Gewerbetreibende stellen ihre Lieferungen oder Dienstleistungen in Rechnung. Kunden erhalten ein sogenanntes Zahlungsziel und begleichen den Zahlbetrag pünktlich – so die Theorie. In der Praxis kommt es leider immer wieder vor, dass Rechnungen nicht fristgerecht beglichen werden. Hast du das auch schon erlebt? Ärgerlich, nicht? Und mehr als das: Zahlungsverzug kann deine Liquidität gefährden.
Du bist also darauf angewiesen, dass deine Kunden ihre Rechnungen begleichen. Es ist sogar deine Pflicht als Unternehmer, Zahlungseingänge im Blick zu haben, denn: Auch für die Buchhaltung ist ein sauberer Finanzfluss wichtig. Wenn du dich fragst, was du tun kannst, wenn deine Kunden eine schlechte Zahlungsmoral an den Tag legen, habe ich in diesem Artikel die Antwort(en) für dich.
Wann tritt Zahlungsverzug ein?
Am schönsten ist es, wenn die Begleichung deiner Rechnungen Zug um Zug stattfindet: Du übermittelst die Rechnung und dein Kunde überweist postwendend den Rechnungsbetrag an dich. Auch wenn es solche Super-Kunden gibt, musst du für die Bezahlung deiner Rechnungen eine angemessene Zahlungsfrist einräumen. Du bist dir unsicher, welches Zahlungsziel in Ordnung ist, wann du eine Mahnung schreiben solltest und ab wann du Verzugszinsen berechnen darfst? Dann pass jetzt auf.
Zahlungsziel / Zahlungsfrist
In der Betriebswirtschaftslehre spricht man von einem Zahlungsziel. Dabei handelt es sich…
- entweder um ein fixes Datum, bis zu welchem der Geldeingang (!) erfolgen soll (z.B. „zahlbar bis 19.02.2023“)
- oder um einen Zeitraum nach Rechnungsstellung, innerhalb dessen die Zahlung bei dir eingehen soll (z.B. „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“)
Im besten Fall teilst du deinen Kunden schon im Angebot, spätestens aber in der Auftragsbestätigung mit, welche Zahlungsvereinbarung du verwenden möchtest. Außerdem solltest du dein regulär verwendetes Zahlungsziel in deinen AGBs angeben. Nur wenn der Kunde die Chance hat, der Frist zu widersprechen, hat deine Zahlungsbedingung Bestand. Aber muss man unbedingt ein Zahlungsziel festlegen?
Gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen
Es gibt eine gesetzliche Regelung zur Zahlungsfrist. Diese beträgt 30 Tage. Abweichend von dieser Regelung kannst du individuelle Zahlungsziele mit deinen Kunden vereinbaren. Grundsätzlich gehört das Zahlungsziel aber zu den Zahlungsbedingungen und sollte deshalb auf jeder ordnungsgemäßen Rechnung zu finden sein. Besonders dann, wenn deine Kunden Privatpersonen sind. Ist das der Fall, musst du auch dann ein Zahlungsziel angeben, wenn du dich an die gesetzliche Frist von 30 Tagen halten willst.
Du möchtest mehr darüber erfahren, welche Angaben die ordnungsgemäße Rechnung enthalten sollte? Das kannst du in diesem Artikel nachlesen.
Bedenke außerdem:
- Fehlt das Zahlungsziel auf der Rechnung, gehen deine Kunden automatisch von der gesetzlichen Frist aus. Verschickst du dann zu einem früheren Zeitpunkt Mahnungen, kann das für Unmut sorgen. Also bleib transparent und gib die Frist stets an.
- Solltest du auf „besondere Zahlungsziele“ bestehen – zum Beispiel auf Vorkasse oder Abschlagszahlungen – solltest du dies unbedingt vor der Auftragsabwicklung kommunizieren und nur bei Einvernehmen umsetzen.
Was tun bei Zahlungsverzug?
Ein Zahlungsverzug tritt ein, wenn dein Kunde nicht zum vereinbarten Termin oder innerhalb des festgelegten Zeitraumes zahlt. Greift die gesetzliche Regelung, beginnt der Verzug also an Tag 31. Habt ihr eine individuelle Vereinbarung getroffen, kann der Zahlungsverzug auch schon früher eintreten. So viel zur Theorie. Wie aber kannst du vorgehen, wenn deine Kunden schlechte Zahlungsmoral oder sogar Zahlungsunwilligkeit an den Tag legen?
Das Mahnwesen – Hüter deiner Liquidität
Es ist wichtig, dass du Zahlungseingänge und -ziele stets im Blick hast. So kannst du schnell reagieren. Ein gut ausgebautes Mahnwesen hilft dir dabei, ausstehende Zahlungen eintreiben zu können und deine Liquidität zu wahren. Deshalb solltest du mindestens einmal pro Woche auf dein Geschäftskonto schauen und alle Geldeingänge kontrollieren. Gibt es Außenstände, kannst mit dem Mahnwesen beginnen ohne unnötig Zeit zu verlieren.
Das Schreiben von Rechnungen, das Überprüfen von Zahlungseingängen und vor allem das leidige Mahnwesen können viel Zeit in Anspruch nehmen. Aber all diese Unternehmensaufgaben sind SO WICHTIG. Hast du keine Zeit dafür, solltest du das Backoffice auslagern. Der Vorteil? Du hast endlich wieder den Schreibtisch frei und kannst dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren.
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Dein Fahrplan bei Zahlungsverzug
Man unterscheidet zwischen dem außergerichtlichen Mahnwesen und dem gerichtlichen Mahnwesen. Diese Reihenfolge solltest du anwenden, wenn Kunden mit schlechter Zahlungsmoral deine Liquidität gefährden:
Zahlungserinnerung
Eine Zahlungserinnerung ist im Mahnwesen keine Pflicht. Du verstehst dich sehr gut mit dem betreffenden Kunden? Normalerweise zahlt er auch pünktlich? Dann ist eine Zahlungserinnerung der elegantere Weg, um sanft ins Mahnwesen einzusteigen. Warte mit dem Versand noch ein, zwei Tage nach Eintreten des Zahlungsverzuges: Vielleicht hat dein Kunde einfach etwas zu spät überwiesen oder es gab Probleme beim Geldtransfer.
1. Mahnung
Die 1. Mahnung ist der offizielle Einstieg ins außergerichtliche Mahnwesen. Bei Kunden mit schlechter Zahlungsmoral kannst du die Zahlungserinnerung ausfallen lassen und direkt mit der 1. Mahnung beginnen. Doch wann ist der perfekte Zeitpunkt? Theoretisch kannst du bereits ab dem ersten Verzugstag mahnen. In der Praxis räumen die meisten Unternehmen aber noch eine angemessene Nachfrist ein.
In der Mahnung gibst du ein neues Zahlungsziel an. Dieses musst du realistisch wählen. Viele Unternehmen setzen dabei auf eine Frist von 14 Tagen. Außerdem kannst du Verzugszinsen berechnen. Wie du diese ermittelst? Mit diesen Formeln:
- Wenn deine Kunden Privatpersonen sind: Rechnungssumme x (Basiszinssatz + 5%) x Verzugstage/365
- Wenn deine Kunden Unternehmen sind: Rechnungssumme x (Basiszinssatz + 9%) x Verzugstage/365
2. Mahnung
Auch jetzt gilt: Kommt dein Geld nicht pünktlich an, kannst du ab dem Folgetag wieder mahnen. Gib in der 2. Mahnung erneut ein Zahlungsziel an und fordere den Kunden auf, die Rechnung zu begleichen. Selbstverständlich kannst du auch in der 2. Mahnung Verzugszinsen berechnen.
3. Mahnung – letzte außergerichtliche Mahnung
Dein Kunde hat trotz zweier Mahnungen und Verzugszinsen noch immer nicht bezahlt? Dann ist es an der Zeit für die letzte außergerichtliche Mahnung. Genau das solltest du deinem Kunden in der 3. Mahnung klarmachen: Kommt innerhalb der nun eingeräumten Frist kein Geld bei dir an, kommt es zu gerichtlichen Mahnungen.
Ich gebe zu: Ein gut funktionierendes Mahnwesen kann sehr zeitintensiv sein. Dennoch ist es eine deine wichtigsten Aufgaben, Geldeingänge im Blick zu behalten und bei Bedarf ohne Zeitverlust einzufordern. Mit der richtigen Software ist das aber nicht einmal so schwer. Wusstest du, dass du dein Mahnwesen automatisieren kannst? In diesem Artikel stelle ich die AutoMahntion für automatisiertes Mahnwesen und weitere tolle Software vor: Sinnvolle Tools für Unternehmer
Gerichtliches Mahnverfahren einleiten
Die letzte Frist ist rum, aber es geht kein Geld auf deinem Konto ein? Wenn du dich fragst, wann gerichtliches Mahnwesen angesagt ist: Jetzt ist der richtige Zeitpunkt. Beantrage das Mahnverfahren bei Gericht. Dieses wird dem Schuldner eine gerichtliche Mahnung zukommen lassen. Davon braucht es übrigens nur eine einzige. Geht dann noch kein Geld (oder zumindest ein Widerspruch) ein, kann das Gericht einen Mahnbescheid ausstellen.
Bleibt der Mahnbescheid erfolglos, beantragt man einen Vollstreckungsbescheid. Dieser wiederum ist nötig, um eine Zwangsvollstreckung zu beantragen. Dann klingelt der Gerichtsvollzieher bei deinem Kunden, um die Außenstände einzutreiben.
Alternativen zum gerichtlichen Mahnverfahren
Das gerichtliche Mahnverfahren bietet einige Vorteile:
- Es läuft ziemlich automatisiert ab, erfordert also keinen großen Zeitaufwand.
- Die gerichtliche Androhung der weiteren Schritte bewegt viele zahlungsunwillige Kunden letztlich doch zur Zahlung, weshalb die Erfolgsaussichten realistisch sind.
- Du sparst dir dadurch Anwalts- oder Inkassokosten und kommst – sofern kein berechtigter Widerspruch des Kunden folgt – um eine Anhörung vor Gericht herum.
Doch es gibt auch andere Möglichkeiten. Viele Unternehmen nutzen Inkassobüros zur Schuldeneintreibung. Der Vorteil: Ab dem Tag der Übergabe übernimmt die Inkassofirma das weitere Prozedere für dich. Der Nachteil: Inkasso ist teuer – für deinen Kunden und für dich.
Letztlich hast du natürlich auch noch eine weitere Option: Du kannst auf eine berechtigte Forderung verzichten. Das spart Zeit und Nerven. Du kannst den Ausfall entsprechend buchen und hast auch vom Finanzamt nichts zu befürchten. Doch es schadet deiner Liquidität. Deshalb solltest du diese Option nur bei Kleinstforderungen wählen. Außerdem ist es wahrscheinlich sinnvoll, den betreffenden Kunden zukünftig nicht mehr zu beliefern.
Fazit: Zahlungsverzug ist ärgerlich, aber es gibt wirkungsvolle Maßnahmen
Es ist schade, dass man sich als Unternehmer über derartige Dinge informieren muss. Doch leider ist Zahlungsverzug gar nicht so selten. Nicht immer liegt es übrigens daran, dass Kunden nicht zahlen möchten. Oft ist Zahlungsverzug eine Red Flag dafür, dass es deinem Kunden finanziell nicht gut geht.
Doch auch, wenn keine böse Absicht dahintersteckt, solltest du Zahlungsverzug nicht auf die leichte Schulter nehmen: Knickt deine Liquidität durch Außenstände ein, könntest auch du bald ungewollt zum Kunden mit schlechter Zahlungsfähigkeit werden.
Also prüfe deine Geldeingänge und leite bei Bedarf ein Mahnverfahren ein. Bedenke dabei, dass das gerichtliche Mahnverfahren voraussetzt, dass du selbst schon aktiv warst. Der Prozess, offene Zahlungen einzutreiben, kann außerdem viel Zeit in Anspruch nehmen. Je früher du beginnst, desto schneller flattert hoffentlich die Zahlung ins Haus.
Digitale Grüße,
deine Sabine 💁🏼♀️
