Papierfreies Büro: Warum du keine Angst vor der Umstrukturierung haben musst

Viele Bereiche unseres täglichen Lebens sind bereits weitgehend papierfrei, doch gerade im Büro scheint die Digitalisierung oft irgendwie Halt zu machen. Hier ein Stapel an Anschreiben und Formularen. Dort ein Berg an Belegen – natürlich nicht vollständig. Auch im E-Mail-Postfach und in deinen Hosentaschen liegen welche. Es ist ein Trauerspiel! Um dieses zu beenden, musst du strukturiert vorgehen: Schritt für Schritt kannst du dein Backoffice digitalisieren. Genau vor diesem Prozess hast du Angst? Unbegründet – in diesem Artikel erkläre ich dir, wie du vollkommen angstfrei auf ein papierfreies Büro umsteigst.

Was dein Backoffice mit einer Lichterkette gemeinsam hat

Sicherlich hast du eine Lichterkette zu Hause. Möglicherweise hast du dich sogar schon einige Male über diese Lichterkette geärgert: War sie schon einmal so richtig verknotet? Ja? Sehr gut, denn dann wirst du schnell verstehen, warum ich beim Thema „papierfreies Büro“ mit diesem Vergleich arbeite:

Ist deine Lichterkette verknotet, leuchtet sie zwar, doch du kannst ihr Potenzial nicht voll ausnutzen: Sie mag vielleicht 3 Meter lang sein, das bringt dir allerdings gar nichts. Durch die Knoten ist sie einfach ein kleines Bündel, das seinen Zweck nur so halb erfüllt und das deine Weihnachtsstimmung killt.

Also musst du die Verknotungen lösen. Gehst du dabei unstrukturiert vor, kann es passieren, dass die Lichterkette kaputtgeht. Vielleicht machst du aber auch einfach alles schlimmer und möchtest die Kette am liebsten in die nächste Ecke werfen… Aber eine Lichterkette gehört doch dazu! Genau wie das Backoffice zu deinem Business!

Arbeitest du dagegen strukturiert und vorsichtig, kommst du ans Ziel. Du löst einen Knoten nach dem anderen – immer mit dem Ergebnis im Blick. Das Entwirren mag auf diese Weise zwar ein kleines bisschen dauern, doch es hilft dir dabei…:

• … das volle Potenzial deiner Lichterkette zu entwickeln.
• … Ängste, Frust und andere negative Gefühle abzulegen, um einen klaren Fokus zu setzen.

Wickelst du deine Lichterkette nach der Saison ordentlich auf, ist sie im nächsten Jahr nicht verknotet. Sie bereitet dir keinen Ärger mehr. Auch deine Buchhaltung muss das nicht, wenn du jetzt die richtigen Voraussetzungen für ein papierfreies Büro schaffst.

Dein papierfreies Büro muss kein Traum bleiben

Ich verstehe, woher deine Angst vor der Umstrukturierung kommt: Du hast Sorge, dich in diesem Prozess zu verlaufen und alles schlimmer zu machen, als es ohnehin schon ist. Warum dann nicht gleich mit deinem Belegchaos (oder deiner verknoteten Lichterkette) weitermachen?

Angst ist ein ganz natürliches Gefühl.

Wir Menschen fürchten Neues.

Bei manchen Themen ist unsere Neugierde so groß, dass sie die Angst übertrumpft. Doch gerade bei Themen, in denen wir keine Profis sind, bleibt die Angst oft das stärkste Gefühl. Wer sich aber aus Angst nicht an Neues heranwagt, limitiert sich selbst! Und Unternehmer möchten doch wachsen – also genau das Gegenteil!

Als Digitalisierungs-Experte kann ich dir dabei helfen, dein papierfreies Büro angstfrei anzugehen. Oft genug habe ich Kunden dabei unterstützt, um zu wissen, welche Hürden in diesem Prozess am höchsten erscheinen. Lass dir die Angst vor diesen Hürden nehmen.

Papierfreies Büro: Vorteile

Privat verwendest du dein Smartphone, um Mails zu versenden, Buchungen vorzunehmen, Fotos zu machen und vieles mehr. Das tust du, weil es dir Vorteile bringt. Auch ein papierloses Büro hat viele Vorteile für dich, zum Beispiel diese:

• Du kannst Belege & Co zentral an einem Ort lagern.

• Virtuell kannst du deine Dokumente sicher lagern (Stichwort: Datensicherung).

• Du weißt immer direkt, wo du welche Datei wiederfinden kannst.

• Es wird einfacher für dich, feste Routinen zu entwickeln, um das Backoffice am Laufen zu halten.

• Du kannst jederzeit auf deine Belege und Dokumente zugreifen – wenn du möchtest, sogar von unterwegs!

• Kommunikation und Austausch mit deinem Steuerbüro, Mitarbeitern oder Arbeitnehmern werden einfacher.

Kurzum: In einem papierfreien Büro kannst du dein volles Potenzial entwickeln, dir Zeit, Geld und Nerven sparen. Doch die Angst vor dem Umstieg auf digitale Buchhaltung & Co hält dich nach wie vor davon ab? Damit soll jetzt Schluss sein. Mit diesen Tipps klappt die angstfreie Umstrukturierung.

Papierfreies Büro: Tipps für die Umstrukturierung

Damit die Umstellung reibungslos klappt, ist es wichtig, dass du dich a) nicht verrennst, dass du b) weißt, wie dein System hinterher aussehen soll und dass du c) deine Ausgangslage genau kennst. 

Das heißt, du musst dich mit dem Thema auseinandersetzen und es durchleuchten. Je besser du verstehst, welche Optimierungen und Automatisierungen du in welchen Bereichen umsetzen kannst, desto weniger Raum bietest du deiner Angst. 

Mach die Dinge berechenbar! Du bist der Boss – in deinem Business und in deinem Kopf!

So gehst du vor:

1. Überblick verschaffen

Bevor zu loslegst, solltest du deinen Status Quo im Backoffice genau kennen:

• In welcher Form kommen Belege bei dir an? Post, E-Mail, Kundenportal, in Papierform an der Ladentheke, …?

• Welche Backoffice-Aufgaben kosten besonders viel Zeit, wenn du sie – wie gewohnt – manuell erledigst?

• Wie up-to-date bist du mit deiner Buchhaltung?

• Hast du bereits ein Ablagesystem?

Welche Schnittstellen gibt es in deinem Backoffice – zum Beispiel zwischen der Auftragsbearbeitung und dem Rechnungswesen?

2. Plan entwickeln

Damit dich die Umstellung nicht überrollt, brauchst du einen Plan, der die einzelnen Maßnahmen beinhalten sollte, zum Beispiel:

• Sichten, Sortieren und Archivieren von Belegen

• Belege scannen, um sie digital ablegen zu können. Du fragst dich, wieso dir das einen Vorteil verschafft? Das habe ich in diesem Artikel für dich zusammengefasst.

• Sinnvolle Ordnerstruktur entwickeln, um die Wiederauffindbarkeit von Belegen zu gewährleisten. Keine Ahnung, wie du das umsetzen sollst? Verschaff dir einen Kickstart, indem du meine Ordnerstruktur für 0€ runterlädst.

• Praktische Tools für dein Backoffice recherchieren, installieren und einrichten. Du weißt nicht, welche Tools dich näher ans papierfreie Büro bringen? Hier findest du sinnvolle Software für Unternehmer.

• Step-by-Step alles umsetzen.

• Bei Fragen oder Unklarheiten Rat von Experten einholen.

Die besten Tipps bringen dich nicht weiter, du brauchst konkrete Handlungsanweisungen – gerade bei komplexen Themen wie Buchhaltung? Schau dir gerne mein Workbook an. Dieses habe ich für Unternehmer wie dich entworfen: für alle, die das Beste aus sich, ihrer Buchhaltung und ihrem Business herausholen möchten.

In 6 Schritten zur digitalen Buchhaltung!

3. Feste Routinen für dein papierfreies Büro

Die Umstrukturierung kostet Zeit. Dafür legt sie aber die Basis für Zeitersparnis in der Zukunft. Egal, wie genau deine neue Struktur für ein papierfreies Büro aussieht: Es ist wichtig, dass du frühzeitig Schemata für anfallende Aufgaben, Zeitpläne und Routinen entwirfst. So gelingt es dir, immer am Ball zu bleiben und wirklich vom papierfreien Büro zu profitieren. Überlege dir also, in welchen Abständen du…:

• … Belege ablegen und verbuchen möchtest.
• … Rechnungen oder Mahnungen schreiben willst.
• … offene Posten prüfen und gegebenenfalls Mahnungen erstellen solltest.
• … Stammdaten von Kunden, Lieferanten oder Produkten pflegen kannst.

Erstellst du dir klare Zeitpläne für regelmäßig anfallende Aufgaben im Backoffice, gibt dir das Rückhalt und Struktur. Kennst du das Gefühl, zu „schwimmen“, nicht genau zu wissen, wo deine Prioritäten liegen und worauf du deine wertvolle Zeit verwenden solltest? Genau dieses Gefühl kannst du durch eine sinnvolle Umstrukturierung und feste Pläne umgehen.

Du wünschst dir ein papierfreies Büro, doch kommst nicht in die Umsetzung?

Als Expertin für Digitalisierung und Office Management kann ich dir viel über das papierfreie Büro, Automatisierung und Umstrukturierung erzählen. Immerhin sind diese Dinge mein täglich´ Brot – so wie bei dir dein Kerngeschäft.

Durch meine Zusammenarbeit mit Kunden aus verschiedenen Branchen weiß ich aber genau, wo die typischen Probleme liegen und was die gängigen Sorgen sind. Darum ist mir auch klar, dass du vielleicht gar nicht auf der Suche nach Tipps, sondern hegst den Wunsch nach konkreter Hilfe.

Möglicherweise brauchst du jemanden, der die Umstrukturierung mit dir angehen kann. Jemanden, der dir die Angst nimmt. Jemanden, der die besten Lösungen für dein Business findet. Jemanden, der dich in deinem Wachstum begleitet.

Du weißt noch nicht genau, wie diese Hilfe aussehen könnte? Lass es uns zusammen herausfinden. In einem Erstgespräch können wir uns kennenlernen und einen gemeinsamen Fahrplan entwickeln – völlig kostenlos und unverbindlich! Ich freue mich auf deine Anfrage!

Einen freien Termin finden

Dein papierfreies Büro

Wenn du ausreichend Zeit dafür hast, kannst du die Umstrukturierung auf ein papierfreies Büro selbstverständlich selbst angehen. Mit meinen Tipps musst du vor diesem Prozess keine Angst (mehr) haben. Überkommt dich die Angst doch einmal, denk einfach daran: 

Steht das Gerüst für dein papierfreies Büro, kannst du viele Aufgaben automatisieren und endlich wieder durchatmen! Du schaffst das! Ich wünsche dir viel Erfolg! Wenn du möchtest, gib mir hinterher gerne Rückmeldung, ob du gut mit meinen Tipps arbeiten konntest.

Digitale Grüße,

deine Sabine 🙋🏼‍♀️