Wenn dein Business wächst, kommt der Punkt, an dem du Unterstützung benötigst. Dabei hast du zwei Möglichkeit: Du kannst einen Mitarbeiter einstellen oder Freelancer beauftragen. Beide Optionen haben spezifische Vorteile, die zu deinem Unternehmenserfolg beitragen können. Wenn du dir unsicher bist, ob du lieber Mitarbeiter einstellen oder Freelancer suchen solltest, lies jetzt unbedingt weiter. In diesem Artikel stelle ich dir beide Modelle vor. Außerdem erhältst du wertvolle Informationen dazu, was du bei der Buchhaltung beachten musst.
Mitarbeiter einstellen oder Freelancer – Allgemeines
Bevor wir uns konkret mit den beiden Möglichkeiten auseinandersetzen, solltest du die wichtigsten Unterschiede zwischen festangestellten Mitarbeitern und Freelancern kennen.
Stellst du Personal ein, wirst du zum Vorgesetzten – mit allen Rechten und Pflichten. Letztere solltet ihr in einem Arbeitsvertrag definieren. Das Entgelt für ihre Arbeit erhalten deine Angestellten in Form von Lohn (gewerbliche Angestellte) oder Gehalt (kaufmännische Angestellte). Du musst dich also mit dem Thema Lohnbuchhaltung, aber auch mit Arbeitsrecht auseinandersetzen.
Wenn du einen Freelancer beauftragst, sieht das anders aus. Ein Freelancer arbeitet auf eigene Rechnung. Das bedeutet, er ist – wie du – Unternehmer. Somit wirst du nicht zu seinem Chef, sondern zu einem Geschäftspartner. Auch hierbei ergeben sich natürlich Rechte und Pflichten, weshalb es sich empfiehlt, einen Vertrag anzufertigen. Da der Freelancer nicht in deinem Business angestellt ist, entlohnst du ihn für seine Leistungen, indem du seine Rechnungen begleichst.
Mitarbeiter einstellen oder Freelancer buchen – das Wichtigste in Kürze
Damit du ein Gefühl dafür entwickeln kannst, welches Modell besser zu dir passt, solltest du die Vorteile kennen. So kannst du abwägen, wo deine Prioritäten liegen und die für dich beste Wahl treffen. Diese Fragen kannst du dir schon jetzt beantworten und später zur Entscheidungsfindung nutzen:
- Wie hoch ist dein Budget?
- In welchen Aufgabenbereichen wünschst du dir Hilfe?
- Wie hoch ist der Stundenbedarf – Vollzeit, Teilzeit, wenige Stunden pro Woche?
- Möchtest (und kannst) du Hardware und Software bereitstellen?
- Bist du mit arbeitsrechtlichen Vorschriften vertraut?
- Ist die Zusammenarbeit auf Augenhöhe ein großes Anliegen?
- Wie gut soll sich deine neue Unterstützung mit deinem Business identifizieren?
- Und letztlich: Wie schätzt du deinen Bedarf in absehbarer Zukunft ein?
Mitarbeiter einstellen: Diese Vorteile hat die Festanstellung
Nach wie vor entscheiden sich die meisten Unternehmen für die klassische Festanstellung. Der wichtigste Grund dafür ist in der Regel die gute Planbarkeit. Du bist unsicher, ob du Mitarbeiter einstellen oder Freelancer beauftragen solltest? Diese Gründe sprechen für die Festanstellung:
- Fixkosten:
Die Festanstellung bietet eine konkrete Grundlage für die Liquiditätsplanung, für Preiskalkulationen und für zukünftige Investitionen.
- Identifikation:
Personal, das fest in einem Betrieb angestellt ist, kann sich häufig besser mit dem Business und den Unternehmenszielen identifizieren.
- Planbarkeit:
Die vertraglich festgelegten Arbeits- und Urlaubszeiten sind bindend. Tritt keine Krankheit ein, kannst du also konkret planen.
- Sicherheit:
Tritt kein triftiger Grund ein, der eine fristlose Kündigung rechtfertigt, gilt die festgelegte – mindestens aber die gesetzliche – Kündigungsfrist. Kündigt ein Mitarbeiter überraschend, kannst du dich innerhalb dieser Frist nach einem Nachfolger umsehen.
- Attraktivität des Angestelltenverhältnisses:
Der Großteil der Menschen auf dem Arbeitsmarkt sehnt sich nach Sicherheit und sucht diese bevorzugt in einem Angestelltenverhältnis. Nach wie vor ist dieses Modell also sehr beliebt, was dir eine gute Auswahl an Bewerbern bescheren kann.
- Günstigste Variante bei hohem Stundeneinsatz:
Ist dein Bedarf an Zuarbeit so hoch, dass man ihn nur durch viele Wochenstunden decken kann, ist eine Festanstellung meist die kostengünstigste Variante.
Was du über die Festanstellung wissen solltest
Wenn dein Team wächst, ist das ein riesengroßer Schritt für dich und dein Business. Darauf darfst du stolz sein! Damit sich die Dinge weiterhin in die richtige Richtung entwickelt, solltest du aber auch die Herausforderungen kennen, die sich dadurch ergeben.
Stellst du einen Mitarbeiter fest an, bist du Chef. Das heißt, du solltest Führungsqualitäten haben, dich gleichzeitig mit allen relevanten Rechten und Pflichten vertraut machen. Ein weiterer Punkt, der jetzt sehr wichtig wird: die Lohnbuchhaltung.
Fehler in der Lohnbuchhaltung können Konsequenzen nach sich ziehen: unzufriedene Mitarbeiter, Ärger mit dem Finanzamt oder Krankenkassen, aufwendige Korrekturen und vieles mehr. Das macht dir Angst?
Keine Sorge, denn lexoffice erleichtert dir die Abwicklung von Löhnen und Gehältern. Das vielseitige Buchhaltungsprogramm bietet alle Funktionen, die es dazu braucht:
- Erfassung der Mitarbeiter inklusive Stammdaten zur Person, Stundenzahl, Vergütung, Steuerinformationen und mehr
- Erstellung und Versand aller relevanten Meldungen an Finanzämter und Krankenkassen
- Zahlungslauf für Löhne und Gehälter
- Automatisiertes Verbuchen der geleisteten Zahlungen
Mehr über die Lohnbuchhaltung in lexoffice erfährst du auf meinem Blog.
Das kannst du nicht alleine?
Egal, wie viel Hilfestellung dir lexoffice bieten kann – die Lohnbuchhaltung kannst oder willst du keinesfalls selbst erledigen? Als Office Managerin und Expertin für lexoffice greife ich dir gerne unter die Arme. Buche dir ein kostenloses Erstgespräch, um ganz unverbindlich mit mir über die nächsten Schritte zu sprechen.
Freelancer beauftragen: Diese Vorteile hat die Zusammenarbeit
- Expertentum:
Freelancer zeichnen sich meist durch maximale Expertise in ihrem Bereich aus. Das heißt, du arbeitest mit Profis zusammen.
- Einfache Buchhaltung:
Erfasse die Kosten für deine Freelancer als Eingangsrechnung, verbuche sie entsprechend und begleiche sie. Mein Tipp: Klare Verträge bieten dir die volle Kostenkontrolle und vereinfachen deine Finanzplanung.
- Engagement und Ehrgeiz:
Kundenbindung und -gewinnung sind in der Selbstständigkeit das A und O. Freelancer arbeiten meist besonders engagiert, um dich als Kunden halten zu können oder von dir weiterempfohlen zu werden.
- Keine Betriebsblindheit:
Freelancer richten ihren Blick von außen auf dein Business, können also oft wertvolle Impulse bieten. Die Tatsache, dass sie mehrere Kunden und einen breiten Erfahrungsschatz haben, verstärkt diesen Effekt.
- Mehr Flexibilität:
Du benötigst nur ein paar Stunden pro Woche Hilfe? Oder nur kurzfristig für ein anstehendes Projekt? Eine Festanstellung ist in solch einem Fall überproportional viel Bürokratie verbunden, während du den Freelancer-Vertrag flexibel auf deinen Bedarf zuschneiden kannst.
- Individuell anpassbar:
Dein Unternehmen geht durch die Decke? Die erhofften Umsätze bleiben aus? Neue Aufgabenbereiche tun sich auf, während andere unnötig werden? Die Zusammenarbeit mit Freelancern bietet dir die Flexibilität, die du dir wünschst.
- Allrounder:
Viele Freelancer haben selbst ein tolles Team und können daher verschiedenste Aufgabenbereiche abdecken. Dadurch hast du immer nur einen Ansprechpartner, aber verschiedene Experten, die dein Business vorantreiben. Erfahre mehr darüber, wie du Unternehmensaufgaben sinnvoll auslagern kannst.
Was du über die Arbeit mit Freelancern wissen solltest
Freelancer bieten dir unwahrscheinlich viel Flexibilität. Das macht sie besonders attraktiv für dich, wenn du mit deinem Business mitten im Wachstum steckst. Je nach Branche und Aufgabenbereich ist die Beauftragung eines Freelancers remote möglich.
Durch die Arbeit mit einem Freelancer sparst du dir die komplexe Lohnbuchhaltung. Auch, wenn du diese in lexoffice schnell und einfach erledigen könntest, verzichtest du darauf lieber? Die Freelancer-Rechnung kannst du dann wie andere Eingangsrechnungen behandeln und in lexoffice verbuchen. Durch die Arbeit mit dem Buchhaltungsprogramm kannst du viele Abläufe automatisieren, dauerhaft Zeit und Geld sparen zu können.
Damit dabei nichts schiefgeht, solltest du klar zwischen Fremdleistungen und Freelancer unterscheiden. Du kennst den Unterschied nicht? In meinem Artikel über typische Fehler in lexoffice gehe ich darauf ein.
Mitarbeiter einstellen oder Freelancer – das Fazit
Du siehst: Beide Modelle haben Vorteile. Eine pauschale Antwort auf die Frage, „Mitarbeiter einstellen oder Freelancer beauftragen?“ gibt es deshalb nicht. Du solltest also immer eine Einzelfallentscheidung treffen: Welches Modell passt im Moment besser zu dir und deinem Business?
Ich selbst habe mich für eine Mischung entschieden. In Bereichen, wo eine Festanstellung sinnvoller ist, habe ich Mitarbeiter eingestellt. In anderen Bereichen bevorzuge ich die hohe Flexibilität und Expertise, die sich durch die Arbeit mit Freelancern ergibt. Du kannst also auch beide Modelle miteinander kombinieren – so, wie es für dich am besten passt!
Bist du immer noch unsicher, ob du Mitarbeiter einstellen oder Freelancer buchen solltest? Vor allem die Frage um die Buchhaltung bereitet dir Sorgen? Lass uns gerne über deine Wünsche, Ängste und Anforderungen sprechen – kostenlos und unverbindlich.
Digitale Grüße,
deine Sabine 🙋🏼♀️
