Innergemeinschaftliche Lieferung: Gelangensbestätigung 1×1

Die Expansion deiner Geschäfts- und Liefertätigkeit ins EU-Ausland ist ein spannender Schritt, der viele Chancen bietet. Dabei solltest du jedoch mit Bedacht vorgehen, denn innergemeinschaftliche Lieferungen bringen Herausforderungen mit sich, die du von deinen Inlandsgeschäften noch nicht kennst. Um einen reibungslosen Ablauf sicherstellen und Fallstricke meistern zu können, solltest du dich intensiv mit dem Thema auseinandersetzen. Einer der wichtigsten Punkte ist die sogenannte Gelangensbestätigung für innergemeinschaftliche Lieferungen. Was du darüber wissen musst, habe ich hier für dich zusammengefasst.

Was ist eine Gelangensbestätigung?

Die Gelangensbestätigung dient als Nachweis darüber, dass deine Ware tatsächlich in einem EU-Mitgliedstaat außerhalb Deutschlands angekommen ist. Eine klassische Spediteur Bescheinigung reicht im Falle einer innergemeinschaftlichen Lieferung nicht aus. 

Die Nachweispflicht bei innergemeinschaftlichen Lieferungen resultiert aus der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) für den EU-Binnenmarkt. Da Lieferungen in andere EU-Länder in der Regel umsatzsteuerfrei sind, musst du nachweisen können, dass deine Lieferung Deutschland tatsächlich verlassen und das Zielland erreicht hat. Kurzum: Der Fiskus möchte sicherstellen, dass du für die spezifische Lieferung wirklich keine Umsatzsteuer abführen musst.

Ohne eine ordnungsgemäße Gelangensbestätigung drohen dir Nachzahlungen (Umsatzsteuer) und im worst case sogar Strafen. Um Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden und einen nachhaltig reibungslosen Ablauf innergemeinschaftlicher Lieferungen gewährleisten zu können, solltest du mit diesem Thema bestmöglich vertraut sein.

Wann braucht man eine Gelangensbestätigung?

Eine Gelangensbestätigung ist immer dann nötig, wenn du Waren in einen anderen EU-Mitgliedstaat lieferst. Sobald du diesen Vorgang ordnungsgemäß als innergemeinschaftliche Lieferung deklarierst, musst du auch die entsprechende Nachweispflicht erfüllen. Beachte, dass es dabei egal ist, ob der Transport durch dein eigenes Unternehmen oder durch eine Drittfirma (Spedition oder Paketdienst) erfolgt. Auch im Falle einer Abholung durch den Empfänger oder ein von ihm beauftragtes Unternehmen musst du die Gelangensbestätigung einfordern.

➡️ Du musst die Nachweispflicht jedes Mal erfüllen, wenn eine Lieferung ins EU-Ausland die Voraussetzung für Umsatzsteuerfreiheit erfüllt.

Voraussetzung für die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung

Die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung ist ein komplexes Thema im Umsatzsteuerrecht. Grundsätzlich handelt es sich um eine Lieferung von Waren von einem Unternehmer aus einem EU-Mitgliedstaat an einen anderen Unternehmer in einem anderen EU-Mitgliedstaat. Damit diese Lieferung steuerfrei ist, müssen jedoch bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:

• Unternehmerische Tätigkeit: Beide Geschäftspartner müssen eine gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeit ausüben.
• Umsatzsteueridentnummer (USt-IdNr.): Sowohl Verkäufer als auch Kunde müssen über eine Umsatzsteueridentnummer verfügen, da diese zur steuerlichen Identifizierung am EU-Binnenmarkt dient.
• Warenbewegung: Es muss eine nachvollziehbare Bewegung der Ware von einem EU-Mitgliedstaat in einen anderen passieren.

Wie sieht eine korrekte Gelangensbestätigung aus?

Damit du deiner Nachweispflicht stets unkompliziert und ordnungsgemäß nachkommen kannst, solltest du mit einem entsprechenden Muster arbeiten. Woher bekommt man eine Gelangensbestätigung? Den passenden Vordruck findest du zum Beispiel auf der Website des Bundesfinanzministeriums oder auf den Websites der IHK.

Pflichtangaben: Gelangensbestätigung richtig ausfüllen

Um als Nachweis zu gelten, muss die Gelangensbestätigung diese Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des Empfängers
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Empfängers
• Genaue Bezeichnung der Ware
• Menge
• Ort und Datum des Wareneingangs
• Unterschrift des Empfängers oder seines Beauftragten

Ein Muster ist eine gute Möglichkeit, um diese Unternehmensaufgabe routiniert und effizient zu bewältigen. Grundsätzlich darf der Nachweis zur Umsatzsteuerbefreiung aber auch aus mehreren (Ersatz-) Dokumenten bestehen. Darauf gehe ich weiter unten im Text genauer ein. 

Wer muss die Gelangensbestätigung erstellen? Wer muss die Gelangensbestätigung unterschreiben?

Wenn du Waren ins EU-Ausland exportieren möchtest, müssen du oder der zuständige Mitarbeiter das Dokument erstellen und ausfüllen. Das vorbereitete Dokument kannst du elektronisch an den Warenempfänger übermitteln oder es dem Transportdienstleister mitgeben.

Seine volle Gültigkeit erhält die Gelangensbestätigung erst durch die Unterschrift des Empfängers. Achte also nicht nur auf eine ordnungsgemäße Erstellung, sondern auch auf den Rücklauf der unterschriebenen Nachweise. Besteht die Bestätigung aus mehreren Teildokumenten, so muss eines dieser Dokumente (in der Regel der Lieferschein) zwingend die Unterschrift des Empfängers oder einer berechtigten Person tragen. Alternativ dazu muss bei elektronischer Übermittlung (E-Mail) klar hervorgehen, dass der Warenempfänger im EU-Ausland sitzt. Wie du eine ordnungsgemäße Gelangensbestätigung aus mehreren Dokumenten zusammenstellenkannst, erfährst du im nächsten Abschnitt.

Gelangensbestätigung und Alternativen

Im Grunde entsprechen die Angaben der Gelangensbestätigung den gängigen Lieferscheinangaben. Nun fragt man sich zurecht: 

Ist ein Lieferschein eine Gelangensbestätigung? Ja und nein, denn der klassische Lieferschein kann ein Bestandteil der Gelangensbestätigung sein. Er dient zwar nicht als vollwertiges Ersatzdokument, ist in Verbindung mit zusätzlichen Dokumenten aber ausreichend.

Als Faustregel gilt, dass alle Dokumente zusammen in ihrer Gesamtheit die vorgeschriebenen Pflichtangaben der Gelangensbestätigung beinhalten müssen. Hierzu zwei Beispiele:

1. Wenn du Ware mit einem Paketdienst ins EU-Ausland versenden möchtest, können diese beiden Dokumente als gültiger Nachweis dienen:

• Lieferschein
• Sendungsverlaufsprotokoll des Paketdienstleisters

2. Bei Versand mit einer Spedition oder bei eigenem Transport können diese Alternativen die Gelangensbestätigung ersetzen:

• Lieferschein
• Bestätigungs-Mail des Empfängers mit Verweis auf den Lieferschein

Welche Sprache muss die Gelangensbestätigung haben?

Der Gelangensnachweis muss zur Abgabe beim deutschen Finanzamt in deutscher, englischer oder französischer Sprache aufgesetzt sein. Ist dies nicht möglich, ist eine amtliche Übersetzung nötig.

Sammelbestätigung für innergemeinschaftliche Lieferungen

Pro Geschäftsvorfall kommt es in Unternehmen zu einem hohen Arbeitsaufkommen. Da kann es ärgerlich sein, wenn ein weiteres Pflichtdokument für Lieferungen ins EU-Ausland hinzukommen. Glücklicherweise erlaubt der Gesetzgeber in diesem Fall eine sogenannte Sammelgelangensbestätigung.

So ist es dir möglich, alle Warenlieferung pro EU-Kunde in einem Dokument zu erfassen. Dabei kannst du Lieferungen aus bis zu drei Kalendermonaten zusammenfassen. Sobald dein Kunde im EU-Ausland die Wareneingänge anhand des Datums und der Lieferschein- oder Rechnungsnummer bestätigt, gilt der Nachweis als ordnungsgemäß.

Um effizient zu bleiben, solltest du wiederkehrende Aufgaben rationalisieren, digitalisieren und automatisieren. In Zusammenhang mit der innergemeinschaftlichen Lieferung ist außerdem ein gutes Buchhaltungsprogramm sinnvoll. In einer Software wie Lexware Office (ehemals lexoffice) kannst du eine ordnungsgemäße EU-Rechnung erstellen, deine Umsatzsteuervoranmeldung erledigen und die Zusammenfassende Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern übermitteln. So legst du auch bei innergemeinschaftlichen Lieferungen die optimale Basis für zeitsparende Abläufe in der Buchhaltung.

Weitere Tipps zur innergemeinschaftlichen Lieferung findest du in diesem Artikel:

Innergemeinschaftliche Lieferung: Rechnungsstellung und andere Besonderheiten

Welche Fristen muss ich beachten?

Die Gelangensbestätigung muss innerhalb einer bestimmten Frist vorliegen. Diese Frist ist abhängig vom jeweiligen Zielland. Informiere dich rechtzeitig über die geltenden Fristen, um Probleme zu vermeiden.

Selbstverständlich gilt für diesen Nachweis – wie auch andere die Buchhaltung betreffenden Dokumente – eine Aufbewahrungsfrist. Du musst Gelangensbestätigungen acht Jahre aufbewahren.

Was passiert, wenn ich keine Gelangensbestätigung habe?

Fehlt der Nachweis oder ist er fehlerhaft, wird das Finanzamt die Steuerfreiheit der innergemeinschaftlichen Lieferung in Frage stellen. In diesem Fall kann das Finanzamt dein Unternehmen haftbar machen. Die steuerliche Haftung ist die gängigste Strafe. Dabei musst du die Umsatzsteuer nachzahlen, die für eine innerdeutsche Lieferung angefallen wäre. 

Außerdem kann es passieren, dass du Bußgelder leisten musst. Ob und in welcher Höhe Bußgelder anfallen, entscheidet das Finanzamt. Ausschlaggebend sind dabei zum Beispiel die Schwere des Verstoßes und die Häufigkeit deiner Verstöße.

Unter Umständen kann man dir sogar den zukünftigen Export in EU-Mitgliedstaaten oder die Beantragung von Vorsteuererstattungen erschweren. Diese Form der Abstrafung kann sich negativ auf deinen weiteren Unternehmenserfolg auswirken. Du siehst: Die Nachweispflicht ist ein ernstzunehmendes Thema, das man mit Sorgfalt angehen sollte.

Gelangensbestätigung: Best Practice & Fazit

Im stressigen Geschäftsalltag kann es passieren, dass Teilaufgaben untergehen. Deshalb solltest du diese kleine Gelangensbestätigung-Checkliste immer im Hinterkopf behalten.

1. Kontrolliere bei der Erstellung die Vollständigkeit und Richtigkeit aller Angaben.
2. Stelle sicher, dass der Empfänger dir die unterschriebene Gelangensbestätigung unmittelbar nach der Lieferung übermittelt.
3. Halte die Fristen ein und bewahre die Bestätigungen sorgfältig auf.

Der EU-Export eröffnet dir neue Märkte. Durch innergemeinschaftliche Lieferungen kannst du mehr Kunden erreichen und deinen Umsatz steigern. Doch der Binnenhandel stellt dein Unternehmen auch vor neue Herausforderungen, die du mit Bedacht angehen solltest. Eine korrekte Gelangensbestätigung ist einer der Eckpfeiler, die dabei besonders wichtig sind. 

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