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Lohnbuchhaltung in lexoffice: Mitarbeiter einstellen

Ordner mit Aufschrift Lohnabrechnung

Dein Business boomt, weshalb du dein eigenes Team aufbauen möchtest? Das freut mich für dich! Doch dabei kommen verschiedene Herausforderungen auf dich zu. Du musst trotz Fachkräftemangels geeignete Bewerber finden und dir Kompetenzen in der Personalführung aneignen. Dabei kann ich dich gerade leider nicht unterstützen. Dafür kann ich dir bezüglich der Lohnbuchhaltung weiterhelfen: So einfach kannst du mit lexoffice Mitarbeiter einstellen und diese im System erfassen.

Mitarbeiter einstellen – (k)ein komplexes Prozedere

Du kannst dir sicherlich schon denken, dass das Einstellen neuer Mitarbeiter einen Rattenschwanz an buchhalterischen Herausforderungen nach sich zieht. Wenn dein Knowhow in der Buchhaltung sich auf Erinnerungen an den Wirtschaftsunterricht in der 10. Klasse beschränkt, solltest du die Buchhaltung auslagern.

Warum sich Outsourcing der Buchhaltung lohnt

Experten wie ich können dafür sorgen, dass deine Buchführung ordnungsgemäß, vollständig und nachvollziehbar ist. Weil nicht nur Einnahmen, sondern auch alle relevanten Ausgaben sauber erfasst werden, beschert dir diese Investition wahrscheinlich sogar eine beträchtliche Senkung deiner Steuerlast. Gleichzeitig hast du den Kopf wieder frei für die Dinge, die wirklich zählen: das Kerngeschäft und dein Privatleben.

Möchtest du mehr darüber erfahren, wie so eine Zusammenarbeit aussehen könnte? Gerne können wir deinen konkreten Bedarf besprechen – unverbindlich und völlig kostenlos.

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Entschlossener Einzelkämpfer?

Natürlich musst du die Buchhaltung nicht auslagern. Wenn du über ausreichend viel Zeit und Knowhow verfügst, kannst du sie selbst erledigen. Sogar dann, wenn komplexe Aufgaben wie das Anlegen neuer Mitarbeiter anstehen. Besonders einfach geht das in lexoffice. Das Buchhaltungsprogramm bietet zahlreiche praktische Funktionen und passt sich deiner Unternehmensgröße flexibel an. Wenn du mehr über sinnvolle lexoffice-Funktionen erfahren möchtest, solltest du diesen Blogbeitrag lesen.

Ich möchte dich trotzdem vorwarnen: Du wirst nicht jeden Tag Mitarbeiter einstellen und in lexoffice erfassen. Das Prozedere wird also eher kein Teil deiner alltäglichen Aufgaben werden. Daher wirst du wahrscheinlich keine Routine entwickeln. In diesem Artikel gebe ich dir eine Checkliste an die Hand. Diese kannst du immer wieder hervorholen, wenn du wieder neue Mitarbeiter einstellen und in lexoffice anlegen möchtest.

Via lexoffice Mitarbeiter einstellen – was du in lexoffice beachten musst

Beim Einstellen von Personal fallen schon Aufgaben an, bevor du Mitarbeiter in lexoffice erfassen kannst. Diese solltest du kennen und möglichst sorgfältig erledigen. In den folgenden Abschnitten bekommst du einen Leitfaden zum Mitarbeiter Einstellen mit lexoffice.

 1. Arbeitsvertrag fertigstellen

Verwende für den Arbeitsvertrag einen Vordruck, den du mit individuellen Daten anpassen kannst. Dazu kannst du auch das lexoffice Arbeitsvertrag Muster verwenden, das die Betreiber der Software zum kostenlosen Download anbieten. Es ist natürlich ebenso möglich, den Arbeitsvertrag selbst zu erstellen. Achte beim Arbeitsvertrag darauf, in Hinblick auf Urlaubstage, Kündigungsfristen & Co nicht gegen geltendes Arbeitsrecht zu verstoßen.

Stelle außerdem sicher, dass der Arbeitsvertrag alle notwendigen Angaben enthält und von beiden Parteien unterschrieben ist. Erst dann wird die Anstellung rechtskräftig.

2. Arbeitsvertrag buchhalterisch erfassen

Die im Arbeitsvertrag enthaltenen Daten sind nicht nur für die Rechtsklarheit wichtig, sondern auch für die Buchhaltung. Du musst buchhalterisch nämlich einige Informationen erfassen, darunter diese:

  • Name und Anschrift deines Mitarbeiters
  • Arbeitszeit (täglich, wöchentlich, monatlich, Kernarbeitszeit, Schichtmodell)
  • Urlaubsanspruch
  • Bezahlung (Bruttolohn oder -gehalt)
  • Laufzeit des Arbeitsverhältnisses (zum Beispiel Befristung)

Diese Mitarbeiterstammdaten musst du beim Erfassen des neuen Arbeitnehmers in lexoffice angeben. Sie und die Informationen aus dem Personalfragebogen (dazu mehr im nächsten Abschnitt) legen die Basis für Gehalts- oder Lohnzahlungen.

3. Personalfragebogen

Für die vollständige Erfassung deines neuen Teammitglieds solltest du einen Personalfragebogen verwenden. Damit du dabei nichts vergisst, stellt lexoffice dir solch einen Fragebogen zur Verfügung. Drucke diesen aus und bitte deinen Mitarbeiter darum, den Bogen möglichst leserlich und vollständig auszufüllen. Andernfalls bleiben Rückfragen nicht aus. Diese kosten jedoch unnötig Zeit, die dir dann an anderer Stelle fehlt.

Der Fragebogen dient dazu, alle wichtigen Daten zu erfassen. Neben der Bankverbindung für die Lohn- oder Gehaltszahlungen umfasst er Informationen zu steuerrelevanten und krankenversicherungstechnischen Angelegenheiten.

4. Sozialversicherungsnummer erfragen

Möchtest du Arbeitgeber werden, musst du deine angehenden Angestellten um ihre Sozialversicherungsnummer bitten. Du brauchst sie, um elektronische Pflichtmeldungen in lexoffice an die Sozialversicherung zu versenden. Dazu zählen die Meldungen an Krankenkasse, Rentenversicherung, Arbeitsagentur und Pflegeversicherung. Die Nummer dient dabei der eindeutigen Zuordnung des Sozialversicherungspflichtigen. Ebenso musst du die Nummer erfassen, um die Inanspruchnahme von Leistungen für deinen Arbeitnehmer zu beantragen – zum Beispiel Entgeltfortzahlungen.

Am besten weist du dein neues Teammitglied darauf hin, dass es sich hierbei nicht um die Krankenversicherungsnummer handelt. Häufig kommt es dabei nämlich zu einer Verwechslung.

Um Ärger auszuschließen, solltest du dich frühzeitig darum kümmern. Möchtest du mit lexoffice Mitarbeiter einstellen, kommt dir das Programm ein wenig entgegen: So kannst du bis zu zwei Entgeltabrechnungen ohne Sozialversicherungsnummer erstellen. In dieser Zeit versucht das Buchhaltungsprogramm, die Nummer selbst zu ermitteln. Ist dies nicht möglich, musst du die Sozialversicherungsnummer in lexoffice erfassen. Weitere Abrechnungen sind sonst nicht möglich.

5. Minijobber in lexoffice erfassen

In der heutigen Zeit werden Arbeitsmodelle immer vielseitiger. Je nach Bedarf oder Branche kannst du also natürlich auch einen Minijob ausschreiben. Für die Lohnbuchhaltung ergibt sich damit aber eine weitere Besonderheit, die du beachten musst.

Seit einer Gesetzesänderung im Jahr 2013 sind auch Arbeitnehmer im Minijob rentenversicherungspflichtig. Das heißt, du musst für deinen Mitarbeiter einen Pauschalbetrag an die Rentenkasse abführen. Außerdem muss der Arbeitnehmer einen Eigenanteil tragen.

Ein Ausschluss der Rentenversicherungspflicht bei Minijob ist möglich, muss aber vom Arbeitgeber formell bei der Rentenversicherung beantragt werden. Um Korrekturen durch Abrechnungsfehler ausschließen zu können, solltest du den Wunsch deines Arbeitnehmers frühzeitig ermitteln und den Antrag einreichen.

Mit lexoffice Mitarbeiter einstellen – Gute Vorbereitung ist das A und O

Grundsätzlich ist egal, mit welchem Buchhaltungsprogramm du arbeitest, denn überall gilt: Du musst dich frühzeitig um die Erfassung neuer Arbeitnehmer kümmern. Doch was bedeutet „frühzeitig“? Wann sollte man neue Mitarbeiter in der Buchhaltung erfassen?

Idealerweise erfasst du ein neues Teammitglied möglichst bald, nachdem ihr beide den Arbeitsvertrag unterschrieben habt. Kannst du Mitarbeiter vor der ersten Abrechnung erfassen, ist nämlich alles in trockenen Tüchern.

Kommt es – warum auch immer – dazu, dass eine Erfassung vor der ersten Entgeltabrechnung nicht möglich ist, ist das kein Weltuntergang. Es erschwert dir das Prozedere aber spürbar.

Mitarbeiter zu spät in lexoffice erfasst – was nun?

Ein Mitarbeiter soll die Arbeit aufnehmen, doch du hast ihn noch nicht in lexoffice angelegt. In diesem Fall musst du mit dem lexoffice Support in Kontakt treten. Dort kannst du eine nachträgliche Abrechnung anfragen. Diesem Wunsch kommt der lexoffice Kundenservice in der Regel entgegen. Stell dich aber darauf ein, dass es noch eine Weile dauern wird, bis dieser Fauxpas vollständig bereinigt ist: Eine Korrektur ist nämlich erst am Ende des Folgemonats möglich.

Etwas anders verhält es sich, wenn lediglich die Sozialversicherungsnummer fehlt. Dann hast du zwei „Kulanzmonate“, während derer du die Nummer nachträglich erfassen, aber dennoch abrechnen kannst. Das verspätete oder unvollständige Erfassen gehört zu den typischen Stolperfallen bei der Festanstellung.

Digitale Personalakte

Auch wenn du alle Mitarbeiterinformationen sauber in lexoffice hinterlegt hast, solltest du eingereichte Dokumente deiner Arbeitnehmer sorgfältig archivieren. Um ein Papierchaos zu vermeiden, empfehle ich dir eine digitale Personalakte. Du weißt nicht, wo du diese am besten abspeichern sollst, denn deiner Ablage fehlt es an Struktur? Sicherlich kann dir meine kostenlose Ordnerstruktur zum Download weiterhelfen.

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Dokumente für Arbeitnehmer in lexoffice erstellen

Dokumente, die du neu für deine Arbeitgeber erstellen musst, kannst du übrigens direkt in lexoffice generieren. Die Software bietet dir dazu zahlreiche Vorlagen, zum Beispiel für Arbeitszeugnisse, Anträge, Verdienstnachweise und ähnliches. Der Vorteil?

Viele dieser Dokumente kannst du vollkommen automatisiert erstellen. So kosten sie dich keine unnötige Zeit, sind aber ordnungsgemäß und korrekt. Erstellst du ein Dokument in lexoffice, ist dieses außerdem automatisch hinterlegt. So findest du es jederzeit wieder.

Fazit: Mitarbeiter einstellen – ein großer Schritt, der gut geplant sein will

Für Unternehmer, die bereits einige Mitarbeiter haben, ist das Einstellen neuer Mitglieder kein so großer Schritt. Möchtest du aber erst Chef werden, ist diese Entscheidung mit viel Aufregung und einigen Fallstricken verbunden.

Der beste Weg, diese Fallstricke zu umgehen, ist die richtige Vorbereitung! Stelle also unbedingt sicher, dass du alle notwendigen Personalstammdaten für lexoffice frühzeitig zur Hand hast.

Ist Personal erst einmal in lexoffice erfasst, kannst du über das Programm Löhne und Gehälter erstellen. Außerdem versendet die Software alle Pflichtmeldungen automatisch. Auf diese Weise wird das Beschäftigen eines Teams auch für einen Neuling gut machbar.

Problem beim Anlegen neuer Mitarbeiter in lexoffice?

Du arbeitest bereits mit lexoffice, stößt aber nun an deine Grenzen? Nicht weiter tragisch, immerhin stellst du ja nicht jeden Tag neue Mitarbeiter ein! Als lexoffice Premium Coach weiß ich genau, worauf ich achten muss, wenn ein Unternehmer über lexoffice Mitarbeiter einstellen möchte. Komm also mit deiner Frage gerne direkt auf mich zu – im lexoffice 1. Hilfe Call finden wir sicher eine Lösung für dein Problem!

1. Hilfe Call für lexoffice buchen.

Digitale Grüße,

deine Sabine 🙋🏼‍♀️

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