Du willst wertvolle Tipps zum Thema Buchhaltung & Digitalisierung? Trage dich jetzt in meinen Newsletter ein!
Logo Buchhaltungsservice Sabine Zay

Belegmanagement automatisieren mit GetMyInvoices

Unternehmer sehen sich tagtäglich mit einer Reihe an Aufgaben konfrontiert. Einige davon betreffen direkt das Kerngeschäft und somit das Erreichen von Unternehmenszielen. Andere wiederum beschränken sich auf das Backoffice und rauben einfach nur Zeit – wollen aber dennoch erledigt werden. Inzwischen kann man sich immer mehr dieser Aufgaben leichter machen, und zwar durch Digitalisierung und Automatisierung. Hier erkläre ich dir, wie du dein Belegmanagement automatisieren kann – mit dem Tool GetMyInvoices.

Was ist GetMyInvoices?

Ich strebe immer nach Optimierungen – sei es bei meinen eigenen Prozessen oder bei denen meiner Kunden. Das Tool GetMyInvoices hat meine Aufmerksamkeit erregt, weil es das Belegmanagement automatisieren kann.

Doch was macht das Tool genau? GetMyInvoices sammelt Belege aus allen hinterlegten Quellen, um sie direkt in die Buchhaltung einzuspeisen. Auf diese Weise stellt es die Einhaltung des wichtigsten buchhalterischen Grundsatzes sicher:

Keine Buchung ohne Beleg!

Belegmanagement automatisieren – deine Vorteile

Als Unternehmer sollte es dein Ziel sein, bei alltäglichen Backoffice-Aufgaben so viel Zeit wie möglich einzusparen. Durch diese Einsparung hast du mehr Zeit für andere Dinge: dein Kerngeschäft, deine Hobbys, Freunde und Familie – you name it.

Ein wichtiger Schritt auf dieser Reise ist es, typische Zeitfresser zu automatisieren. Also lass uns doch einmal gemeinsam überlegen, wie viel Zeit du monatlich in dein Belegmanagement investierst. Möglicherweise ist dir das gar nicht klar, weil das Zusammentragen von Belegen meist „irgendwie nebenbei“ läuft.

Angenommen, du hast monatlich nur 20 Belege, mit denen du dein Buchhaltungsprogramm lexoffice füttern musst. Sagen wir, 18 davon kommen per E-Mail oder über die Plattformen von Mobilfunkanbietern & Co. Pro Rechnung benötigst du 4 Minuten für die Suche danach, den Download, das Abspeichern und die Übernahme in die Buchhaltungssoftware. Dazu kommen noch die 2 analogen Belege, für deren Bearbeitung du jeweils 5 Minuten brauchst.

20 Belege pro Monat sind nicht unbedingt viel. Trotzdem verlierst du monatlich 82 Minuten, wenn du das Belegmanagement händisch erledigst. Fast 1,5 Stunden, in denen du aktiv Marketing betreiben und oder Aufträge abwickeln hättest können. Die Lösung? GetMyInvoices, denn damit kann du dein Belegmanagement automatisieren.

Sabine Zay E-Mail-Marketing

Belegmanagement automatisieren – So geht´s

In den folgenden Abschnitten möchte ich dir erklären, weshalb GetMyInvoices das Tool ist, auf das du beim Belege Managen setzen solltest.

Portale verknüpfen und Zeit sparen

Du kannst Portale, auf denen Rechnungen eingehen, bequem mit GetMyInvoices verknüpfen. So kann das Tool sich die Rechnungen selbst „holen“. Du sparst dir also nicht nur den Download und das Abspeichern, sondern auch noch das lästige Einloggen auf verschiedenen Portalen.

E-Mail-Adressen verknüpfen

Die Digitalisierung soll uns die Arbeitsabläufe vereinfachen. In der Praxis ist es aber, dass es keine einheitliche Lösung für den Rechnungsversand gibt. Du erhältst also nicht nur Rechnungen über Portale, sondern auch per Mail. Arbeitest du mit verschiedenen Mail-Adressen, wird es nochmal komplizierter: Du musst jede einzelne davon nach Eingangsbelegen durchkämmen

Spar dir das, denn GetMyInvoices kann dir diese Aufgabe abnehmen. Verknüpfe dazu einfach relevante E-Mail-Adressen und entspann dich: Das Tool importiert alle angehängten Rechnungen direkt in lexoffice.

Belege digitalisieren

Bei dir kommen nicht alle Belege auf digitalem Wege an, sondern teilweise mit der Post? Dank GetMyInvoices kannst du auch diese Rechnungen oder Quittungen problemlos in die Buchhaltung einspeisen. Durch die Scan-Funktion für Android und iOS ist es ein Leichtes, diese Belege digitalisieren zu können – in Sekundenschnelle. Mehr Informationen zum Digitalisieren von Belegen findest du hier in diesem Artikel.

Rechnungsfreigaben automatisieren

Es ist der erste Schritt deiner Buchhaltung, Belege vollständig, wiederauffindbar und nachvollziehbar abzulegen. GetMyInvoices hilft dir, diesen Schritt im Belegmanagement automatisieren zu können. Du möchtest noch mehr Zeit sparen? Dann sattle auf eines der größeren GetMyInvoices Pakete um:

Diese ermöglichen es dir, noch mehr Portale und E-Mail-Adressen zu verknüpfen. Außerdem bieten sie dir die Option, Workflows zu generieren. So kannst du Belege nicht einfach nur in die Buchhaltung einspeisen, sondern sogar die Zahlungsfreigabe automatisieren.

Belegmanagement automatisieren – die Vorteile

Wenn du dein Belegmanagement mit GetMyInvoices automatisierst, darfst du dich über eine Reihe von Vorteilen freuen:

💻 Dir fehlen nie wieder Belege.

💻 Du hast automatisch immer den passenden Beleg zu jeder Buchung.

💻 Durch unternehmensspezifische Prüf- und Freigabeprozesse hast du stets die volle Kontrolle.

💻 GetMyInvoices importiert alle Belege automatisch, und zwar aus allen von dir hinterlegten Rechnungsquellen.

💻 Belege werden sicher in einem Dokumentenarchiv verwahrt.

💻 Digitalisiere analoge Belege und Quittungen durch die praktische Scan-Funktion.

💻 Du kannst Exporte an Drittsysteme einrichten.

Alles in allem nimmt GetMyInvoices dir also gleich mehrere Arbeitsschritte ab. Dadurch kannst du richtig viel Zeit sparen und weißt: Alle Belege sind da, wo sich hingehören – nichts fehlt.

Für wen lohnt sich GetMyInvoices?

GetMyInvoices bietet derzeit 5 Pakete für Unternehmer an. Das kleinste Paket kostet aktuell nur wenige Euro pro Monat, ist also keine große Investition. Es ermöglichst dir den Import von bis zu 50 Belegen aus 5 Portalen und einer Mail-Adresse. Weil zwei Nutzer zugreifen können, kannst du es sogar in einem kleinen Team verwenden. Auch das Digitalisieren von Belegen durch die Scan-Funktion für dein Smartphone ist inklusive.

Natürlich kann man auch größere Pakete buchen. Die Preise dafür kannst du auf der GetMyInvoices Website einsehen. Was ich dir mit diesem Beispiel zeigen wollte, ist Folgendes: Du kannst die Größe des Paketes flexibel an dein Belegaufkommen anpassen – und das zu einem sehr guten Preisleistungsverhältnis.

GetMyInvoices lohnt sich also für jeden Unternehmer, der regelmäßig Eingangsrechnungen erhält. Sicherlich auch für dich.

Du brauchst Hilfe beim Belegmanagement Automatisieren?

Die Vorteile dieses praktischen Tools für Unternehmer haben dich überzeugt? Freut mich, dass ich dir zeigen konnten, wie einfach es ist, sich Zeit zu sparen! Gerne unterstütze ich dich bei der technischen Einrichtung von GetMyInvoices.

Hast du Fragen zum Tool, oder vielleicht sogar Lust, noch mehr Zeit zu sparen, indem du die vorbereitende Buchhaltung auslagerst? Melde dich gerne bei mir!

Sabine Zay Projektmanagement

Trage dich jetzt in den Newsletter ein und erhalte wertvolle Tipps zum Thema Buchhaltung & Digitalisierung.

Der Newsletter-/E-Mail-Versand erfolgt entsprechend meiner Datenschutzerklärung über den Anbieter ActiveCampaign. Du erhältst Tipps und Tricks rund um die Themen Office Management sowie Consulting im Bereich Digitalisierung und Online-Marketing. Du kannst dich jederzeit wieder abmelden.

Starte jetzt mit deiner digitalen Buchhaltung mit lexoffice in nur 7 Tagen!

Der Newsletter-/E-Mail-Versand erfolgt entsprechend meiner Datenschutzerklärung über den Anbieter ActiveCampaign. Du erhältst Tipps und Tricks rund um die Themen Office Management sowie Consulting im Bereich Digitalisierung und Online-Marketing. Du kannst dich jederzeit wieder abmelden.