Die Buchhaltung eines Unternehmens basiert auf Einnahmen und Ausgaben. Diese musst du der Transparenz und Nachvollziehbarkeit halber ordnungsgemäß erfassen – korrekt und vollständig. Wenn du über solides Grundwissen im Rechnungswesen verfügst, kannst du einfache Einnahmen und Ausgaben in lexoffice sicherlich buchen, ohne ins Schwitzen zu kommen. Doch was, wenn der Sachverhalt komplexer ist? Was vielen meiner Kunden immer wieder Probleme bereitet, sind Anschaffungen mit Finanzierung.
Auch du stehst vor dieser Herausforderung? Dann solltest du jetzt weiterlesen. In diesem Artikel erkläre ich dir Schritt für Schritt, wie du in lexoffice Anschaffungen mit Finanzierung verbuchen kannst.
Was ist das Besondere an Anschaffungen mit Finanzierung?
Eine Finanzierung, auch Ratenkauf genannt, ist nichts anderes als ein Kredit. Um die buchhalterischen Zusammenhänge bei Anschaffungen mit Finanzierung zu verstehen, solltest du wissen, was genau den Ratenkauf ausmacht:
- Dein Vertragspartner stellt dir das Produkt – zum Beispiel ein Auto – direkt zur Verfügung.
- Im Gegenzug verpflichtest du dich dazu, das Produkt gemäß eurer Vereinbarung zu bezahlen.
- Eine Bank löst das Produkt zum Kaufpreis bei deinem Vertragspartner ab.
- Du zahlst Raten an die Bank.
- Je nach Vertrag leistest du außerdem eine Anzahlung.
- Für den Kredit zahlst du der Bank Zinsen.
- Bei Vertragsabschluss wirst du zum Besitzer des Produktes, jedoch nicht zum Eigentümer.
- Das Eigentum geht erst an dich über, wenn du die Kreditsumme vollständig beglichen hast.
Buchhalterische Herausforderung bei Anschaffungen mit Finanzierung
Du hast dir eben Kriterien durchgelesen, die typisch für einen Kauf auf Raten sind. Als Privatverbraucher musst du dir darüber keine großen Gedanken machen: Solange du deine Schulden tilgst, wirst du den Unterschied zwischen Besitz und Eigentum im Alltag kaum bemerken.Anders sieht es aus, wenn du Unternehmer bist, denn:
Möchtest du die Anschaffung in lexoffice verbuchen, stehst du erst einmal vor einem Dilemma:
Dem Wert deiner Anschaffung (Beleg) muss auch eine entsprechende Zahlung gegenüberstehen. Doch bei der Finanzierung leistest du Zahlungen, die sich zwar auf einen Beleg beziehen, jedoch vom Rechnungsbetrag abweichen. Wie also geht man vor, wenn man in lexoffice Anschaffungen mit Finanzierung verbuchen möchte?
Schritt-für-Schritt-Anleitung: In lexoffice Anschaffungen mit Finanzierung verbuchen
Um dir die Buchungen in lexoffice erklären zu können, möchte ich den Sachverhalt konkreter gestalten:
Wir nehmen also an, du hast dich dazu entschieden, einen Firmenwagen zu finanzieren. Der Einfachheit halber gehen wir von einem Kaufpreis in Höhe von 20.000€ (brutto) aus.
Per Überweisung leistest du nach Vertragsunterzeichnung eine Anzahlung von 5.000€. Den Rest möchtest du in monatlichen Raten von 500€ bezahlen.
Du brauchst Hilfe bei der Umsetzung?
Du verwendest bereits lexoffice, kommst aber gerade überhaupt nicht weiter? Kein Problem! Ich kann dich da gerne durchlotsen oder dir bei allgemeinen Fragen zu lexoffice beraten. Nach unserem Erste Hilfe Call bekommst du die Aufzeichnung von mir, damit du meine Lösung in Ruhe nachvollziehen und umsetzen kannst.
Hier geht ́s zum lexoffice Erste Hilfe Call.
So kannst du deine finanzierte Anschaffung in lexoffice verbuchen:
1. Ausgabe erfassen
Zunächst musst du deinen Ausgabenbeleg in lexoffice erfassen. In diesem Fall handelt es sich dabei um die Rechnung, die dir das Autohaus ausgestellt hat. Also um einen Betrag von 20.000€. Dabei gehst du so vor:
- Wähle im Erfassungsmenü „Ausgabe“ aus, und gib an, woher die Rechnung stammt.
- Fülle die Felder „Belegnummer“ und „Belegdatum“ aus.
- Als Zahlart hinterlegst du „noch nicht bezahlt“.
- Im Feld „Fälligkeit“ kannst du das Belegdatum eintragen.
- Als Art der Ausgabe hinterlegst du KFZ.
- Nun wählst du den Steuerschlüssel aus und trägst den Rechnungsbetrag ein.
Fast fertig: lexoffice wird dich beim Speichern der Belegdaten fragen, ob du die Anlage abschreiben möchtest. Dies bestätigst du.
2. Anzahlung erfassen
Da du für dein neues Firmenauto jetzt nur eine Anzahlung geleistet hast, kannst du auch nur diese als Zahlung erfassen. Wir gehen davon aus, dass du deine Anzahlung über dein Geschäftskonto geleistet hast. Außerdem nehmen wir an, lexoffice importiert deine Kontobewegungen automatisch.
- Wähle die Zahlung unter „Finanzen“, dann „Bank“ aus und ordne sie deinem Ausgabenbeleg aus Punkt 1. zu.
- Selbstverständlich möchte dein Buchhaltungsprogramm nun wissen, weshalb Rechnungs- und Zahlbetrag nicht übereinstimmen.
- Als Differenzgrund wählst du nun „Teilabgleich“ aus.
- Setze nun den offenen Restbetrag auf „Privat“.
Anzahlung bar geleistet?
In unserer Annahme hast du die Anzahlung vom Bankkonto überwiesen. Natürlich ist es auch denkbar, im Autohaus bar zu bezahlen. In diesem Fall erfasst du die Zahlung nicht über die Bank, sondern über die Zahlart „Kasse“. Auch hierbei kennzeichnest du den offenen Betrag als „Privat“, um die Buchung in lexoffice schließen zu können.
3. Einnahme erfassen
Bisher hast du zum Ratenkauf des Firmenwagens zwei Erfassungen durchgeführt: die Belegerfassung und die Zahlungserfassung in lexoffice. Jetzt musst du aber noch den Gegenwert der Rechnung als Einnahme verbuchen.
Dazu musst du den Rechnungsbetrag – in diesem Beispiel 20.000€ – als Einnahme erfassen.
- Wähle aus dem Menü „Einnahme“ aus.
- Hinterlege daneben, woher die Einnahme stammt („Finanzierungsinstitut“).
- Bei der Zahlart entscheidest du dich für „Privat bezahlt“.
- Unter Art der Einnahme hinterlegst du dann „Darlehen“.
- Gib den Gesamtbetrag an.
- Wichtig: Hinterlege bei dieser Erfassung keinen Steuerschlüssel!
4. Ratenzahlung erfassen
Dann musst du die laufenden Ratenzahlungen in lexoffice erfassen. Dazu öffnest du das Menü „Bank“ und hinterlegt dort „Ratenzahlung“. An dieser Stelle ist es wichtig, gemäß der entsprechenden Abbuchung in Tilgung und Darlehenszins zu unterscheiden.
Für unser Beispiel haben wir eine Ratenhöhe von 500€ gewählt. Nehmen wir an, 40€ entfallen davon auf die Zinsen, so hinterlegst du diesen Betrag in der entsprechenden Kategorie. Den reinen Tilgungsanteil der Rate erfasst du als solchen.
Ratenzahlung verbuchen ist kein Hexenwerk
Gerade bei kleinen Unternehmen gehören solch komplexe Buchungen nicht zum Alltag. Doch du siehst: Mit einer verständlichen Anleitung muss dir solch dir die Erfassung von Anschaffungen mit Finanzierung keine Angst machen!
Vorausgesetzt, du hast Grundkenntnisse in der Buchhaltung. Das Buchhaltungsprogramm lexoffice ist weitgehend selbsterklärend. Fällt es dir jedoch schwer, die buchhalterischen Zusammenhänge zu verstehen oder fehlt dir schlichtweg die Zeit für eine ordnungsgemäße Buchführung, solltest du über einen Plan B nachdenken.
Dein Plan B für die vorbereitende Buchhaltung
Als Betriebswirtschafterin und lexoffice Premium Coach fällt es mir natürlich leicht, solche Buchungen vorzunehmen. Ebenso kann ich problemlos Anleitungen für dich erstellen, um dir unter die Arme zu greifen. Doch reicht diese Hilfestellung nicht aus, solltest du die Buchhaltung auslagern. Das hat viele Vorteile für dich:
- Du musst dich nicht mehr mit diesem komplexen Thema auseinandersetzen.
- Deine Buchführung erhält eine sinnvolle Struktur, die für schnelleWiederauffindbarkeit und höchste Transparenz sorgt.
- Du musst keine Angst mehr vor Ärger mit dem Finanzamt haben.
- Endlich hast du den Kopf für andere Dinge frei.
- Außerdem hast du mehr Zeit für dein Kerngeschäft oder einfach für dich selbst!
Bereiten dir schon einfache Buchungen Bauchschmerzen oder hast du einfach keine Lust mehr auf den „Papierkram“, kannst du gerne ein unverbindliches Beratungsgespräch bei mir buchen – völlig kostenlos natürlich.
Hier kommst du zu meinem Terminkalender.
Warum du Anschaffungen mit Finanzierung in lexoffice verbuchen solltest
lexoffice ist ein Buchhaltungsprogramm, das sich deinem Unternehmen flexibel anpasst. Deshalb nutzen nicht nur große und mittelständische Unternehmen lexoffice, sondern auch kleine Betriebe. Auch für Kleinunternehmer, Einzelunternehmer und Freiberufler eignet sich die Software gut. Mehr über die Funktionen vom Buchhaltungsprogramm lexoffice erfährst du im Artikel Buchhaltungsprogramm: Wie funktioniert lexoffice?.
lexoffice ist übersichtlich und intuitiv, so dass du es ohne spezielle Schulungen verwenden kannst. Weil die Software über eine DATEV-Schnittstelle verfügt, kannst du deine Daten direkt digital an dein Steuerbüro übermitteln.
Und möchtest du noch etwas wissen? Das Buchhaltungsprogramm bietet zahlreiche Anbindungen, über die du kompatible Tools verbinden kannst. Auf diese Weise kannst du deine Buchhaltung automatisieren und noch mehr Zeit sparen. Du willst mehr über lexoffice- kompatible Tools für Unternehmen erfahren?
Lerne meine Lieblings-Tools kennen.
Fazit: In lexoffice Anschaffungen mit Finanzierung buchen
Wenn du über Basiswissen in der Buchhaltung verfügst, ist lexoffice DAS Programm für dich. Sogar komplexe Vorgänge wie Ratenzahlungen kannst du darin nämlich problemlos erfassen. Meine Anleitung erklärt dir, wie das geht.
Du bist bilanzpflichtig? Dann sprich dich am besten mit dem Steuerberater ab. Es empfiehlt sich, die Buchungen zur Finanzierung umbuchen zu lassen, wenn der Jahresabschluss erfolgt. Bist du nicht bilanzpflichtig, musst du nichts weiter beachten.
Viel Erfolg bei deinen nächsten Buchungen. Du kommst nicht weiter? Dann weißt du ja, wo du mich findest!
Digitale Grüße,
deine Sabine 🙋🏼♀️
