Geschäfte über Landesgrenzen hinweg sind für Unternehmen eine große Chance, denn sie vergrößern den möglichen Absatzmarkt. Doch auf der Verwaltungsseite bringen sie auch Herausforderungen mit sich: Obwohl die EU Unternehmen den innergemeinschaftlichen Handel erleichtert hat, gibt es in Hinblick auf die Buchhaltung einiges zu beachten. Du planst eine innergemeinschaftliche Lieferung ins EU-Ausland, möchtest aber keine Buchhaltungsfehler riskieren? In diesem Artikel erfährst du alles Wichtige rund um die innergemeinschaftliche Rechnungsstellung und steuerliche Aspekte. Außerdem erkläre ich dir, wie du deine Geschäftsabläufe optimieren kannst.
Was ist eine innergemeinschaftliche Lieferung?
Als Unternehmer trägst du die volle Verantwortung für dein Business. Darum ist es wichtig, dass du den Dingen immer einen Schritt voraus bist. Knowhow ist dabei das A und O.
Eine innergemeinschaftliche Lieferung liegt vor, wenn du als Unternehmer Waren von einem EU-Mitgliedstaat in einen anderen lieferst und dein Kunde ebenfalls ein Unternehmer ist. Anders als beim Verkauf an einen privaten Endkunden ist die innergemeinschaftliche Lieferung von der Umsatzsteuer befreit. Dabei gelten allerdings einige Voraussetzungen.
Voraussetzungen für eine innergemeinschaftliche Lieferung
- Lieferungen und Leistungen innerhalb der EU: Die Ware wird von einem Unternehmen in einem EU-Mitgliedstaat an ein Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedstaat geliefert.
- Unternehmerische Tätigkeit: Sowohl der Lieferant als auch der Empfänger müssen als Unternehmer tätig sein (kein Eigenverbrauch durch Endkunden).
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Beide Unternehmen müssen über eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) verfügen. Da du diese bei der Rechnungsstellung angeben musst, solltest du schon vorher eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen, sofern du bisher nicht umsatzsteuerpflichtig warst. Deine Ansprechpartner ist dabei das Bundeszentralamt für Steuern.
- Versand oder Beförderung: Die tatsächliche Erbringung von Lieferung oder Leistung muss im Zielland erfolgen.
- Steuerbarkeit der Ware: Die gelieferte Ware muss im Bestimmungsland grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig sein.
Was du sonst noch wissen solltest
Die Rechnungsstellung für innergemeinschaftliche Lieferung ist etwas komplizierter als die innerdeutsche Rechnungsstellung. Welche Angaben auf der Rechnung erforderlich sind, fasse ich etwas weiter unten für dich zusammen. Beachte aber, dass es zu Ausnahmen kommen kann, zum Beispiel, wenn…:
- es sich um Dreiecksgeschäfte handelt, denn dann können besondere Regelungen gelten.
- das Reverse-Charge-Verfahren zur Geltung kommt und der Leistungsempfänger Umsatzsteuer schuldet.
Je nach Mitgliedsstaat und Art der gelieferten Ware können die konkreten Bestimmungen variieren. Wenn du dir unsicher bist, wie du eine geplante innergemeinschaftliche Lieferung handhaben musst, solltest du unbedingt Rücksprache mit deinem Steuerberater halten.
Weiterführende Informationen zum Reverse-Charge-Verfahren
Das Reverse-Charge-Verfahren nennt man auch Umkehrung der Steuerschuldnerschaft. Diese steuerliche Sonderregelung tritt in Kraft, wenn Unternehmen in zwei verschiedenen EU-Mitgliedstaaten Geschäfte machen und wenn es sich um bestimmte Waren handelt. Dazu zählen vor allem Dienstleistungen, aber auch Edelmetalle, Gebrauchtfahrzeuge und einige weitere Dinge.
In diesem Fall fällt Umsatzsteuer an. Anders als bei einem nationalen Verkauf musst du diese jedoch nicht auf der Rechnung aufführen, denn: Im Reverse-Charge-Verfahren musst nicht du die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, sondern der Leistungsempfänger. Die wichtigste Voraussetzung dafür ist eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen notwendigen Informationen.
Die Rechnungsstellung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen
Ein Unternehmen mit Umsatzsteuerpflicht muss auf der Rechnung die Umsatzsteuer aufführen. Der Betrag ist dem Finanzamt im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung bekanntzugeben. Letztlich muss das Unternehmen den geschuldeten Betrag ans Finanzamt abführen. Dieser ergibt sich aus der Differenz von Umsatzsteuer und Vorsteuer im Geltungszeitraum.
Da bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung in der Regel keine Umsatzsteuer anfällt, kommt es zu Unterschieden in der Rechnungsstellung und im weiteren Ablauf.
Die ordnungsgemäße Rechnung bei innergemeinschaftlicher Lieferung
Folgende Angaben sind zwingend erforderlich, wenn du eine Rechnung für ein Unternehmen im EU-Ausland erstellst:
1. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
Bedenke, dass du nicht nur deine, sondern auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer deines Kunden auf der Rechnung vermerken musst. So weist du nach, dass es sich beim Empfänger um einen Geschäftskunden handelt.
2. Hinweis auf der Rechnung
Deine Rechnung muss den Hinweis „steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“ enthalten. Es kann sinnvoll sein, den Vermerk sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch oder in der Sprache des Ziellandes zu integrieren.
3. Genaue Beschreibung der gelieferten Waren:
Gehe bei der Beschreibung deiner Waren und/oder Leistungen möglichst konkret vor, um Zweifel oder Rückfragen zu vermeiden.
4. Zielort der Ware:
Bei Warenlieferungen kannst du den Lieferort vermerken, um zweifelsfrei nachzuweisen, dass die Lieferung tatsächlich im Zielland erbracht wurde. Bei der Erbringung von Dienstleistungen gilt der Ort, an dem der Leistungsempfänger sitzt, als Zielort.
5. Ordnungsgemäße Rechnung:
Neben den spezifischen Angaben für die innergemeinschaftliche Lieferung musst du natürlich auch alle weiteren Pflichtangaben auf der Rechnung vermerken. Welche Informationen dabei nicht fehlen dürfen, habe ich in diesem Artikel über ordnungsgemäße Rechnungen für dich zusammengefasst.
Mein Tipp:
Wann immer ein Ablauf von Schema F abweicht, ist es sinnvoll, auf Nummer Sicher zu gehen. Verwende deshalb am besten eine Buchhaltungssoftware, die alle relevanten Angaben automatisch generieren kann. Weitere sinnvolle Funktionen sind die automatisierte Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung und der Zusammenfassenden Meldung. So kannst du Zeit sparen und das Fehlerrisiko reduzieren. Für meine Kunden setze ich dabei unter anderem auf Lexware Office (ehemals lexoffice).
Die innergemeinschaftliche Lieferung und steuerliche Aspekte
Die Umsatzsteuer kann ein zeitintensives Thema sein. Fällt diese durch die innergemeinschaftliche Lieferung weg, wäre das ja eine Erleichterung – oder nicht? Nein, so leicht macht es dir der Fiskus leider nicht.
Obwohl Lieferungen im EU-Raum von der Umsatzsteuer befreit sind, verursachen sie buchhalterischen Aufwand. Beachte diese Besonderheiten, wenn du oder deine Mitarbeiter Lieferungen im Ausland (EU) erbringen:
- Meldepflicht:
Du musst jede innergemeinschaftliche Lieferung in der Umsatzsteuervoranmeldung erfassen.
- Zusammenfassende Meldung ans Bundeszentralamt für Steuern:
Ergänzend zur Umsatzsteuervoranmeldung musst du eine sogenannte Zusammenfassende Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern übermitteln. Diese dient dem innergemeinschaftlichen Abgleich durch die Finanzbehörden.
- Aufbewahrungspflicht für Rechnungen:
Auch hierbei gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren ab Ende des Geschäftsjahres, in dem du die Rechnung erstellt hast.
- Vorsteuerabzug:
Obwohl du für eine Lieferung keine Umsatzsteuer abführst, kannst du mit ihr in Verbindung stehende Einkäufe als Vorsteuerabzug geltend machen.
Fehler in der Buchhaltung vermeiden
Das Thema Buchhaltung ist wie ein Kochbuch: Für jeden Geschäftsvorfall gibt es ein bestimmtes Rezept. Folgst du diesem Rezept Schritt für Schritt, kannst du Fehler vermeiden. Am Ende erhältst du dann ein fabelhaftes Menü – die ordnungsgemäße Buchführung. Mit ihr kannst du steuerliche Vorteile optimal ausnutzen.
Doch hast du schon einmal eine kleine Privatküche mit einer Gastroküche verglichen? Während die Köche in der Gastro die Rezepte bereits komplett verinnerlicht haben und mit professioneller Ausstattung arbeiten, ist der Aufwand des Hobbykochs vergleichsweise hoch. In der Buchhaltung sieht das ganz ähnlich aus, denn das Finanzamt schaut im Zweifel noch genauer hin als jeder Restaurantkritiker…
In zwei Schritten zur strafferen Unternehmensabläufen
Damit dir Rechnungsstellung, Buchen und Versteuerung deiner innergemeinschaftlichen Lieferungen so sicher gelingen wie die Pasta bei deinem Lieblingsitaliener, solltest du über diese zwei Veränderungen nachdenken:
1. Hochwertige Buchhaltungssoftware
Je komplexer die Geschäftsvorfälle werden, desto wichtiger ist es, die richtigen „Utensilien“ zu benutzen. Eine gutes Buchhaltungsprogramm wie Lexware Office (ehemals lexoffice) kann dir durch Automatisierung viel Zeit sparen und das Fehlerrisiko mindern. Im Idealfall kann die Software dich nicht nur in der regulären Rechnungsstellung unterstützen, sondern ist auch in der Lage, EU-Rechnungen automatisiert erstellen zu können.
2. Buchhaltung outsourcen
In deiner Küche fehlen die Köche, sprich die erfahrenen Buchhalter? Keine Sorge, denn du musst keine neuen Mitarbeiter einstellen, nur weil die innergemeinschaftliche Lieferung ein immer größeres Thema wird. Das Outsourcen der Buchhaltung ist eine praktische Alternative, die euch im Unternehmen den Rücken freihält und für maximale Zeit- und Kostenersparnis sorgt.
Du bist bereit, den Sprung in den internationalen Markt zu wagen, möchtest dabei aber bestens für innergemeinschaftliche Lieferungen gewappnet sein? Dann sorge dafür, dass du bei innergemeinschaftlichen Lieferungen keine bösen Überraschungen erlebst! In unserem Newsletter erfährst du, wie du deine Buchhaltung rechtssicher optimierst, Zeit sparst und deine Steuerlast senkst – praxisnah & auf den Punkt.
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