Du verwendest lexoffice für die digitale Buchhaltung? Sehr gut, denn mit dem vielseitigen Buchhaltungsprogramm legst du die Basis für Automatisierung in der Buchführung. Doch nutzt du auch schon die lexoffice Produktverwaltung? Nein? Dann solltest du jetzt unbedingt weiterlesen. In diesem Artikel erkläre ich dir nämlich, warum du deine Produkte in lexoffice hinterlegen solltest und wie du dabei vorgehen musst.
Lexoffice Produktverwaltung: eine sinnvolle Funktion
Es gibt viele aufgeblähte Tools mit Funktionen, die eigentlich niemand so wirklich braucht. Bei lexoffice ist das anders, denn die Software ist sehr gut durchdacht, bringt alles Notwendige mit, verzichtet aber gleichzeitig auf Unnötiges. Wenn du schon über die Funktion der Produktverwaltung in lexoffice gestolpert bist und dir dachtest, „brauche ich nicht“, werde ich dich heute vom Gegenteil überzeugen.
Als Inhaberin eines Buchhaltungsservice für Unternehmer arbeite ich tagtäglich mit der Buchhaltungssoftware. Deshalb kenne ich alle Funktionen und deren Mehrwert für die laufende Buchführung. Eine der Funktionen, die ich am meisten schätze, ist die Produktverwaltung. Sie ist ein wichtiger Grundpfeiler für Automatisierung in der Buchhaltung. Warum das so ist und wieso du deine Produkte in lexoffice hinterlegen solltest, erfährst du in den nächsten Abschnitten.
Was ist die lexoffice Produktverwaltung?
Als Unternehmer verkaufst du etwas. Das können Produkte, aber auch Dienstleistungen sein. Um den Überblick nicht zu verlieren, hast du wahrscheinlich irgendeine Form von Liste oder verwendest sogar ein Tool für die Produktverwaltung.
Auch lexoffice bietet so eine Funktion. Durch das Hinterlegen von Produkten und Dienstleistungen kannst du dir einen gut aufbereiteten Datenstamm anlegen, der alle wichtigen Informationen beinhaltet. Zum Beispiel diese:
- Produktbezeichnung
- Produktspezifikationen (Abmaße, Gewicht, Ausführung oder ähnliches)
- Produktbeschreibung
- Einheit (Liter, Laufmeter, Stück, Stunde, …)
- Artikelnummer und/oder EAN
- Nettopreis
- Steuerschlüssel
- Bruttopreis
Vorteile der Produktverwaltung in lexoffice
Die Produktverwaltung bietet dir vollen Überblick über all deine Produkte und/oder Dienstleistungen. Das Anlegen neuer Produkte ist ein Kinderspiel – wie das funktioniert, erkläre ich dir etwas später im Artikel noch genau.
Durch die Suchfunktion mit Volltextsuche findest du jeden Artikel in Sekundenschnelle. Bei Bedarf kannst du außerdem filtern – zum Beispiel nach archivierten oder aktiven Produkten.
Möchtest du ein neues Produkt anlegen, das einem anderen Produkt stark ähnelt, kannst du einzelne Datensätze duplizieren. So musst du lediglich die Felder anpassen, in denen sich das neue Produkt vom vorhandenen Produkt unterscheidet.
Du verwendest bereits ein anderes Produktverwaltungsprogramm und möchtest nun nicht alles Produkte in lexoffice hinterlegen, weil dir dazu schlichtweg die Zeit fehlt? Das ist absolut verständlich, auch für die Betreiber der Buchhaltungssoftware. Darum bietet dir lexoffice die Option des Imports ganzer Datensätze. So kannst du auf Knopfdruck alle Produkte in lexoffice importieren (per CVS-Datei).
Vielleicht fragst du dich jetzt, warum du deine Produkte oder Dienstleistungen in lexoffice hinterlegen solltest, wenn auch andere Tools diese Funktionen bieten. Diese Frage kann ich nachvollziehen, denn auch meine Neukunden stellen sie mir regelmäßig. Gerne erkläre ich dir, warum es sinnvoll ist, die Produktverwaltung im Buchhaltungsprogramm zu verwenden.
Alles in allem bietet dir das Tool die Möglichkeit, deine Produktdaten an einer Stelle zentral zu pflegen, zu verwalten und zu aktualisieren. Außerdem sorgt die direkte Verknüpfung der Produktverwaltung für Zeitersparnis in der laufenden Buchhaltung. So kannst du anstehende Prozesse beschleunigen. Das ist die beste Basis für eine ordnungsgemäße Buchhaltung mit korrekter steuerlicher Zahllast. Weißt du eigentlich schon, wie du deine Umsatzsteuervoranmeldung in lexoffice erstellen kannst? Schnell und ohne Hilfe? Nicht? Dann klicke unbedingt auf den hinterlegten Link.
Darum solltest du deine Dienstleistungen und Produkte in lexoffice hinterlegen
lexoffice ist mehr als nur eine Buchhaltungssoftware. Durch zahlreiche sinnvolle Funktionen, Schnittstellen und Einstellungen legt es die Basis für eine automatisierte, zeitsparende Buchhaltung. Möchtest du deine Buchhaltung digitalisieren, um langfristig Zeit und Geld sparen zu können, ist es also das passende Tool für dich.
Damit du die mögliche Automatisierung in der Buchhaltung voll ausschöpfen kannst, solltest du alle wichtigen Einstellungen vornehmen und deine Services oder Dienstleistungen in lexoffice hinterlegen. Ein gut aufbereiteter Produktdatenstamm erleichtert nämlich viele andere Geschäftsprozesse, zum Beispiel:
- Angebotserstellung
- Generieren auftragsbezogener Dokumente
- Rechnungserstellung mit automatisiertem Versand
- Automatisches Verbuchen deiner Ausgangsrechnungen
- Ermittlung deiner steuerlichen Zahllast
Gleich erkläre ich dir, warum das so ist. Vorher möchte ich aber noch einmal das Wichtigste zusammenfassen:
Integrierst du deine Produktverwaltung in deine Buchhaltungssoftware, kannst du deine Buchführung automatisieren. Auf diese Weise sparst du dauerhaft Zeit, Nerven und Geld!
Services und Produkte in lexoffice hinterlegen für ein Plus an Automatisierung
In der Automatisierung von Prozessen geht es darum, bei sich wiederholenden Aufgaben maximal Zeit zu sparen. Eben habe ich dir schon einige alltägliche Geschäftsaufgaben genannt, bei denen du dank integrierter Produktverwaltung Zeit sparen kannst. Jetzt möchte ich dir erklären, warum das so ist.
Automatisiertes Erstellen von Auftragsdokumenten
Große Unternehmen haben meist komplexe Programme, die es ihnen ermöglichen, Auftragsunterlagen zu erstellen, indem sie nur noch die einzelnen Positionen „ziehen“ müssen. Stell dir vor, wie schnell dir die Angebots- und Rechnungserstellung von der Hand gehen würde, wenn auch du so ein Programm hättest!
Doch gerade Einzelunternehmer, Freelancer und kleinere mittelständische Unternehmen schließen so ein Programm für sich selbst oft aus: „Ach, das ist nur etwas für die Großen…“.
Wenn du lexoffice bereits nutzt oder planst, deine Buchführung künftig in der Software zu erledigen, dann hast du bereits alles, was du zum zeitsparenden Erstellen dieser Dokumente benötigst!
So kannst du die Erstellung auftragsbezogener Unterlagen maximal automatisieren:
- Erstelle am besten schon dein Angebot direkt in lexoffice, indem du in der Produktverwaltung hinterlegte Artikel auswählst und in Sekundenschnelle alle wichtigen Informationen an den Interessenten weiterleistest.
- Führe dein Angebot auf Knopfdruck zur Auftragsbestätigung oder zum Lieferschein weiter, wenn dein Kunde es angenommen hat.
- Erstelle die Rechnung durch Fortführen des Angebots automatisch.
- Verwende die automatisierte lexoffce Versandfunktion, um Auftragsdokumente ohne Umwege direkt an deine Kunden oder Interessenten zu schicken.
Kleines Rechenbeispiel:
Angenommen, du erstellst wöchentlich im Durchschnitt 6 Angebote und 3 Rechnungen. Jedes dieser Dokumente beinhaltet um die 4 Positionen. Die Erstellung solch eines Dokuments nimmt circa 20 Minuten in Anspruch. Pro Woche sind das 180 Minuten. Monatlich sind es mindestens 720 Minuten, also 12 Stunden, die du nur für die manuelle Angebots- und Rechnungserstellung aufwendest. Kannst du deine Services und Produkte in lexoffice hinterlegen, reduzierst du den Zeitaufwand pro Dokument auf ein absolutes Minimum.
Dienstleistungen und Produkte in lexoffice hinterlegen – so geht´s
Die lexoffice Produktverwaltung unterscheidet zwischen Produkten und Services (Dienstleistungen). Um den bestmöglichen Komfort in der laufenden Buchhaltung zu genießen, solltest du diese Unterscheidung auch beim Einpflegen der Positionen berücksichtigen.
So gehst du vor, wenn du Produkte oder Services in lexoffice hinterlegen möchtest:
1. Öffne das Menü oben rechts und wähle „Artikel“ aus.
2. Klicke auf den grün hinterlegten Button „+ NEU“.
3. Pflege alle relevanten Informationen zum Produkt oder Service ein.
Achtung: lexoffice stellt dir eine Auswahl an Standardeinheiten zur Verfügung, doch du hast auch die Möglichkeit, Einheiten individuell zu hinterlegen, so dass sie zu dir und deinem Business passen.
Tipp: Wähle möglichst offene Formulierungen für die Service- oder Produktbezeichnung, um bei Bedarf schnell Anpassungen vornehmen zu können (Beispiel: „Vorauszahlung monatliche Lizenz für oben genannten Leistungszeitraum“ – So erscheint der korrekte Leistungszeitraum auf der Rechnung, ohne dass du ihn jedes Mal im Produkt anpassen musst.)
4. Speichere den Datensatz ab.
Services und Produkte in lexoffice importieren
Du möchtest Datensätze aus einer anderen Software importieren? Dann folge Schritt 1, wähle bei Schritt 2 aber den Menüpunkt „Produkte importierten“ oder „Services importieren“ aus (zu finden mit einem Klick auf die drei Punkte neben dem grünen Button). Bei Unsicherheiten hilft dir die dort einsehbare Anleitung für den Import von CVS-Dateien weiter.
Tipps für die Automatisierung deiner Buchhaltung: Produkte in lexoffice importieren & weitere Tipps
Du verwendest lexoffice bereits, erkennst aber noch keinerlei Nutzen in der Buchhaltungssoftware? Oder stehst du noch an dem Punkt, an dem du deine Buchhaltung digitalisieren möchtest, aber nicht weißt, wie?
Ich bin ein Fan der Hilfe zur Selbsthilfe, denn nicht immer ist es nötig oder sinnvoll, die Buchhaltung auszulagern. Damit deinem perfekten Start in die digitale Buchhaltung nichts mehr im Wege steht, habe ich praktische Anleitungen für dich entwickelt.
Wenn es schnell gehen soll, empfehle ich dir, dich für meinen Minikurs Buchhaltung in 7 Tagen – lexoffice Edition zu registrieren. Jeden Tag führe ich dich dabei durch die wichgitsten Schritte in der Einrichtung von lexoffice. Ein besonderer Fokus liegt dabei auf den Einstellungen, die für maximale Automatisierung der Buchhaltung sorgen. Sichere dir jetzt dein Ticket für den Minikurs:
Digitale Grüße,
deine Sabine 🙋🏼♀️
