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lexoffice: Abschlagsrechnungen erstellen – Was du wissen musst

Füller liegt auf Rechnung

Als Unternehmer stehst du immer wieder vor einer besonderen Herausforderung, denn du möchtest eine Anzahlung von deinen Kunden verlangen? Das macht deine Buchhaltung natürlich komplexer, doch mit dem richtigen Programm kannst du Abschlagsrechnungen nicht nur unkompliziert verbuchen, sondern sie sogar automatisiert erstellen. In diesem Beitrag erkläre ich dir, was eine Abschlagsrechnung ist, worauf du achten musst und wie du in lexoffice Abschlagsrechnungen erstellen kannst.

Was ist eine Abschlagsrechnung?

Abschlagsrechnungen finden in den verschiedensten Branchen Anwendung. Besonders bei Sonderanfertigungen im Handwerk oder in der Projektarbeit sind sie häufig vertreten. Du fragst dich: Wozu eine Abschlagsrechnung? Durch eine Anzahlung kannst du deine Liquidität sicherstellen und senkst das Risiko von vollumfänglichen Zahlungsausfällen. Vor allem bei Neukunden mit unklarer Bonität sowie bei individuellen Produkten und Dienstleistungen kann diese Abrechnungsart vorteilhaft sein.

Doch der Name ist irreführend, denn: Eine Abschlagsrechnung ist keine Rechnung, wie der Name vermuten lässt. Nein. Eine Abschlagsrechnung ist ein Beleg. Vielleicht kennst du die Abschlagsrechnung auch unter den Namen Anzahlungsrechnung oder Akontorechnung.

Verwechslungsgefahr: Abschlagsrechnung oder Teilrechnung?

Im Austausch mit meinem Kunden stelle ich regelmäßig fest, dass diese Teilrechnungen und Abschlagsrechnungen über einen Kamm scheren. Das mag daran liegen, dass die beiden Begriffe im allgemeinen Sprachgebrauch oft wie Synonyme behandelt werden. Ihre Bedeutung unterscheidet sich jedoch deutlich. Bevor du dich damit auseinandersetzt, wie man in lexoffice eine Abschlagsrechnung erstellen kann, solltest du den Unterschied zur Teilrechnung kennen.

Abschlagsrechnung:

Sind dir die Merkmale beider Belegarten bekannt, fällt es dir leichter, den Unterschied zwischen Teilrechnung und Abschlagsrechnung zu erkennen. Diese Kriterien sind typisch für die Abschlagsrechnung:

  • Zweck: Anfordern von Vorschuss oder Anzahlung
  • keine tatsächliche Rechnung, sondern lediglich ein Beleg
  • muss dennoch alle Angaben einer ordnungsgemäßen Rechnung beinhalten
  • basiert meist auf einer festgelegten Pauschale
  • Erstellung vor oder während des Auftragsbeginns

Teilrechnung:

Teilrechnungen findet man vor allem im Handwerk und in der Industrie, aber auch in anderen Branchen. Diese Eigenschaften sind typisch für eine Teilrechnung:

  • Rechnungsstellung für teilerbrachte Leistung (Lieferung oder Dienstleistung)
  • eine „echte“ Rechnung
  • als gesonderter Abrechnungsposten im Gesamtauftrag zu werten
  • Strittige Teilrechnungen betreffen daher nur die darin abgerechnete Leistung, nicht den Gesamtauftrag

Was du sonst noch wissen solltest

Du kannst Abschlagszahlungen immer dann verwenden, wenn ein Auftrag zeit- und kostenintensiv ist und du deshalb schon zu Beginn einen Teilabgleich wünschst.

Abschlagszahlungen sichern deine Liquidität!

Teile deinem Kunden bereits bei Angebotserstellung mit, dass du einen Vorschuss verlangen wirst. Im Rahmen der Zahlungsbedingungen kannst du angeben, wie hoch die Anzahlung sein wird und wann du diese in Rechnung stellen wirst.

Abschlagsrechnungen und die Steuer

Was aber macht die Abschlagsrechnung zu einer buchhalterischen Herausforderung?

Verkaufst du Waren oder Dienstleistungen, musst du die berechnete Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Aus Liquiditätsgründen entscheidest du dich für Abschlagsrechnungen. Das bedeutet, du hast bereits Einnahmen, bevor der Auftrag abgewickelt und in Rechnung gestellt wurde. 

Zum Zwecke der Nachvollziehbarkeit musst du diese Einnahmen rechtfertigen können. Dazu benötigst du einen Beleg.

(Wir erinnern uns: Keine Buchung ohne Beleg!)

Die Abschlagsrechnung ist solch ein Beleg. Du musst sie also buchhalterisch erfassen und an dein Steuerbüro weiterleiten.

In lexoffice Abschlagsrechnungen erstellen

Eine ordnungsgemäße Abschlagsrechnung basiert auf dem vom Kunden bestätigten Angebot beziehungsweise auf der ausgestellten Auftragsbestätigung. In lexoffice kannst du Abschlagsrechnungen automatisiert erstellen. Auch, wenn keine Auftragsbestätigung in lexoffice vorhanden ist, kannst du eine Anzahlungsrechnung erstellen. In den nächsten Abschnitten erkläre ich dir beide Methoden.

Abschlagsrechnung: Angebot oder Auftragsbestätigung in lexoffice vorhanden

Um es dir möglichst leicht zu machen, solltest du alle auftragsbezogenen Dokumente direkt in lexoffice erstellen – begonnen beim Angebot. Nehmen wir an, das entsprechende Angebot oder die Auftragsbestätigung ist im Buchhaltungsprogramm hinterlegt. Um in lexoffice Abschlagsrechnungen zu erstellen, gehst du nun so vor:

1.         Öffne die Belegliste und wähle das entsprechende Dokument (Angebot oder Auftragsbestätigung) aus.

2.         Aktiviere nun das Menü (drei Punkte rechts oben im lexoffice Fenster).

3.         Klicke in der Auswahl „Weiterführen zur Abschlagsrechnung“ an.

4.         Nun kannst du den Abschlag generieren und den entsprechenden Beleg erstellen.

Nice to know: Verwendest du den Rechnungsversand in lexoffice, kannst du deinem Kunden die Anzahlungsrechnung ohne Umwege übermitteln. Dafür kannst du in den Einstellungen sogar deine eigene E-Mail-Adresse hinterlegen. Dein Kunde sieht also nicht, dass du einen automatisierten Rechnungsversand nutzt.

Dein Vorteil: Die Abschlagsrechnung ist bereits in lexoffice erfasst, wenn du sie im Programm erstellst! Du musst also nichts weiter tun.

Möchtest du gerne mehr über praktische lexoffice-Funktionen erfahren? Dann solltest du auf jeden Fall diesen Blogbeitrag lesen.

Keine auftragsbezogenen Unterlagen in lexoffice vorhanden

Wenn es kein Angebot oder keine Auftragsbestätigung in lexoffice gibt, auf die du dich beziehen kannst, musst du die Abschlagsrechnung manuell erstellen. Dabei gehst du so vor:

  • Rufe den Menüpunkt „Neue Rechnung“ auf.
  • Wähle dann „Neue Abschlagsrechnung“ aus.
  • Erstelle nun den Beleg für die Abschlagszahlung.

Beachte dabei, dass der erstellte Beleg keine Verknüpfung zu anderen auftragsbezogenen Unterlagen hat.

Lexoffice: Schlussrechnung erstellen

Irgendwann ist jeder Auftrag fertig abgewickelt. Dann ist es an der Zeit, die Schlussrechnung zu stellen. Dabei berechnest du den offenen Restbetrag. Dieser entspricht der Differenz zwischen dem Gesamtbetrag aus der Auftragsbestätigung und der erfolgten Abschlagszahlung.

Hast du alle Auftragsunterlagen in lexoffice erstellt, weist dich das Programm automatisch auf einen erfolgten Teilabgleich hin. So musst du die Abschlagsrechnung nicht extra heraussuchen und Beträge abgleichen. Zum Erstellen der Schlussrechnung in lexoffice hast du diese Möglichkeiten:

Schlussrechnung: Angebot oder Auftragsbestätigung in lexoffice vorhanden

Schlussrechnung weiterführen. Das geht so:

  • Öffne die Belegliste und suche das Angebot oder die Auftragsbestätigung aus.
  • Klicke auf die drei Punkte rechts oben, um ins Menü zu gelangen.
  • Wähle dort „Weiterführen zur Schlussrechnung“ aus.

Die Software führt in der Schlussrechnung alle Auftragspositionen an. Gleichzeitig zieht es automatisch die Summe ab, die über die Abschlagsrechnung in lexoffice erfasst wurde.

Mein Tipp: Ein sorgfältiger Zahlungsabgleich trägt zu einer sanften Abwicklung bei. lexoffice kann für die Schlussrechnung nämlich nur Anzahlungen berücksichtigen, deren Beträge mit der erstellen Abschlagsrechnung übereinstimmen. Prüfe also nach jeder Abschlagszahlung, ob Differenzen vorliegen.

Kein Angebot / keine Auftragsbestätigung in lexoffice vorhanden

Schlussrechnung manuell erstellen. Auch das ist nicht kompliziert, kostet aber natürlich etwas mehr Zeit.

Du wünschst dir noch mehr Tipps, um im Backoffice Zeit zu sparen? Damit versorge ich dich gerne – entweder hier auf meinem Blog oder in meinem Newsletter. Den bekommst du noch nicht? Dann trag dich gerne in meine E-Mail-Liste ein.

Nun aber zur Anleitung für die Schlussrechnung in lexoffice, wenn im Programm keine AB vorhanden ist:

  • Klicke auf das „+“ im Dashboard.
  • Wähle im Menü darunter „Rechnung erstellen“ aus.
  • Nun kannst du in der gewohnten Eingabemaske deine Schlussrechnung erstellen.

In lexoffice Abschlagsrechnungen erstellen – kein Hexenwerk

Du siehst: Das Erstellen von Abschlagsrechnungen in lexoffice basiert auf drei kleinen Schritten. Auf den ersten Blick mag das Ganze komplex scheinen. Mit etwas Übung hast du den Dreh aber sicher schnell raus. 

Du übst schon, aber irgendwie ist der Wurm drinnen? Im 1. Hilfe Call für lexoffice können wir dein Problem sicher lösen! Als lexoffice Premium Coach kenn ich das Buchhaltungsprogramm nämlich wie meine Westentasch.

Brauchst du noch mehr Unterstützung?

Irgendwie verstehst du nur Bahnhof, wenn es um die Buchhaltung geht? Oder mangelt es gar nicht am Verständnis, sondern nur an der Zeit? Dann rate ich dir klar zum Outsourcing!

Je länger du an einzelnen Buchungen „herumtüftelst“, desto leichter schleichen sich Fehler ein. Außerdem verlierst du auf diese Weise richtig viel Zeit. Und die kannst du doch sicherlich gewinnbringender einsetzen – oder nicht?

Möchtest du die vorbereitende Buchhaltung auslagern, lohnt sich das auf jeden Fall für dich. Das kann ich dir versprechen. Erkläre mir gerne, wo genau der Schuh drückt. Dann besprechen wir, wie unsere Zusammenarbeit aussehen könnte – natürlich in einem unverbindlichen und kostenlosen Erstgespräch.

Ich hoffe, ich konnte dir mit meiner Schritt-für-Schritt-Anleitung weiterhelfen. Möchtest du in lexoffice Abschlagsrechnungen erstellen, bereitet dir das also hoffentlich keine Probleme mehr! Ziel erreicht!

Digitale Grüße,

deine Sabine 🙋🏼‍♀️

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