider Konsequenzen nach sich ziehen.
Besonders fehleranfällig und zeitintensiv ist die E-Commerce-Buchhaltung. Sie erfordert viel Aufmerksamkeit und einen Blick fürs Detail. Gerade bei einem hohen Bestellaufkommen verbringen Onlinehändler unheimlich viel Zeit mit manuellen Aufgaben. Mein liebstes Beispiel dafür: der Zahlungsabgleich. Darauf werde ich an späterer Stelle noch genauer eingehen.
Als Expertin für Buchhaltung im E-Commerce kenne ich die typischen Zeitfresser und zum Glück auch passende Lösungen. Meine Erfahrung zeigt, dass viele Händler dem Thema anfangs zu wenig Aufmerksamkeit schenken. Ist das bei dir auch der Fall? Das rächt sich spätestens, wenn der Shop ins Wachstum kommt. Darum mein Rat:
Du solltest deine Online-Shop-Buchhaltung optimieren – so früh wie möglich!
Nur so legst du die Basis für ein gesundes Wachstum, das du auch tatsächlich verwalten kannst.
Warum du deine Online-Shop-Buchhaltung optimieren solltest
Ich möchte dir etwas verraten: Nicht nur das Finanzamt hat Interesse daran, dass deine Buchhaltung ordnungsgemäß ist. Auch du profitierst von „sauberen Büchern“. Kannst du deine Online-Shop-Buchhaltung optimieren, schlägst du also zwei Fliegen mit einer Klappe.
Mehr Transparenz für dich
Zahlen lügen nicht. Sie geben Aufschluss über deinen Unternehmenserfolg. Eine vollständige und korrekte Buchhaltung ermöglicht dir einen Überblick über deine finanzielle Situation und legt sogar die Basis für künftige Planungen. Darum solltest du deine Online-Shop-Buchhaltung optimieren und deuten lernen.
Ordnungsgemäß und rechtssicher
Eine mangelhafte oder fehlerhafte Buchführung kann eine Reihe an Problemen nach sich ziehen, zum Beispiel diese:
- Zeitintensive und komplexe Korrekturen
- Unnötig viel Korrespondenz mit dem Steuerberater
- Versäumen von Fristen
- Zu hohe steuerliche Zahllast
- Säumnisgebühren
- Geldstrafen und allgemein Ärger mit dem Finanzamt
- Außerturnusmäßige Betriebsprüfungen
Um diese Art von Ärger zu vermeiden, solltest du die Buchführung im Onlineshop sehr ernstnehmen. Egal, wie klein oder groß dein Shop ist.
Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit
Bist du kein reiner Hobby-Händler, liegt dir dein unternehmerischer Erfolg sicherlich am Herzen. Wohlmöglich planst du, dein Business weiter auszubauen, neue Produkte zu vertreiben, neue Vertriebskanäle oder Märkte zu erschließen.
Derartige Pläne solltest du nur umsetzen, wenn du deine Zahlen ganz genau kennst. So weißt du, ob, wann und wie viel du investieren kannst. Eine optimierte Buchhaltung erleichtert dir also die Finanzplanung.
Und dazu kommt ein weiterer Punkt: Je höher dein Auftragsaufkommen, desto mehr Arbeit fällt hinter den Kulissen an: Du musst mehr Geschäftsvorfälle buchen, mehr organisieren und mehr Zahlungen abgleichen.
Gerade der Zahlungsabgleich kann schwerfällig sein. Als Online-Shop-Betreiber möchtest du deinen Kunden natürlich auch beliebte Zahlungsmethoden wie Klarna oder PayPal anbieten. Die Zahlungsdienstleister sind käuferfreundlich und steigern deine unmittelbare Liquidität. Gleichzeitig sorgen sie aber auch für einen erhöhten Verwaltungsaufwand in der Buchhaltung. Mit dem richtigen Tool kannst du den Zahlungsabgleich automatisieren und deine Online-Shop-Buchhaltung optimieren. Folge dem Link, um zu erfahren, welche Software für Onlineshops nicht fehlen darf.
Mehr Zeit fürs Kerngeschäft
Kannst du deine Online-Shop-Buchhaltung optimieren, bedeutet das, dass sie zeitsparender wird. Dadurch ist sie weniger fehleranfällig und gleichzeitig kein großes Damoklesschwert mehr. Nimmt sie wenig Zeit in Anspruch, kannst du dich voll und ganz auf dein Kerngeschäft konzentrieren, dein Marketing ausbauen und den Bedürfnissen deiner Kunden gerecht werden. Oder du investierst die neu gewonnene Zeit in Freunde, Familie und Hobbys. Pausen reduzieren dein Mental Load und versorgen dich mit frischer Energie. Beides kommt deinem Unternehmenserfolg zugute.
So kannst du deine Online-Shop-Buchhaltung optimieren
Ich möchte es meinen Kunden und mir immer gerne so einfach wie möglich machen. Je weniger Zeit für notwendige To-Dos wie die Buchführung draufgeht, desto mehr Zeit bleibt nämlich für das Kerngeschäft.
Als Expertin für Buchhaltung und Digitalisierung habe ich es mir zum Ziel gemacht, selbst extrem komplexe Bereiche wie die E-Commerce-Buchhaltung stark zu vereinfachen. Meine Kunden dürfen sich über eine weitgehend automatisierte Buchhaltung freuen und haben den Kopf für andere Dinge frei. In den nächsten Abschnitten möchte ich dir ein paar praktische Tipps mit auf den Weg geben, mit denen auch du deine Online-Shop-Buchhaltung optimieren kannst.
1. Auf digitale Buchhaltung setzen
Weißt du, was paradox ist? E-Commerce ist eine digitale Branche. Dennoch setzen viele Shop-Betreiber bei der Buchhaltung auf analoge Abläufe. Sie erledigen Aufgaben manuell, schreiben Listen, füllen Excel-Tabellen aus und versinken in Arbeit.
Das muss nicht sein. Die E-Commerce-Buchhaltung bietet so viel Potenzial für Digitalisierung und Automatisierung! Nutze diese Vorteile, wenn du deine Online-Shop-Buchhaltung optimieren willst!
Es gibt praktische Programme, die dir dabei helfen, deine Bücher auf ein neues Level zu heben. Im ersten Schritt solltest du die vorhandene Buchhaltung digitalisieren, eine sinnvolle Ordnerstruktur erschaffen und dann bei der laufenden Buchhaltung am Ball bleiben.
Für möglichst viel Prozessautomatisierung kannst du beispielsweise auf lexoffice setzen (lexoffice für Onlineshops). Das Buchhaltungsprogramm ist für Unternehmer geeignet, die Grundkenntnisse in der Buchführung haben, sich aber eine intuitive Software mit allen wichtigen Funktionen wünschen. Damit kannst du fortlaufende Buchungen zeitsparend erledigen und deine Belege sicher in der Cloud archivieren. Auf diese Weise kannst du von jedem Ort aus und jederzeit auf deine Buchhaltung zugreifen. Egal, ob du zu Hause im Büro deines Onlineshops sitzt oder am Strand mit Dropshipping Geld verdienen möchtest.
Du weißt nicht, wie du die Umstellung angehen sollst? In meinem Workbook Digitale Buchhaltung führe ich dich Schritt für Schritt durch den Prozess.
2. Schnittstellen nutzen und Buchhaltung automatisieren
Gute Buchhaltungsprogramme wie lexoffice ermöglichen dir die Anbindung weiterer praktischer Tools. Mit ihnen kannst du Backoffice und Online-Shop-Buchhaltung optimieren, ohne viel Zeit investieren zu müssen. Diese Tools fürs E-Commerce habe ich bei meinen Kunden im Einsatz:
- Zahlungsabgleich automatisieren: PayJoe
- Smartes Multi-Channeling: Billbee
- Funktionales E-Commerce: Shopify
- Belege managen: GetMyInvoices
- Controlling automatisieren: Adam
Diese Tools kannst du bequem an deine lexoffice-Buchhaltung anbinden und damit für einen automatisierten Datenaustausch sorgen. So greifen die einzelnen Tools sinnvoll ineinander, um dir den Rücken freizuhalten.
3. Groß denken
Du hast das Gefühl, du kannst das alles auch ohne spezielle Software jonglieren? Respekt! Bedenke aber, dass sich das schnell ändern kann. Es wäre schade, wenn du dich dann aus Angst vor noch mehr Buchhaltung bewusst klein halten würdest.
Planst du unternehmerisches Wachstum, organisiere dein Business bereits jetzt entsprechend. Informiere dich über sinnvolle Tools, beginne mit dem Team-Aufbau und/oder lagere einzelne Unternehmensaufgaben aus. Das Delegieren verschafft dir den nötigen Spielraum, den du für dein Wachstum benötigst.
Jetzt in deine Zukunftsfähigkeit investieren und die Online-Shop-Buchhaltung optimieren
Warte nicht, bis deine Buchhaltung zum Flaschenhals deines Unternehmens wird. Schaffe schon frühzeitig die Voraussetzungen für nachhaltiges Wachstum. Mit einer optimierten Buchhaltung bist du bestens gerüstet für die Zukunft und kannst deine Erfolgsgeschichte im E-Commerce weiterschreiben.
Du möchtest deine Online-Shop-Buchhaltung optimieren, doch dir fehlen Zeit und Expertise? Dann könnte Outsourcing die passende Lösung für dich sein. Als Experten für E-Commerce-Buchhaltung unterstützen mein Team und ich dich gerne bei der Prozessoptimierung. Dabei können wir praktische Tools für dich einrichten, Schnittstellen aktivieren oder sogar die laufende Buchführung für dich abwickeln. So kannst du deiner eigenen Expertise nachgehen und deinen Shop zum Boomen bringen – ohne Angst vor dem Finanzamt. Lass uns deine Ideen und Fragen am besten gemeinsam besprechen – kostenlos und unverbindlich. Klicke jetzt auf den Button, um dir deinen Wunschtermin zu sichern.
Digitale Grüße,
deine Sabine 🙋🏼♀️
