Wusstest du, dass ab dem 01. Januar 2025 eine deutschlandweite E-Rechnungs-Pflicht besteht? Bisher gilt diese Pflicht nur für Rechnungsstellung an den Bund. Ab kommendem Jahr dann aber auch für den gesamten B2B-Bereich. Das bedeutet, du musst Geschäftskunden zukünftig eine E-Rechnung ausstellen. Doch keine Panik! In diesem Artikel werde ich alles erklären, was du wissen musst: Wie du eine E-Rechnung erstellen kannst, was du dabei beachten musst und wie du die neue Rechnungsart reibungslos in deinen unternehmerischen Alltag integrieren kannst.
Was ist die E-Rechnung und weshalb gibt es die E-Rechnungs-Pflicht?
Bei der E-Rechnung handelt es sich um ein innovatives Rechnungsformat. Dieses Format ist standardisiert, so dass man die E-Rechnung nicht nur digital erstellen, sondern auch digital auslesen kann. Stück für Stück wird sie nun die klassische Papier- oder PDF-Rechnung ersetzen.
Du erstellst deine Rechnungen bereits am PC und versendest sie online?
Nicht jede am Computer erstellte Rechnung entspricht dem gültigen Format für E-Rechnungen. Die Unterschiede zwischen E-Rechnung und PDF-Rechnung erkläre ich dir in diesem Beitrag auf LinkedIn.
Warum werden E-Rechnungen eingeführt?
Wohin man auch blickt, sieht man sie: Digitalisierung und Automatisierung. Sie machen auch vor der Rechnungsstellung nicht halt. Doch wo Maschinen, Software oder Algorithmen unsere Arbeit übernehmen, müssen wir dafür sorgen, dass dies überhaupt möglich ist.
Auch wenn moderne Software unfassbar gut programmiert werden kann, fehlt ihr eine wichtige Eigenschaft: Sie ist kein Mensch, kann also nicht selbstständig denken. Genau dabei müssen wir sie unterstützen. Ein standardisiertes E-Rechnungsformat ist eine Möglichkeit, um der Technologie zu einem reibungslosen Ablauf zu verhelfen.
Hier findest du die Vorteile der E-Rechnungs-Pflicht auf einen Blick:
- Geringe Fehlerquote:
Durch Standardisierung erreichen digitale Prozesse wie die E-Rechnung eine Fehlerquote, die geringer ist als die bei der manuellen Erstellung. Gleichzeitig sinkt das Betrugsrisiko.
- Schnelligkeit und Sicherheit:
Dank schneller und sicherer Übertragung kommt die E-Rechnung in kürzester Zeit beim Empfänger an. Zudem entfällt der Zeitaufwand für den manuellen Zahlungsabgleich. Vor allem im Vergleich zur Papierrechnung schneidet die E-Rechnung also deutlich besser ab.
- Umweltfreundlich:
Noch immer versenden viele Unternehmen Rechnungen per Post oder drucken und archivieren digital erstellte Rechnungen. Mit der E-Rechnungs-Pflicht lässt sich viel Papier einsparen. Dadurch können Unternehmen nicht nur Ressourcen, sondern auch Kosten einsparen.
- Ortsunabhängigkeit:
Da du elektronische Rechnung von jedem Ort aus erstellen und empfangen kannst, begünstigen sie ortsunabhängiges Arbeiten. Durch die Automatisierung entsteht zudem eine hohe Flexibilität.
Darum ist die E-Rechnungs-Pflicht eine echte Innovation
Die E-Rechnung ermöglicht eine durchgehend digitale Bearbeitung von der Rechnungsstellung bis hin zur Zahlung. Dadurch gelingt es ihr, diese Prozesse auf beiden beteiligten Seiten zu digitalisieren.
Das macht die E-Rechnung zu einer starken Innovation.
Dennoch sind viele Unternehmer verunsichert. Sie wissen nicht, ob und wie sie die Umstellung umsetzen können. Damit du dir keine Sorgen machen musst, habe ich alles Wichtige für dich zusammengefasst:
Was ist bei elektronischen Rechnungen zu beachten?
Der 01.01.2025 ist ein wichtiger Stichtag, der vielen Unternehmern schon jetzt Kopfzerbrechen bereitet.
Ab dem neuen Jahr musst du:
- Rechnungen elektronisch erstellen können,
- den automatischen elektronischen Rechnungsversand sicherstellen,
- E-Rechnungen deiner Geschäftspartner empfangen,
- und diese E-Rechnungen verarbeiten können.
Ich gebe es zu. Diese Umstellung ist nicht ganz ohne. Wenn du dich jetzt entsprechend auf die neue E-Rechnungs-Pflicht vorbereitest, ist sie eine große Chance für dich, denn durch Automatisierung kannst du Prozesse straffen und Zeit sparen. Erfahre mehr darüber, wie du durch Unternehmensabläufe optimieren kannst.
Für die Erstellung der E-Rechnung stehen dir außerdem verschiedene Verfahren zur Verfügung. Was du über die Erstellung und die Pflichtangaben der E-Rechnung wissen musst, erfährst du in den nächsten Abschnitten.
E-Rechnungs-Pflicht betrifft nur B2B und öffentliche Aufträge
Eingangs habe ich bereits erwähnt, dass die neue Pflicht zur E-Rechnung lediglich Geschäftskunden betrifft. Für Privatkunden kannst du weiterhin klassische Rechnungen als PDF oder in Papierform ausstellen, sofern sie alle Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung enthalten.
Das hat einen ganz einfachen Grund: Der Gesetzgeber kann Endverbraucher nicht dazu verdonnern, die notwendigen Tools zum Empfangen und automatischen Begleichung einer elektronischen Rechnung anzuschaffen.
Für Unternehmen mit Geschäfts- und Privatkunden bedeutet dies, dass sie zukünftig zwei Rechnungsverfahren anwenden müssen. Was komplex klingt, ist im unternehmerischen Alltag jedoch tatsächlich eine Erleichterung. Dein Aufwand in der Rechnungsstellung reduziert sich in diesem Fall nämlich auf Rechnungen für Privatkunden.
E-Rechnung erstellen – Pflichtangaben und Verfahren
Wie auch eine klassische Rechnung muss die elektronische Rechnung Pflichtangaben beinhalten – und noch mehr. Für die automatische Verteilung gibt es gemäß der Rechnungsverordnung des Bundes nämlich zusätzliche Pflichtangaben für die E-Rechnung. Diese Angaben müssen auf deiner E-Rechnung zu finden sein:
- Leitweg-ID (bei Bundesaufträgen)
- Bankverbindung
- Zahlungsbedingungen
- Name, Anschrift, E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
- Lieferantennummer
- Bestellnummer
- Steuerliche Informationen und einige weitere
So kannst du deine E-Rechnung erstellen
Die Entscheidung zur E-Rechnungs-Pflicht ist Teil des Wachstumschancengesetzes. Um Unternehmen die Umstellung am 01.01.2025 zu erleichtern, hat die Finanzverwaltung klargestellt, dass es mehrere gültige Verfahren für E-Rechnungen geben wird. Dazu zählen:
- XRechnung
- ZuGFeRD Rechnungsformat
- EDI-Verfahren (unter bestimmten Voraussetzungen)
Wenn du E-Rechnungen erstellen musst, solltest du nun also Folgendes prüfen:
Verwendest du bereits ein Buchhaltungsprogramm, mit dem du eines der genannten Rechnungsformate erstellen kannst?
Ja? Perfekt, dann kannst du deine Rechnungen elektronische erstellen, wenn das neue Jahr beginnt.
Nein? Dann hast du jetzt noch Zeit, dir ein passendes Buchhaltungsprogramm einzurichten.
Mein Tipp: Die Buchhaltungssoftware lexoffice ermöglicht dir die unkomplizierte Rechnungsstellung im Format der XRechnung. Es eignet sich also perfekt dazu, der neuen E-Rechnungspflicht gerecht zu werden. Zusätzlich bietet die Software viele weitere praktische Funktionen für die vorbereitende Buchhaltung und ein hohes Maß an Automatisierung.
Du möchtest im Zuge der E-Rechnungs-Pflicht deine Buchhaltung digitalisieren, um künftig nicht nur bei der Rechnungsstellung, sondern allgemein sehr viel Zeit sparen zu können? In meinem Workbook digitale Buchhaltung führe ich dich Schritt für Schritt durch die Umstellung. Dabei erkläre ich dir verständlich, wie du vorgehen musst, um wirklich profitieren zu können. Klicke auf den Button, um mehr über dieses Angebot zu erfahren.
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Keine Sorge: E-Rechnungs-Pflicht beinhaltet Übergangsfrist
Du hast Sorge, die Umstellung nicht fristgerecht durchführen zu können? Keine Panik, denn wie jede große Umstellung beinhaltet auch die E-Rechnungs-Pflicht einen Übergangszeitraum. Diese Fristen zur E-Rechnungs-Pflicht solltest du kennen:
- 31.12.2026:
Bis zu diesem Tag kannst du Umsätze weiterhin klassisch in Papierform oder als PDF abrechnen. Beachte aber, dass der Rechnungsempfänger diesem Verfahren zustimmen muss.
- 31.12.2027:
Auch im Jahr 2027 kannst du noch klassisch in Papierform oder als PDF abrechnen, wenn dein Vorjahresumsatz unter 80.000€ lag.
- 01.01.2028:
Drei Jahre nach Beginn der E-Rechnungs-Pflicht soll die Umstellung vollständig abgeschlossen sein. Ab dem Stichtag 01.01.2028 ist die elektronische Rechnung im B2B-Bereich ohne Ausnahmen Pflicht.
E-Rechnungs-Pflicht: Deine Chance für mehr Digitalisierung & Automatisierung
Als die Einführung der elektronischen Rechnung für B2B bekannt wurde, gab es in vielen Unternehmen einen großen Aufschrei. Absolut verständlich, wie ich finde. Und nachvollziehbar, denn viele Unternehmen verfügen auch heute noch nicht über eine gute digitale Infrastruktur.
Aufgezwungene Neuerungen erwecken in Menschen Ängste, denn sie sind mit Aufwand verbunden, mitunter komplex und häufig auch ziemlich starr. Wagt man einen tieferen Blick in die Thematik – so wie hier in diesem Artikel – sieht man jedoch: Es ist halb so wild.
Viele Unternehmen verfügen schon jetzt für die notwendigen Schnittstellen für Versand und Empfang von E-Rechnungen. Für diese Unternehmen entsteht also kein zusätzlicher Aufwand. Und auch Betriebe, die aktuell noch ohne Buchhaltungssoftware im nötigen Format arbeiten, haben ausreichend Zeit für die Anpassungen.
Mein Tipp als Inhaberin eines Buchhaltungsservice:
Reize die Übergangsfristen nicht komplett aus. Bereite am besten jetzt schon alles so vor, dass du dich zum 01.01.2025 an den neuen Prozess anpassen kannst. Auf diese Weise profitierst du nicht nur von den Vorteilen der E-Rechnung, sondern im besten Fall auch von den vielen anderen Vorzügen digitaler Buchhaltung.
Buchhaltung digitalisieren ohne Angst und Aufwand
Aktuell wächst mein Kundenstamm rapide, denn immer mehr Selbstständige im B2B-Bereich entscheiden sich jetzt dafür, die E-Rechnungs-Pflicht als Anlass für eine vollständige Digitalisierung im Backoffice zu nutzen. Gerne unterstütze ich auch dich. Dabei kann ich deine Buchhaltung digitalisieren, dich in Digitalisierungsfragen beraten oder sogar die laufende Buchführung für dich übernehmen. Vorher möchtest du mich besser kennenlernen? Kein Problem: Im kostenlosen Erstgespräch können wir uns ganz unverbindlich austauschen. Sichere dir am besten direkt einen Termin, indem du auf den Button klickst.
Digitale Grüße
deine Sabine 🙋🏼♀️
